PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Europaudvalget 2002
KOM (2002) 0426
Offentligt

KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER

Bruxelles, den 24.7.2002

KOM(2002) 426 endelig

UDKAST

MEDDELELSE FRA KOMMISSIONEN

TIL EUROPA-PARLAMENTET OG RÅDET

Sammenfatning af generaldirektørernes og kontorchefernes årlige

aktivitetsrapporter og erklæringer

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

INDHOLDSFORTEGNELSE

2.1.

2.2.

3.1.

3.2.

3.3.

3.4.

4.1.

4.1.1.

4.1.2.

4.1.3.

4.1.4.

4.1.5.

4.2.

5.1.

5.2.

5.2.1.

5.2.2.

5.2.3.

5.2.4.

5.2.5.

6.1.

6.2.

Indledning

................................................................................................................... 3

Samlet vurdering af Kommissionens virksomhed i 2001

.................................... 4

Vigtigste politiske resultater i 2001

......................................................................... 4

Tværgående elementer fra årsrapporterne

........................................................... 7

Gennemførelse af reformen i 2001

...................................................................... 11

Prioritering, tildeling og effektiv udnyttelse af ressourcerne

............................. 12

Ændringer i personalepolitikken............................................................................

Revision, finansforvaltning og kontrol

.................................................................. 14

Tværgående elementer vedrørende reformen i årsrapporterne

...................... 16

Implementering af standarder for intern kontrol i 2001

..................................... 17

Oversigt over implementeringen af den interne kontrols nøgleelementer

..... 18

Kontrolmiljøet

........................................................................................................... 18

Resultater og risikostyring......................................................................................

Information og kommunikation

.............................................................................. 20

Kontrolaktiviteter......................................................................................................

Revision og evaluering

........................................................................................... 20

Overordnede konklusioner og aktioner til støtte for yderligere gennemførelse

af intern kontrol

........................................................................................................ 21

De delegerede anvisningsberettigedes forbehold..............................................

Typer forbehold........................................................................................................

Hovedtemaer/-tendenser

....................................................................................... 24

Finansielle systemer og decentralisering af det finansielle ansvar

................. 24

Delt forvaltning/generaldirektørens manglende muligheder for at få

indflydelse.................................................................................................................

Revision og kontrol..................................................................................................

Ansættelse og uddannelse

.................................................................................... 26

Modernisering af Kommissionens regnskabsmæssige rammer og systemer26

Generelle konklusioner...........................................................................................

Kommissionens situation

....................................................................................... 28

Planlagte aktioner til løsning af problemerne......................................................

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

NDLEDNING

I hvidbogen om reformen af Kommissionen

blev der peget på behovet for

større ansvarlighed og ansvar i forbindelse med effektiviteten af

Kommissionens aktiviteter. I forbindelse med indførelsen af aktivitetsbaseret

management (ABM)

og charteret om delegerede anvisningsberettigede blev

generaldirektørerne og kontorcheferne derfor bedt om at udarbejde en årlig

aktivitetsrapport indeholdende en revisionserklæring og årsregnskaber.

ABM gennemføres i Kommissionens organisation som en politikstyret

integreret cyklus i fire faser:

Ved begyndelsen af den strategiske planlægning og programmering bliver

der i den årlige politikstrategi fastlagt prioriteter med tilhørende initiativer

samt de overordnede ressourcerammer.

Ud fra disse rammer specificeres ressourcebehovene nærmere i det

foreløbige budgetforslag, mens Kommissionens lovgivnings- og

arbejdsprogram omsætter de politiske prioriteter i konkret handling.

Kommissionens tjenestegrene fastlægger driften i deres årlige

forvaltningsplaner, som viser sammenhængen mellem de tilgængelige

ressourcer og de aktiviteter og aktioner, der er planlagt på den

pågældende politikområde.

Cyklussen sluttes med, at hver generaldirektør eller kontorchef udarbejder

en rapport over det udførte arbejde, anvendelsen af ressourcerne og de

opnåede resultater i den pågældende tjenestegren sammen med en

erklæring om ansvar

2001 blev det første år, hvor alle generaldirektører og kontorchefer

udarbejdede en fuldstændig årlig aktivitetsrapport inden 1. maj det følgende

år (2002). Disse rapporter skal derfor af flere årsager ses som det første

skridt mod en fuldstændig konstant cyklus. Først og fremmest indføres ABM

løbende (f.eks. havde kun få tjenestegrene i 2001 en færdig forvaltningsplan,

og den første årlige politikstrategi, der blev vedtaget, gjaldt for 2002). For det

andet skal der fortsat indføres standarder for intern kontrol i de kommende

år. Og for det tredje var det første gang, at generaldirektørerne underskrev

en revisionserklæring.

Derfor kan den første samling årsrapporter ikke blive ensartet. De er noget

forskellige, men det ville også være urealistisk at forvente et perfekt resultat

første gang. Hvis man ser bort fra disse forståelige skønhedsfejl, er den

første rapportskrivning et positivt resultat af reformen, idet indførelsen af

årsrapporterne forbedrer åbenheden og ansvarligheden, i og med at

Kommissionen hermed for første gang udstiller positive såvel som negative

sider af sin virksomhed.

KOM(2000) 200 af 1.3.2000.

Se meddelelsen (SEK(2001)1197/6&7) af 25.7.2001

Hvidbog om reformen af Kommissionen, Aktion 82.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Sammenfatningens formål er at præsentere Kommissionens vigtigste

resultater (og uløste opgaver) i forhold til dens strategiske mål for

indeværende femårsperiode

. Dernæst vil sammenfatningen indeholde en

gennemførelsesstatus for reformen i almindelighed og standarderne for

intern kontrol i særdeleshed. Tjenestegrenenes forbehold og bemærkninger

sammenfattes for hvert hovedemne og efter deres overordnede betydning for

Kommissionen som helhed.

I sammenfatningen fremhæves de vigtigste tværgående elementer fra

årsrapporterne, og der fremlægges specifikke aktioner til håndtering heraf.

Kommissionen støtter disse aktioner og vil i næste års sammenfatning

af årsrapporterne berette om fremskridtene.

Kommissionen noterer sig

ligeledes de handlingsplaner, der knytter sig til de resterende forbehold, og

kræver, at de ansvarlige generaldirektører og kontorchefer gør rede for

disses status i den årlige rapport for 2002. Det skal bemærkes, at denne

sammenfatning også tager udgangspunkt i det arbejde, som den interne

revisionstjeneste har udført, og at resultaterne af dette arbejde er indarbejdet

i vedlagte handlingsplan.

Sammenfatningen vil blive sendt til Europa-Parlamentet, Rådet og

Revisionsretten bilagt alle årsrapporterne fra generaldirektørerne og

kontorcheferne.

AMLET VURDERING AF

OMMISSIONENS VIRKSOMHED I

2001

På baggrund af årsrapporterne for 2001 kan Kommissionen berette, at den i

sit andet år overholdt tidsplanen med hensyn til at nå de strategiske mål, den

havde fastlagt for perioden 2000-2005

, omend der var specifikke

vanskeligheder på visse områder.

I nedenstående afsnit:

1) gennemgås de vigtigste politiske resultater i 2001, som Kommissionen har

opnået inden for rammerne af sine strategiske mål for perioden, og

2) sættes der fokus på de vigtigste tværgående elementer fra de årlige

aktivitetsrapporter.

2.1.

Vigtigste politiske resultater i 2001

Fremme af nye styreformer

Dette mål omfatter fire hovedaspekter, nemlig øget institutionel deltagelse på

nationalt, regionalt og lokalt plan i udformningen og gennemførelsen af

fællesskabspolitikkerne, bedre regulering, Kommissionens bidrag til

forberedelsen af den næste regeringskonference og fuldførelsen af den

interne reformproces (under pkt. 3 gøres der status over den interne reform i

2001).

Europa-Kommissionens strategiske mål 2000-2005. "Udformning af det ny Europa" (KOM(2000) 154).

KOM(2000) 154 endelig udg. af 9.2.2000 kan ses på adressen: http://europa.eu.int/comm/index_da.htm.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Kommissionen vedtog i juli måned en

hvidbog om nye styreformer i EU

hvori den argumenterer for reformbehovet i alle institutioner inden for

rammerne af de nuværende traktater, og igangsatte derefter en bred

høringsprocedure sammen med de øvrige EU-institutioner, de nationale

regeringer, regionerne, byerne og civilsamfundet. Da Europa-Parlamentet

udtrykte ønske om at vedtage en holdning, før Kommissionen tog initiativ til

aktioner

med

lovgivningsmæssige

konsekvenser,

intensiverede

Kommissionen dialogen med Parlamentet og udsatte arbejdet med "bedre

regulering" i et halvt år. Under hensyntagen til de indløbne kommentarer

forelagde Kommissionen i november 2001 et høringsdokument om "bedre

regulering" for Det Europæiske Råd i Laeken.

Der blev gjort et andet vigtigt, konkret fremskridt på dette område med

vedtagelsen af en forordning (nr. 1049/2001) om aktindsigt i Europa-

Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter. Denne nye forordning

sikrer en større grad af gennemsigtighed på dokumentniveau og danner

dermed grundlag for bedre embedsførelse i Unionen.

I 2001 blev der også skabt enighed om oprettelse af konventet, der den

28. februar 2002 indledte sit arbejde med at forberede den næste

regeringskonference, som skal udforme det nye Europa.

Den nye økonomiske og sociale dagsorden

Blandt sine strategiske mål for 2000-2005 pegede Kommissionen på, at en

væsentlig prioritet vil blive at skabe en ny økonomisk og social dynamik i

Unionen. En optimal udnyttelse af det indre markeds potentiale skulle komme

alle borgere og virksomheder til gode i kraft af nye beskæftigelsesmuligheder

og øget konkurrencedygtighed.

Kommissionen forberedte og koordinerede nøje indførelsen af euroen den

1. januar 2002, hvilket nu vurderes at have været en stor succes.

Der blev taget positive skridt i 2001 til udformningen af statutten for det

europæiske selskab og truffet foranstaltninger, som skal fremme og befordre

iværksætterånd. Der er endvidere sket store fremskridt med de mange

initiativer, der blev lovet i handlingsplanen for finansielle tjenesteydelser. Der

blev taget vigtige initiativer til at modernisere konkurrencepolitikken, f.eks. en

reform af antitrustpolitikken, der nu betyder et fælles ansvar for

håndhævelse.

En grønbog om reformen af den fælles fiskeripolitik blev offentliggjort, og der

fandt intense udvekslinger sted mellem Kommissionen og de forskellige

berørte kredse for at sikre grundlaget for Kommissionens forslag, der blev

vedtaget i 2002.

I forbindelse med oprettelsen af det europæiske forskningsrum vedtog

Kommissionen en række forslag om det flerårige rammeprogram for

forskning og teknologisk udvikling 2002-2006 og igangsatte debatten og

initiativerne vedrørende forskernes mobilitet, forskningsinfrastrukturer og

internationale og regionale dimensioner med henblik på en mere effektiv og

sammenhængende forskning i Europa.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

De nye rammebestemmelser for elektronisk kommunikation blev vedtaget i

december 2001.

Mod slutningen af 2001 blev alle strukturfondinterventioner vedtaget,

hvormed samhørighedspolitikken fik ny næring.

Kommissionens intense bestræbelser har også udmøntet sig i, at man på

Rådets topmøde i Göteborg vedtog en strategi for bæredygtig udvikling i Den

Europæiske Union og dermed indførte miljødimensionen i de økonomiske og

sociale kapitler i Lissabonprocessen. I denne forbindelse kunne man notere

store fremskridt på det indre marked for gas og el, det fælles europæiske

luftrum, Galileo og udviklingen af de transeuropæiske net. Kommissionen tog

også initiativ til at befordre adgangen til

eLearning

og livslang uddannelse for

at fremme udviklingen af vidensamfundet og støtte de arbejdsløse i deres

bestræbelser på at blive erhvervsaktive igen. Endvidere blev bæredygtig

udvikling udpeget som en af prioriteterne af Kommissionen for 2002 og 2003.

Kommissionen

indledte

gennemførelsen

EU's

social-

arbejdsmarkedspolitiske dagsorden

med støtte fra Det Europæiske Råd i

Nice. Den europæiske beskæftigelsesstrategi blev ført videre, og den åbne

koordinationsmetode blev indført på området social integration. Rådet og

Europa-Parlamentet har ført forhandlinger om en række af Kommissionens

lovforslag inden for bl.a. sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen,

inddragelse af arbejdstagere og ligestilling mellem mænd og kvinder.

Et stabilt Europa med en stærk stemme på verdensscenen

Dette mål udspringer af de tre store udfordringer, nemlig de geopolitiske

ændringer, globaliseringen og svagheden i det internationale system. På

disse tre områder har Kommissionens virksomhed i 2001 været vellykket.

På udvidelsesområdet gik det væsentligt fremad i Unionen med de 18

kapitler af udvidelsesforhandlingerne, som indgik i køreplanen for 2001. Det

satte Unionen i stand til indtil videre at overholde tidsplanen for afslutning af

forhandlingerne med op til ti kandidatlande inden udgangen af 2002. Der var

også stor aktivitet i Kommissionens tjenestegrene med at overvåge

gennemførelsen af gældende fællesskabsret, og denne aktivitet skal

fortsættes og styrkes i 2002 og 2003, samtidig med at kandidatlandenes

tiltrædelse forberedes. Denne dobbeltopgave vil kræve en større investering i

menneskelige ressourcer fra Kommissionens side, som det allerede er blevet

påpeget i den årlige politikstrategi og i det foreløbige budgetforslag for 2003.

På det handelspolitiske område bidrog Kommissionen aktivt til den

vellykkede lancering af en ny multilateral handelsrunde (Doha-agendaen for

udvikling) på WTO's ministerkonference i Doha i november 2001. Sammen

med fortsatte fremskridt i andre bilaterale og regionale forhandlinger, navnlig

handelsforhandlingerne mellem EU og Mercosur, har det medvirket til at

genoprette offentlighedens tillid til den globale økonomi i fremtiden og

imødekomme dens berettigede bekymring for, om den globale økonomi er

forenelig med bæredygtig udvikling.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Inden for udviklingssamarbejdet vedtog Rådet i februar 2001 Kommissionens

initiativ "Alt undtagen våben", som giver told- og kvotefri importadgang til EU

for de mindst udviklede lande. FN's medlemmer tilsluttede sig på FN's tredje

konference i maj 2001 målet om at give de mindst udviklede lande en

tilsvarende adgang.

Kommissionen reagerede hurtigt på begivenhederne den 11. september.

Den bidrog til bekæmpelsen af terrorisme og koordinerede en politik- og

finansieringspakke til genopbygningen af Afghanistan, på trods af at de

eksisterende procedurer trænger til en revision for at sikre hurtige og

effektive reaktioner på større internationale kriser. Begivenhederne afslørede

også de begrænsede ressourcer under udgiftsområde 4 i de finansielle

overslag og understregede behovet for et specifikt og effektivt fleksibelt

instrument, der ville give Kommissionen mulighed for at reagere hurtigt på

uforudsete internationale kriser og spille en hovedrolle på verdensscenen.

Bedre livskvalitet for alle

Unionens hovedmål på dette område er at opfylde de europæiske borgeres

forventninger og træffe valg, der effektivt forbedrer deres dagligdag.

Kommissionen styrkede med sine aktioner sikkerheden til søs, i luften og på

vejene samt energiforsyningssikkerheden. Inden for forbrugerbeskyttelse,

folkesundhed og fødevaresikkerhed foreslog Kommissionen en forordning

om sporbarhed og mærkning af genmodificerede organismer, offentliggjorde

en grønbog om forbrugerbeskyttelse, fremlagde forslag til en forordning om

salgsfremme i det indre marked og fortsatte forberedelserne af oprettelsen af

den nye Europæiske Fødevaresikkerhedsautoritet.

For så vidt angår miljøet, vedtog Kommissionen et forslag til det 6.

handlingsprogram på miljøområdet for perioden 2001-2010. Kommissionen

ydede et stort bidrag til EU's succes med at redde Kyoto-protokollen om

klimaændringer og vedtog i oktober forslag til ratificering af protokollen og

gennemførelse af Unionens forpligtelser.

Terroristangrebet den 11. september bragte sikkerhedsspørgsmålet øverst

på den politiske dagsorden. EU-aftalen om den europæiske arrestordre og

rammeafgørelsen om definition af terrorhandlinger illustrerer, hvordan

Unionen

hurtigt kan reagere på

større begivenheder, der berører alle

borgere. Kommissionen vedtog desuden en meddelelse om beredskab over

for katastrofesituationer og tog initiativer til at imødegå trusler mod

sundheden fra biologisk terrorisme, sådan som Det Europæiske Råd

krævede på sit møde i Gent. Rådets fremskridt med gennemførelsen af

målene fra Tammerfors

om at skabe et område med frihed, sikkerhed og

retfærdighed

har imidlertid været for ringe, og det bør tages seriøst op i

2002 og de efterfølgende år.

2.2.

Tværgående elementer fra årsrapporterne

Der viser sig en række tværgående elementer i de årlige aktivitetsrapporter

fra generaldirektørerne:

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Gennemførelse af forskningsprogrammer med omkostningsdeling

Flere generaldirektører, som forvalter sådanne programmer, peger som et

vigtigt punkt på, at finansforvaltningen af indirekte aktioner er meget

kompleks som følge af den lovgivning, de falder ind under, hvilket giver en

risiko for overbetaling. Generaldirektørerne efterlyser en fælles tilgang i de

forskellige tjenestegrene, der forvalter rammeprogrammerne for forskning.

De vigtigste problemer er:

at der findes mange systemer for godtgørelse af udgifter og dertil knyttede

gennemførelsesbestemmelser, og at de er komplicerede

at standardkontrakterne ikke indeholder sanktionsmuligheder i tilfælde af,

at støttemodtagerne afgiver overdrevne erklæringer.

Flere gennemsyn i forskellige tjenestegrene og resultaterne af

Revisionsrettens undersøgelser har påvist, at det er nødvendigt at træffe

supplerende foranstaltninger på dette område.

Aktion 1: Kommissionen vil inden udgangen af 2002 vedtage en detaljeret

handlingsplan for håndtering af den komplekse finansforvaltning af indirekte

aktioner gennem forenkling og øget overenstemmelse mellem de forskellige

systemer, der for øjeblikket findes, og gennem bedre kontraktforvaltning.

Med henblik på at imødegå eksisterende risici forbedres effektiviteten af den

kontrol, som de relevante tjenestegrene udøver, og arbejdet med at beskytte

Fællesskabets økonomiske interesser intensiveres.

Eksterne forbindelser

I forbindelse med forbedringen af forvaltningen af den eksterne støtte og

dennes virkning har Kommissionen gennemført en vidtrækkende

reform af

forvaltningen af EU's eksterne hjælpeprogrammer,

navnlig i kraft af

oprettelsen af Samarbejdskontoret EuropeAid. Der blev gjort gode fremskridt

i gennemførelsen af reformen, som bl.a. omfattede iværksættelse af en ny

programmeringsmetode med henblik på at forbedre kvaliteten, en ny

evalueringsstrategi og større gennemsigtighed inden for de ansvarsområder,

der er fordelt på de forskellige generaldirektorater, der tager sig af de

eksterne forbindelser. De første positive resultater var en bedre profil for

budgetgennemførelsen i 2001 og en betydelig nedbringelse af de ophobede

gamle og sovende forpligtelser. Det understreges imidlertid i adskillige

årsrapporter, at da 2001 var det første år efter reformen, er det nødvendigt

med yderligere bestræbelser på at nå reformens mål. Desuden blev der i

2001 igangsat en decentraliseringsproces med det formål at øge EU-

delegationernes ledelsesmæssige og finansielle ansvar med hensyn til

eksterne hjælpeprogrammer. Processen fortsætter i 2002 og 2003, hvorfor

det fulde udbytte først vil vise sig efter færdiggørelsen.

De eksterne forbindelser kræver specifik opmærksomhed på to områder. På

det politiske område stilles der i en række forbehold spørgsmål om den

delegerede anvisningsberettigedes reelle ansvar for fælles initiativer i

forbindelse med den fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik, fordi de

udelukkende tages af Rådet. Disse forbehold har væsentlige politiske

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

konsekvenser, som Kommissionen vil drøfte i interinstitutionel forbindelse. På

det ledelsesmæssige område understreger man i forbeholdene den risiko,

der er forbundet med direkte budgetstøtte til tredjelande, og som der specifikt

skal tages hensyn til i vurderingen af virkningerne af denne form for støtte.

Andre forbehold understreger de generelle risici, der er forbundet med

forvaltningen af den eksterne støtte.

Aktion 2: Selv om Kommissionen kan bekræfte, at reformen i forbindelse

med de eksterne forbindelser har været omfattende, har den ved flere

lejligheder og som opfølgning på den interne revisors årsberetning

bemærket, at det er nødvendigt at skabe mere synergi mellem de

tjenestegrene, der har med de eksterne forbindelser at gøre. De

kommissærer, der tager sig af de eksterne forbindelser, bør efter aftale med

formanden, Romano Prodi, og næstformanden, Neil Kinnock, igen overveje,

om ressourcerne og strukturerne i Generaldirektoraterne for Eksterne

Forbindelser, Udvikling og EuropeAid kan organiseres bedre på længere

sigt, så de bedre kan betjene de pågældende kommissærer i udførelsen af

deres opgaver, som ikke skal ændres. Kommissionen vil inden årets udgang

overveje, om der bør fremsættes forslag herom. Under hensyntagen til, at

2001 stadig kun var opstartsfasen, er det Kommissionens vurdering, at

organisationen skal strammes op for at blive mere effektiv. I denne

forbindelse vil Kommissionen desuden vurdere og klarlægge risikoen ved

ekstern støtte og navnlig direkte budgetstøtte som en form for

udviklingsstøtte og meddele de øvrige institutioner sine eventuelle vigtige

konklusioner. Den vil yderligere gennemføre en evaluering af

decentraliseringsprocessen næste år for at høste erfaring af den ændrede

effektivitet og målrettethed efter gennemførelsen af reformen i den eksterne

støtte.

Nuklear sikkerhed

På dette komplekse område, der både omfatter sikkerheden på nukleare

anlæg og det globale miljø, er der sat fokus på vigtige spørgsmål i mange

årsrapporter, nemlig spørgsmålet om, hvorvidt der i Kommissionen er

sagkyndig bistand til rådighed til en effektiv overvågning af støtteaktiviteter

på det nukleare område, de problemer, der er knyttet til kontrolniveauet for

radioaktiviteten i miljøet inden for rammerne af Euratom-traktatens artikel 35,

midlerne til nedlukning af Kommissionens nukleare anlæg samt spørgsmålet

om Fællesskabets kompetence inden for nuklear sikkerhed.

Alle disse forbehold kan ses på en politisk baggrund, hvor Kommissionens

juridiske kompetence på området betvivles af en række medlemsstater,

mens den samtidig anmodes om f.eks. sagkyndig bistand til forbedringen af

den nukleare sikkerhed i kandidatlandene. De pågældende årsrapporter

påpeger, at Kommissionen ikke er tilstrækkelig kompetent på det nukleare

område, og dens kompetence skal derfor klarlægges for at opfylde borgernes

forventninger på dette punkt og sikre, at de højeste sikkerhedsnormer

overholdes i alle (nuværende og fremtidige) medlemsstater.

Aktion 3: De specifikke forbehold vil Kommissionen tage fat på inden årets

udgang,

dels

gennem

samling

forslag

til

operationelle

rammebestemmelser for identificering af EU's sikkerhedsstandarder og

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

bevaring af nedlukningsfonde, dels gennem en nøje gennemgang af,

hvordan den nukleare ekspertise er fordelt på de kompetente tjenestegrene,

for at gøre den mere effektiv.

Strukturfonde (regioner, beskæftigelse, landbrug og fiskeri)

Nogle af årsrapporterne afspejler Kommissionens vanskeligheder med at

håndtere decentraliseringen af forvaltningen af fællesskabsfondene til

medlemsstaterne, samtidig med at den beholder det fulde ansvar for

gennemførelsen af Fællesskabets budget. Kommissionen vurderer, at de

nuværende bestemmelser om ansvarlighed og ansvarsdeling med

medlemsstaterne ikke er tilstrækkelige og burde revideres for bedre at passe

til de nuværende forhold. I så henseende skal det bemærkes, at

subsidiaritetsprincippet betyder, at Kommissionen skal operere med fuld

politisk myndighed og samtidig efter traktaten bevare det fulde ansvar for de

udbetalte penge. De forvaltningsmæssige aspekter af disse emner

behandles særskilt under aktion 12.

Aktion 4: Kommissionen vil sammen med Rådet søge at klarlægge sin del af

ansvaret for at opfylde de målsætninger, der er fastlagt for den delte

forvaltning af strukturfondene. Kommissionen vil også udfærdige

lovgivningsforslag med henblik på at afstemme sine overvågnings- og

kontrolbeføjelser med sine ansvarsområder.

Udvidelsen

For at sikre en smidig integration af kandidatlandene skal Kommissionens

tjenestegrene garantere, at en række aktiviteter også kommer til at omfatte

de nye medlemsstater, og være villige til at sikre, at EU-politikkerne fuldt ud

gælder disse lande fra dag ét efter tiltrædelsen. Desuden udtrykker adskillige

generaldirektører i deres årsrapporter bekymring både med hensyn til den

nuværende overvågning af gennemførelsen af gældende fællesskabsret i

kandidatlandene og den reelle kapacitet i en række tjenestegrene til, med det

nuværende antal medarbejdere, at garantere en effektiv udstrækning af

aktiviteterne til de nye medlemsstater. Derfor har Kommissionen efter en

nøje gennemgang af behovet i alle tjenestegrene forelagt en meddelelse for

budgetmyndigheden om virkningen af udvidelsen på dens aktiviteter og

personale og det deraf følgende samlede behov for perioden 2003-2008. For

2003 har Kommissionen brug for 500 ekstra ansatte som et absolut

minimum.

Kommissionen understreger, at det er absolut nødvendigt at sørge for, at

den i 2003 får de nødvendige finansielle midler til at dække udgifterne til

500 medarbejdere, som skal forberede udvidelsen. I denne forbindelse bør

budgetmyndigheden og Kommissionen sammen undersøge alle muligheder

for i 2002 at foregribe visse administrative udgifter (frontloading) og så vidt

muligt stille supplerende bevillinger til rådighed ved hjælp af overførsler

mellem institutionerne. Det er vigtigt for Kommissionen at råde over

tilstrækkelige bevillinger, hvis den skal være i stand til at garantere, at

udvidelsen forberedes ordentligt, og at gældende fællesskabsret anvendes i

de tiltrædende lande i fuldt omfang fra dag ét. Kommissionen gør de andre

institutioner, medlemsstaterne og kandidatlandene opmærksom på, at disse

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

forberedelser er meget vigtige.

Styreformer

Kommissionen arbejder videre med gennemførelsen af de aktioner, der er

planlagt i hvidbogen om nye styreformer i EU, og agter at fremlægge en

pakke foranstaltninger i efteråret sammen med den endelige rapport om

høringsprocessen.

På baggrund af den positive reaktion på Kommissionens høringsdokument

fra Det Europæiske Råd i Laeken i december 2001 foreslog Kommissionen

den 5. juni 2002 en handlingsplan for "bedre regulering" med henblik på

bedre og enklere lovgivningsmæssige rammer uden at ændre traktaten.

Sammen med handlingsplanen vedtog Kommissionen to meddelelser om

henholdsvis

konsekvensanalyse

minimumsstandarder for høring

(som er

genstand for en separat offentlig høringsproces indtil udgangen af juli 2002).

Kommissionen har understreget, at iværksættelsen af handlingsplanen for

"bedre regulering", som den foreslog i juni 2002, kræver en samlet indsats af

de tre institutioner og medlemsstaterne. Kommissionen har derfor foreslået,

at gennemførelsen af handlingsplanen skal støttes af en interinstitutionel

aftale mellem Parlamentet, Rådet og Kommissionen om de aktioner, der

vedrører alle tre institutioner. Det Europæiske Råd i Sevilla bakkede tiltaget

op og opfordrede institutionerne til at fuldføre aftalen inden udgangen af

2002.

Kommissionen vil iværksætte de foranstaltninger, der er fastlagt i

handlingsplanen for bedre regulering af 5. juni 2002, og vil arbejde hen imod

en interinstitutionel aftale om de foranstaltninger, som falder ind under

Parlamentets, Rådets og Kommissionens kompetence. Kommissionen vil i

efteråret som opfølgning på hvidbogen om nye styreformer fremlægge

endnu en pakke foranstaltninger, som skal omfatte forslag til behandling af

overtrædelser, udvalgsprocedurer, regulerende organer og trepartsaftaler.

ENNEMFØRELSE AF REFORMEN I

2001

Efter en omfattende intern høringsproces præsenterede Kommissionen sin

hvidbog om reform i begyndelsen af 2000. Målet er at modernisere

forvaltningen i Kommissionen. Hvidbogens strategiske fokus ligger på tre

hovedmålsætninger:

Forbedring af effektiviteten i hele organisationen

prioritering og matchning af opgaver og ressourcer.

gennem bedre

Maksimering af personalets præstationer ved hjælp af gennemgribende

ændringer i personaleledelsen og personalepolitikken.

En grundig gennemgang og revision af finansforvaltningen på baggrund af

en præcis definition af hver aktørs ansvar. Herved sikres det, at

skatteydernes penge anvendes bedst muligt takket være bedre

finansforvaltning, højere effektivitet og øget ansvarlighed.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Hvidbogen omfattede en ambitiøs handlingsplan for, hvordan ovennævnte

overordnede målsætninger skulle omsættes i konkret handling efter en

krævende tidsplan. Set ud fra den oprindelige plan om, at reformen skulle

være fuldført inden udgangen af 2002, blev 2001 et centralt år for reformens

indpas i Kommissionen. Her bør man huske, at årsrapporterne er et af de

vigtige resultater af reformens gennemførelse, ikke mindst for så vidt angår

principperne om åbenhed og ansvarlighed.

3.1.

Prioritering, tildeling og effektiv udnyttelse af ressourcerne

For at garantere effektiviteten i alle aktiviteterne ønskede Kommissionen at

koncentrere sig om kernepolitiske målsætninger og omsætte dem i

prioriterede aktioner med de tilhørende nødvendige ressourcer, hvorved den

bekræftede de politiske prioriteters fortrinsstilling. Det betyder, at

Kommissionen ved årets begyndelse først fastlægger sine egne prioriteter og

dernæst igangsætter budgetproceduren for det følgende år. I 2001 medførte

dette,

der

blev

skabt

strategisk

planlægnings-

programmeringscyklus, som på baggrund af en nøje matchning af aktiviteter

og ressourcer (ABM) skulle være en vejledning for alle Kommissionens

aktiviteter i forbindelse med fastlæggelse af prioriteter, budgetprocedure og

forberedelse af lovgivnings- og arbejdsprogrammet.

Det skal bemærkes, at et af de aspekter, som Kommissionen nu har givet en

tydeligere profil i den årlige politikstrategi, er den interinstitutionelle dialog.

Det er besluttet, at Kommissionen hvert år, efter at have vedtaget den årlige

politikstrategi for det kommende år, skal indlede en dialog med Europa-

Parlamentet og Rådet om de prioriteter, der er fastlagt i den årlige

politikstrategi. Kommissionen vil på dette grundlag fremlægge et

statusdokument, der afspejler dialogen med institutionerne inden

vedtagelsen af Kommissionens arbejds- og lovgivningsprogram.

Kommissionen og Europa-Parlamentet har i denne forbindelse indgået en

aftale om praktiske detaljer og tidsfrister for dialogen.

Som det fremgår af de fleste årsrapporter, skete der store fremskridt på dette

område i 2001 med hensyn til gennemførelse: Tjenestegrenene fastlagde og

afstak kursen mod milepælene i cyklussen (se indledningen). Især bør

udarbejdelsen af årlige forvaltningsplaner i alle tjenestegrene nævnes som et

godt eksempel. I visse rapporter udtrykkes det synspunkt, at indførelsen af

ABM har bidraget til, at aktiviteterne er blevet fokuseret på klare prioriteter

med klare målsætninger. Det kan derfor konkluderes, at Kommissionen i

2001 gennemførte det, den havde lovet i hvidbogen, og at dette var et

betydningsfuldt resultat set på baggrund af det tidspres og de svære

ressourcemæssige vilkår, som dens tjenestegrene måtte arbejde under, og

at sådanne større forandringer kun kan virkeliggøres i en fortløbende proces.

I et mere langsigtet perspektiv er det klart, at indførelsen af den strategiske

planlægning og programmering og ABM er en "kulturel forandring". Det er

imidlertid meget positivt, at gennemførelsen har fulgt den oprindelige plan

uden større forsinkelser eller problemer og afdækket vigtige aspekter, der

ikke som sådan var nævnt i hvidbogen.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Det er vigtigt også at huske de forskellige tjenestegrenes hidtidige erfaringer

på

reformområdet:

Nogle

få

havde

allerede

avancerede

forvaltningsinstrumenter,

fleste

havde

kun

daglige

programmeringsværktøjer, og meget få rådede slet ikke over noget

væsentligt instrument. Selv om ABM med held blev indført på

Kommissionsplan i 2001, kunne der alligevel ikke skabes et ensartet omfang

af ejerskab på tværs af Kommissionens tjenestegrene.

Vedrørende eksternalisering vedtog Kommissionen i december 2001 et

revideret udkast til Rådets forordning, hvor den indførte begrebet

"forvaltningsorganer" til at administrere fællesskabsprogrammerne på

grundlag af den decentraliserede form af eksternalisering og dermed tog

Revisionsrettens og Parlamentets forslag og ændringer til følge.

Kommissionen vedtog også i november 2001 en meddelelse om den

decentraliserede form af eksternalisering med en definition af vilkår og

betingelser for brug af net af nationale organer. Endelig blev der udarbejdet

en intern vejledning med angivelse af de opgaver, som kan sendes i

"underentreprise", og en standardkontrakt.

3.2.

Ændringer i personalepolitikken

Reformens anden hovedmålsætning drejede sig om en gennemgribende

modernisering af Kommissionens personalepolitik. For det første iværksatte

Kommissionen en række aktioner for fuldt ud at udnytte mulighederne i den

eksisterende personalevedtægt for at gennemføre en reform. Der blev truffet

beslutninger om et stort antal aspekter af den nye personalepolitik i 2001. For

det andet udarbejdede Kommissionen et forslag til en forordning om ændring

af visse aspekter af personalevedtægten. Alene på grund af arten af denne

vedtægt krævedes der en høring af en vis længde blandt personalet og

"samråd" med fagforeningerne for at sætte Kommissionen i stand til at

forelægge

afbalanceret

forslagspakke

ændringer

personalevedtægten for Rådet med følgende hovedmål:

–

Princippet om kvalifikationer som grundlag for forfremmelse i det

europæiske tjenestemandssystem skal styrkes gennem en bedre

sammenhæng mellem præstationer og karriereforløb.

–

Politikken for lige muligheder, sociale vilkår for personalet samt

arbejdsforhold skal moderniseres. En sådan modernisering har afgørende

betydning for mulighederne for at ansætte og fastholde det bedste

personale i et stadig mere konkurrencepræget miljø med højt kvalificeret

flersproget personale.

–

Under gennemførelsen af reformen skal budgettet følges stramt. De

foreslåede omkostninger er beskedne i forhold til reformens omfang og er i

overensstemmelse med Kommissionens løfte om at respektere

udgiftsloftet for udgiftsområde 4 i de finansielle overslag. Desuden vil

foranstaltningerne føre til varig omkostningskontrol på mellemlangt sigt.

I 2001 opstod der forsinkelser med hensyn til den oprindelige tidsplan for

forberedelsen af en bred samling dokumenter om retningslinjer. Ikke desto

mindre gav drøftelserne i den højtstående forhandlingsgruppe under forsæde

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

af Rådets tidligere generalsekretær, Niels Ersbøll, et meget positivt udbytte,

nemlig aftalen om helhedspakken for reformen af personalepolitikken, der

blev indgået mellem Kommissionen og fagforeningerne, som i

stemmemæssig henseende repræsenterede størsteparten af personalet.

Aftalen omfatter et løfte fra Kommissionen om at trække forslagspakken

tilbage efter aftale med fagforeningerne og de faglige organisationer, i

tilfælde af at Rådet enstemmigt foreslår at fravige nogen af de garantier, der

indgår i pakken. Aftalen udgør et solidt grundlag for processens

videreførelse.

Høringen af personalet og "samrådene" med fagforeningerne gav følgende

resultater:

–

"Helhedspakken for reformen af personalepolitikken" fra oktober 2001,

som omfattede 15 kapitler. De første ni skulle endeligt vedtages af

Kommissionen og omhandlede sociale vilkår, herunder ordninger for

dækning af familierelateret orlov og fleksible arbejdsordninger, lige

muligheder, socialpolitik og personalefaciliteter, mobning, uddannelse,

mobilitet, rapportering af uregelmæssigheder, disciplin, opretholdelse af

det faglige niveau, ansættelse, mellemledelse samt løn og pension. De

sidste seks kapitler blev drøftet med henblik på at fastlægge

Kommissionens endelige holdning til: bedømmelse og forfremmelse,

karrierestruktur, løstansat personale, mæglingsfunktion, fleksibel

pensionering samt en generel revision af personalevedtægten.

–

Den 20. december vedtog Kommissionen et udkast til forordning om

ændringer af personalevedtægten og gennemførelsesbestemmelser for

bedømmelse og forfremmelse med det formål at forelægge disse for det

interinstitutionelle vedtægtsudvalg med henblik på udtalelse. Alle de

ændringer

grundlæggende

bestemmelser

for

EU's

tjenestemandssystem, som Kommissionen finder nødvendige, er

indarbejdet i udkastet til forordning.

Det arbejde, der blev udført i 2001, satte Kommissionen i stand til at vedtage

de resterende beslutninger i løbet af første kvartal af 2002 (retningslinjer for

stillingsbeskrivelser, retningslinjer for mobilitet, gennemførelse af

administrative undersøgelser og disciplinærsager, regler for Kommissionens

uafhængige nationale eksperter, rapportering af uregelmæssigheder,

socialpolitik,

mæglingsfunktion,

retningslinjer

for

uddannelse

opretholdelse af det faglige niveau samt bedømmelse og forfremmelse) og at

forelægge udkastet til forordning for Rådet med henblik på at afslutte

lovgivningsprocessen inden medio 2003.

3.3.

Revision, finansforvaltning og kontrol

Denne del af reformen var dikteret af behovet for at genskabe

offentlighedens tillid til forvaltningen af EU's budget og kontrollen med

udgifterne. Målet med reformen er at gøre procedurerne enklere, hurtigere og

mere kontrollerbare ved at decentralisere ledelsesansvaret til dem, der er

tættere

på

beslutningsprocessen,

øge

gennemsigtigheden.

Hovedpunkterne på dette reformområde er:

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

–

Øget ansvarlighed i forbindelse med godkendelse af udgifter: reglerne skal

være enklere og gøres lettere at forstå, og de ansvarlige for

forvaltningsprocessen bør også være ansvarlige for udgiftsgodkendelsen.

I 2001 indførte tjenestegrenene nye finansforvaltningskredsløb på

baggrund af en vurdering af den dermed forbundne risiko,

organisationsstruktur og omkostningseffektivitet. Hovedfaserne i

godkendelsen af finansielle transaktioner blev således skitseret, samtidig

med at tjenestegrenene overholdt det grundlæggende princip om, at

initiering og verificering af en transaktion skal være adskilte funktioner.

Hver af Kommissionens tjenestegrene etablerede desuden en intern

revisionsfunktion til at bistå generaldirektøren eller kontorchefen med at

verificere den interne kontrols effektivitet.

–

Adskillelse af finanskontrol og revision: indtil 2000 blev både den

forudgående påtegning af udgiften og en del af den efterfølgende revision

af aktiviteten udført af den samme centrale enhed, hvilket kunne give

anledning til interessekonflikter. Medio 2001 blev den interne

revisionstjeneste gjort uafhængig af finanskontrollen. Den interne

revisionstjeneste har stor betydning for erklæringerne til Kommissionen i

kraft af sin uafhængige holdning til kvaliteten af forvaltnings- og

kontrolsystemerne.

–

Den centrale finanstjeneste, der blev oprettet medio 2000, fokuserede i

2001 sin indsats på forslaget om omarbejdelse af finansforordningen,

definition af standarder for intern kontrol og risikostyring og vejledning til

Kommissionens tjenestegrene heri samt styrkelse af kontraktforvaltningen

og de offentlige indkøb i tjenestegrenene. Herudover blev der rettet særlig

opmærksomhed mod det meddelte støttebehov i form af help-desk,

uddannelse og information. Endelig blev der på grund af behovet for at

styrke de centrale finansinformationssystemer arbejdet mere målrettet

med det nuværende systems overordnede kvalitet og udviklingen af nye

funktioner som beskrevet i hvidbogen (kontraktdatabase, centralt

fakturaregister og geninddrivningsforvaltning).

–

Krav til alle generaldirektører og kontorchefer om at afgive en årlig

revisionserklæring om de underliggende transaktioners lovlighed og

formelle

rigtighed

anvendelsen

ressourcerne

overensstemmelse med principperne for forsvarlig finansforvaltning.

Denne del af reformen er længst fremme, eftersom dette fik førsteprioritet på

baggrund af de temmelig detaljerede anbefalinger fra den uafhængige

ekspertgruppe. Indførelsen af de reviderede finansforvaltnings- og

kontrolprocedurer i tjenestegrenene krævede et anseligt antal aktioner.

Selvom der er sket store fremskridt på disse områder, mangler der imidlertid

stadig meget, som det også anføres i årsrapporterne, før der er skabt varige

forbedringer i finansforvaltningen. I deres årsrapporter understregede en

række tjenestegrene de problemer, der var forbundet med at reagere på

sådanne grundlæggende forandringer på grund af begrænsede kvalificerede

ressourcer og uddannelsesmuligheder og interne organisatoriske

vanskeligheder. I erkendelse af tjenestegrenenes problemer vil der blive

taget hensyn til behovet for finansspecialister i de kommende

ansættelsesplaner (se Aktion 14).

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Området intern kontrol og finansforvaltning har fået ny næring gennem den

nye finansforordning, som afspejler nøgleprincipperne for finansreformen, og

som træder i kraft 1. januar 2003. Flytningen af den centrale

forhåndsgodkendelsesfunktion betyder, at tjenestegrenene skal finde ud af, i

hvor høj grad de er parate til at overtage det fulde decentraliserede ansvar

(se Aktion 12). Herudover skal støttesystemerne i form af de centrale finans-

og regnskabsinformationssystemer, som stadig er kendetegnet ved nogen

svaghed, forbedres tilsvarende (se Aktion 16 og 17).

3.4.

Tværgående elementer vedrørende reformen i årsrapporterne

Mangel på menneskelige ressourcer

I et stort antal årsrapporter påpeges det, at man havde undervurderet

personalebehovet i forbindelse med gennemførelsen af reformen. Man skal

huske, at det normalt er i forbindelse med den årlige politikstrategi, at

Kommissionen analyserer og træffer beslutninger om personalebehov,

hvorefter det foreløbige budgetforslag og beslutningen om ressourcefordeling

vedtages.

Kommissionen har allerede taget en del initiativer i denne forbindelse. I juli

2000 fik Kommissionens afdelinger tildelt 230 stillinger til befordring af

reformens gennemførelse. I 2000 erkendte Kommissionens såkaldte 'Peer

Group', at der var behov for 1254 stillinger, hvoraf 580 blev afsat til styrkelse

programforvaltning

-kontrol

ekstern

bistand

strukturforanstaltninger. Her må man huske, at Kommissionen allerede i sin

årlige politikstrategi for 2003 for at gennemføre reformen besluttede at lave

en omfordeling blandt tjenestegrenene af en tredjedel af de stillinger, der ville

blive ledige som følge af tidlig pensionering. Der er imidlertid enighed om, at

det tager tid, før en række af disse aktioner får den fulde virkning. Mere

generelt er det nødvendigt med en mere systematisk indsats for at

identificere ressourcebehovene inden for de enkelte aktiviteter, navnlig i lyset

af de nye roller, som de forskellige tjenestegrene og aktører i Kommissionen

har fået gennem reformprocessen.

Aktion 5: Vedrørende manglen på menneskelige ressourcer i

gennemførelsen af reformen vil Kommissionen i forbindelse med den næste

strategiske planlægnings- og programmeringsproces, som indledes ultimo

2002, se på de behov, som generaldirektørerne har givet udtryk for i deres

årsrapporter. I denne forbindelse vil generalsekretariatet udforme en ny

metode til vurdering af ressourcebehovene inden for såvel nuværende som

kommende aktiviteter.

Mangel på vejledning

I adskillige årsrapporter klager generaldirektørerne over manglen på

vejledning fra de centrale tjenestegrene i forskellige aspekter af reformen.

Det bør erindres, at Kommissionen allerede er opmærksom på, at væsentlige

aspekter af reformen kræver intern kommunikation, uddannelse og en ny

metodik. Imidlertid vil Kommissionen af hensyn til en fuldstændig og

tilstrækkelig vejledning øge sine bestræbelser på området, navnlig

vedrørende aktivitetsbaseret management. Det skal bemærkes, at

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

udarbejdelsen af de årlige forvaltningsplaner for 2003 er et væsentligt

element i tjenestegrenenes indsats for at opnå mere resultatorienteret

ledelse.

Aktion 6: Generalsekretariatet vil i tæt samarbejde med GD for Budget og

GD for Personale og Administration gennemgå koordineringsmekanismerne

mellem de centrale tjenestegrene for at forbedre den service og rådgivning,

der ydes til de operationelle tjenester. Desuden vil generalsekretariatet

udarbejde en detaljeret ABM-vejledning inden oktober 2002 og bistå

tjenestegrenene med udfærdigelsen af deres årlige forvaltningsplaner for

2003.

Informationssystemer

I mange årsrapporter peges der på endnu et mål for konkret handling, nemlig

behovet for at løse problemerne med informationssystemernes

interoperabilitet. I øjeblikket hindres brugerne i at udnytte de eksisterende

systemers potentiale fuldt ud. Kommissionen vil i fortsættelse af sit

eEurope-

initiativ arbejde aktivt for at opfylde målsætningen om at etablere fuldt

integrerede systemer, der sætter alle tjenestegrene i stand til at forbedre

deres effektivitet og præstationer.

Aktion 7: En tværtjenestelig arbejdsgruppe vil blive pålagt at koordinere de

eksisterende forvaltningsinformationssystemers interoperabilitet. Gruppen

skal inden november 2002 udarbejde en handlingsplan og overvåge

gennemførelsen heraf.

MPLEMENTERING AF STANDARDER FOR INTERN KONTROL I

2001

Intern kontrol omfatter samtlige politikker og procedurer, der udformes og

gennemføres af ledelsen af en enhed for at sikre økonomisk, effektiv og

resultatorienteret opfyldelse af enhedens målsætninger. Den interne kontrol

gælder også overholdelse af eksterne regler og af forvaltningsmæssige

politikker og bestemmelser, beskyttelse af værdier og oplysninger, hindring

og påvisning af svindel og fejl, kvaliteten i regnskaberne og den rettidige

tilvejebringelse af pålidelige finansielle og ledelsesmæssige oplysninger.

Den 13. december 2000 vedtog Kommissionen sammen med charteret om

de ved henholdsvis delegation og subdelegation anvisningsberettigede et

sæt internationale standarder for kontrol, der skulle afspejle denne brede

definition på intern kontrol (SEK(2000) 2203). Standarderne skulle ses som

de grundlæggende krav, som alle Kommissionens tjenestegrene skulle

opfylde i alle aspekter af forvaltningen i Kommissionen og ikke kun i

finansielle sager. I denne forbindelse er det vigtigt at bemærke, at der i

kontrolsystemerne bør tilstræbes ligevægt mellem de risici, der skal tages

hensyn til, og omkostningerne ved at minimere disse risici. Intet system kan

til en acceptabel pris levere en fuldstændig garanti for, at alle fejl bliver

fundet, og bevidst svindel forhindret.

Alle generaldirektører og kontorchefer udarbejdede pr. 30. juni 2001 en

foreløbig statusrapport over gennemførelsen af reformen inden for

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

finansforvaltningen med særligt fokus på, i hvor høj grad standarderne var

blevet indført. Den 7. november 2001 vedtog Kommissionen et dokument,

der sammenfattede disse foreløbige rapporter (SEK(2001) 1723/6). Denne

sammenfatning påviste, at der var sket betydelige fremskridt med hensyn til

at opfylde en række umiddelbare, grundlæggende krav pr. ultimo juni 2001,

men at der stadig manglede noget på en række vigtige områder, før

standarderne for kontrol var indført til fulde. Yderligere fremgik det tydeligt af

meddelelsen om aktivitetsbaseret management, der understøttede en række

af kontrolstandarderne, at man forventede, at et antal nøgleforanstaltninger

ville blive gennemført gradvis, og at det ville strække sig ud over den

31. december 2001.

I tråd med den løbende gennemførelse af standarderne for kontrol og de

tilhørende tidsplaner og for at bistå tjenestegrenene med at gøre rede for

fremskridtene i det første rapporteringsår fastlagde Kommissionen yderligere

et sæt umiddelbare grundlæggende krav, der skulle opfyldes inden 31.

december 2001, og vedtog en ajourført tidsplan herfor (SEK(2001) 2037/4).

Det gjorde det muligt for generaldirektørerne og kontorcheferne at måle det,

der stadig skulle gennemføres inden denne frist, og det, der skulle

gennemføres løbende - naturligvis med forbehold for, hvornår Kommissionen

kunne vedtage visse beslutninger, og for, om der fandtes tilgængelige

centrale retningslinjer.

4.1.

Oversigt over implementeringen af den interne kontrols nøgleelementer

Ansvaret for etablering og fastholdelse af en effektiv intern kontrol beror hos

generaldirektørerne og kontorcheferne. I årsrapporternes kapitel 3 om

forvaltnings- og kontrolspørgsmål og standarder for intern kontrol skulle

generaldirektørerne og kontorcheferne gøre rede for fremskridtene inden for

alle forvaltningsrelaterede områder og give nærmere oplysninger om

væsentlige svagheder eller risici, som måtte kunne påvirke deres årlige

erklæring. De skulle f.eks. gøre rede for, i hvor høj grad de grundlæggende

krav til standarderne for intern kontrol var blevet opfyldt pr. 31. december. De

enkelte rapporter varierede betragteligt i forhold til hinanden med hensyn til,

hvor godt forvaltnings- og kontrolspørgsmålene var analyseret, og i hvor høj

grad disse ville påvirke den overordnede erklæring, men i alle rapporter

forsøgte man at angive nogle nøglefremskridt, og nogle rapporter omfattede

endog udviklingen i første kvartal af 2002. Det bør også bemærkes, at

erklæringerne fra generaldirektørerne for det første år i store træk var

baseret på en vurdering af situationen ved udgangen af 2001 snarere end af

året som helhed.

Fremskridtene i Kommissionens tjenestegrene gennemgås nedenfor for hvert

af de fem hovedområder, der dækker standarderne for intern kontrol i

Kommissionens tjenestegrene, nemlig kontrolmiljøet, resultat- og

risikostyring, information og kommunikation, kontrolaktiviteter samt revision

og evaluering.

4.1.1.

Kontrolmiljøet

Ved kontrolmiljø forstås de grundlæggende betingelser, som tjenestegrenen

fungerer under, herunder organisatorisk og administrativ struktur og

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

personaleforvaltning. Kontrolstandarderne dækker nærmere bestemt

følgende områder: etik og integritet, definition af mission, rolle og opgaver,

sikring af personalekompetence, personalets præstationer, delegering samt

ledelse af følsomme funktioner.

Med hensyn til standarderne for kontrol på dette område vurderede 75% af

generaldirektørerne, at de havde været i stand til at opfylde i hvert fald de

grundlæggende krav pr. 31. december 2001.

En del krav, f.eks. behovet for at få stillinger og personalets præstationer

beskrevet hyppigere, kan kun realistisk gennemføres i sammenhæng med en

række nye initiativer, der endnu ikke har fået fuld virkning. Visse andre

nøgleområder kræver yderligere bestræbelser, f.eks. identificering og ledelse

af følsomme funktioner. Næsten halvdelen af Kommissionens tjenestegrene

mangler endnu at foretage den nøjere analyse, der skal til for at identificere

den slags stillinger, og evt. udøve den dermed forbundne forebyggende

kontrol. I tilfælde af følsomme stillinger, hvor de forebyggende kontroller

vurderes at være utilstrækkelige, bør der anvendes obligatorisk mobilitet. På

grund af vanskelighederne med at indføre denne standard bliver

Kommissionens centrale tjenestegrene nødt til at gøre en fælles indsats for

at bistå tjenestegrenene med opgaven gennem praktisk rådgivning og

vejledning.

4.1.2.

Resultater og risikostyring

Resultater og risikostyring omfatter forvaltningsmæssige nøglespørgsmål

knyttet til planlægning, programmering og overvågning af resultater og

understøtter principperne i ABM-strategien. Kontrolstandarderne dækker

nærmere bestemt fastlæggelse af målsætninger, flerårig programmering,

udarbejdelse af årlige forvaltningsplaner, sammenligning af resultater med

målsætninger og indikatorer samt risikoanalyse og -styring.

Ca. 75% af generaldirektørerne mente, at de havde opfyldt i hvert fald de

grundlæggende krav til disse kontrolstandarder pr. 31. december 2001. Det

bør imidlertid bemærkes, at mange standarder, navnlig vedrørende

planlægning og overvågning, underbygger igangværende ABM-initiativer og

forventes indført løbende over en længere periode.

Inden for risikovurdering og risikostyring foretog de fleste tjenestegrene i

2001 en meget nøje gennemgang af deres risikoprioriteter, hvilket i

Kommissionens øjne var et vigtigt skridt hen imod indførelse af en

risikostyringskultur. Det bør understreges, at det for mange generaldirektører

var første gang, de vurderede risici på et så formelt grundlag, og første gang

risici af ikke-finansiel art blev analyseret så udførligt. Selvom det i sig selv er

en betydningsfuld udvikling, er det klart, at der stadig er tale om et tidligt

udviklingstrin. De oplysninger, der gives i årsrapporterne om risici, varierer

meget og antyder, at der hersker en vis usikkerhed om, hvordan man skal

vurdere og styre risici, og især hvordan de skal vurderes i forhold til den

overordnede erklæring. Indtil videre er risikostyring ikke blevet en integreret

del af Kommissionens arbejdspraksis, og der skal ydes en fortsat indsats af

både de største og de centrale tjenestegrene for at sikre, at dette sker.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

4.1.3.

Information og kommunikation

Information og kommunikation omfatter etablering af passende procedurer

for styring af den interne information og rapportering om forskellige emner

såsom gennemførelsen af budgetter og forvaltningsplaner og anvendelsen af

ressourcerne. Nærmere bestemt skal kontrolstandarderne afdække, om

ledelsesinformationen og systemerne for postregistrering, arkivering og

rapportering af fejl er tilstrækkelige.

Ca. 70% af generaldirektørerne vurderede, at de havde været i stand til at

opfylde i hvert fald de grundlæggende krav pr. 31. december 2001. På de

nævnte områder regner man med løbende at indføre en række

kontrolstandarder, navnlig vedrørende tilstrækkelig ledelsesinformation og

postregistrering.

4.1.4.

Kontrolaktiviteter

Kontrolaktiviteter gælder de vigtige, dagligdags kontrolfunktioner, der udføres

som en del af tjenestegrenenes normale forretningsgang. Nærmere bestemt

dækker kontrolstandarderne områderne proceduredokumentation, fornuftig

adskillelse af arbejdsopgaver, overvågningsfunktioner, registrering af

undtagelser og kontinuiteten i operationerne.

Ca. 70% af generaldirektørerne mente, at de havde opfyldt i hvert fald de

grundlæggende krav pr. 31. december 2001. Der er sket store fremskridt på

en række områder, især inden for adskillelse af arbejdsopgaver og

kontinuiteten i operationerne, mens andre vigtige områder fortsat skal

udvikles i de fleste tjenestegrene. I praksis er proceduredokumentationen et

område, der kræver løbende revision og ajourføring. Imidlertid har man

umiddelbart prioriteret at få dokumenteret de finansielle procedurer. Der er

udfoldet store bestræbelser her, omend 15 tjenestegrene angiver, at de

endnu ikke er færdige. Det skal da også erkendes, at det kan være en

kompliceret og meget tidkrævende opgave. Yderligere skal tjenestegrenene

sikre, at også arbejdsgangene dokumenteres.

Effektiv overvågning af andre er nøglen til udvikling af en stærk intern kontrol,

og de fleste tjenestegrene er i øjeblikket i gang med at definere og

gennemføre det, der er nødvendigt hos dem. Der er oprettet en central

vejledningsservice for dem, men de centrale tjenestegrene bliver nødt til at

sikre, at denne vejledning øges og suppleres med praktisk bistand.

4.1.5.

Revision og evaluering

Revision og evaluering dækker god forvaltning af intern og ekstern revision,

evalueringsfunktionen og processerne for ledelsens selvevaluering.

Nærmere bestemt dækker kontrolstandarderne registrering og korrigering af

svaghederne i den interne kontrol, korrekt opfølgning på (eksterne og

interne) revisionsrapporter, etablering og drift af en intern revisionsfunktion,

oprettelse af eller adgang til en egentlig evalueringsfunktion samt ledelsens

årlige gennemgang af dens egne interne kontrolprocedurer.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Ca. 75% af generaldirektørerne mente, at de havde opfyldt i hvert fald de

grundlæggende krav pr. 31. december 2001.

Den stabile fremgang afspejler, at mange af de meget specifikke

grundlæggende krav i store træk er opfyldt, f.eks. etablering af den interne

revisionsfunktion og den årlige gennemgang af de interne kontrolprocedurer.

Det skal imidlertid bemærkes, at selv om de interne revisionsfunktioner blev

etableret i 2001, kan mange generaldirektorater på grund af

ansættelsesproblemer først gennemføre et fuldt revisionsprogram, når der er

ansat nyt kompetent personale (fra 2002).

Der er gjort fremskridt i tjenestegrenene med indførelsen af procedurer for

registrering og korrigering af svaghederne i den interne kontrol, for så vidt

angår finansielle procedurer, men der skal fortsat ydes en indsats i 2002 for

også at dække arbejdsgangene.

Nogle tjenestegrene mangler stadig at etablere en egentlig

evalueringsfunktion, der kan yde en effektiv bistand i forbindelse med den

politiske beslutningstagning. Desuden vil resultaterne af evalueringerne blive

anvendt til støtte for fastlæggelsen af målsætninger og prioriteter i

forbindelse med de årlige forvaltningsplaner.

4.2.

Overordnede konklusioner og aktioner

gennemførelse af intern kontrol

til

støtte

for

yderligere

De overordnede konklusioner, der kan drages af rapporterne, er generelt

positive og opmuntrende med hensyn til, hvordan tjenestegrenene vurderer

deres egne fremskridt i forhold til de specifikke krav til intern kontrol. Alligevel

skal fremgangen fortsættes for at sikre, at standarderne for intern kontrol

gennemføres fuldt ud, og at Kommissionens tjenestegrene bevæger sig

stabilt fremad mod etablering af gode og solide rammer for intern kontrol.

2001 blev et overgangsår, hvor tjenestegrenene stod over for en række

større forandringer og blev nødt til at forholde sig til mange udfordrende nye

initiativer. Betydningen af disse faktorer bør ikke undervurderes. Udviklingen

af solide rammer for intern kontrol er en løbende proces, som skal holdes i

gang ved hjælp af ledelsens konstante engagement og indsats.

Oplysningerne i årsrapporterne afspejler den øgede forståelse for behovet for

intern kontrol. Det skal dog også erindres, at det er første gang, at ledelsen

formelt er blevet afkrævet en rapport på dette grundlag, og det er til en vis

grad afspejlet i de forskellige måder, hvorpå tjenestegrenene har gjort rede

for deres egne ledelsesmæssige og kontrolrelaterede forhold. Som ovenfor

anført var de interne revisionsstrukturer i de fleste tjenestegrene ikke fuldt

operationelle i hele det pågældende år. Man må for fremtiden forvente, at der

henvises mere udførligt til revisionsresultaterne, virkningerne for den interne

kontrolsituation og navnlig virkningerne for den årlige erklæring. Betydningen

af de centrale støttetjenester bør heller ikke undervurderes. Tjenestegrenene

har fået pålagt at forvalte adskillige initiativer, og selvom det endelige ansvar

for den interne kontrol klart ligger hos dem, skal de have vejledning og støtte

hele vejen igennem. Det vil navnlig være tilfældet med den nye

finansforordning.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Ovenstående evaluering af gennemførelsen af standarderne i 2001 afføder

følgende aktioner:

Aktion 8: GD for Budget vil, i samarbejde med Generalsekretariatet og GD

for Personale og Administration, inden udgangen af 2002 øge sin støtte og

praktiske vejledning med hensyn til de standarder, der dækker følsomme

funktioner og overvågning, hvilke anses for meget vigtige for en smidig

arbejdsgang i Kommissionens tjenestegrene.

Aktion 9: Alle Kommissionens tjenestegrene skal i særlig grad have

opmærksomheden rettet mod udformning og dokumentation af de interne

kontrolprocedurer, navnlig de finansielle procedurer, som skal hindre fejl og

påvise uregelmæssigheder, og registrering af undtagelser.

E DELEGEREDE ANVISNINGSBERETTIGEDES FORBEHOLD

I charteret om de delegerede anvisningsberettigede kræves det, at hver

generaldirektør eller kontorchef underskriver en erklæring, hvori den

pågældende med

rimelig

forvisning erklærer, hvorvidt ressourcerne, der er

tildelt de aktiviteter, der er beskrevet i den ledsagende årlige rapport, er

blevet anvendt til deres formål og i overensstemmelse med principperne for

forsvarlig finansforvaltning, og at de indførte kontrolprocedurer giver den

fornødne garanti for de underliggende transaktioners lovlighed og formelle

rigtighed. På dette punkt bør det noteres, at retningslinjerne for erklæringerne

ikke blev fortolket på helt samme måde i de forskellige tjenestegrene. Man

kunne have bedt generaldirektørerne og kontorcheferne om at overveje

deres erklæringer igen for at opnå en mere ensartet fortolkning, men denne

form for dobbeltarbejde ville have været kompliceret og tidrøvende. Desuden

kunne man løse problemet i forbindelse med selve processen ved at kræve,

at tjenestegrenene forholdt sig til både forbehold og bemærkninger, uanset

om de optræder i erklæringen eller i rapporten.

Det fastsættes i charteret, at erklæringen kan indeholde forbehold til

belysning af de risici, der er forbundet med opgaver og aktioner, der

varetages af generaldirektoratet eller tjenestegrenen. I disse forbehold skal

der påpeges dårlig udformning eller anvendelse af ledelsessystemer og

interne kontrolsystemer. Der skal også gøres rede for trufne eller planlagte

afhjælpende foranstaltninger. Det skal dog være klart, at man ved at

fremsætte forbehold ikke må gøre erklæringen meningsløs, men tværtimod

skal foreslå yderligere initiativer til at mindske kendte risici.

Vejledningen til tjenestegrenene forud for udarbejdelsen af erklæringerne

omfatter de specifikke kriterier herfor. Forbeholdene skulle altså dække

væsentlige problemer eller mangler, som kunne begrænse den delegerede

anvisningsberettigedes evne til at udstede sin erklæring med den påkrævede

rimelige forvisning. I forberedelsesprocessen blev det også aftalt, at

generaldirektørerne kunne gøre bemærkninger i rapportens konklusioner for

at sætte fokus på emner af betydning for en velfungerende drift i deres

tjenestegren eller hele Kommissionen, men som ikke i erklæringens forstand

kunne anses for et forbehold.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

I dette afsnit af sammenfatningen

–

resumeres de forskellige typer bemærkninger og forbehold, som alle

tjenestegrenene har fremsat

–

fokuseres der på ledelsessystemer og interne kontrolsystemer

–

uddrages der hovedtemaer og fælles emner, det vurderes, hvilken virkning

og betydning de har for Kommissionen som helhed, og der drages

konklusioner om de fornødne aktioner.

5.1.

Typer forbehold

Forbeholdene i erklæringerne varierer betragteligt i omfang og indhold. Ni

generaldirektører fremsatte hverken forbehold eller bemærkninger i selve

erklæringerne. Andre indarbejdede ’forbehold’ og/eller ’bemærkninger’ i

deres erklæring, og nogle skelnede ikke klart mellem dem. Da det er det

første år, hvor denne proces foregår i hele Kommissionen, vil der af hensyn

til sammenfatningens formål ikke blive skelnet mellem forbehold og

bemærkninger. For nemheds skyld vil udtrykket ”betingende udsagn” blive

anvendt for både forbehold og bemærkninger.

I alt 27 tjenestegrene betingede deres revisionserklæringer i selve

erklæringen eller ved direkte henvisning til materiale andetsteds i deres

rapporter. Hvis man medtager forbehold og bemærkninger i såvel

erklæringen som rapportens hoveddel, blev der fremsat i alt 135 betingende

udsagn af 31 tjenestegrene.

I vejledningen blev generaldirektørerne for hvert forbehold afkrævet en

analyse af problemet, en virkningsvurdering (om muligt kvantificerbar) og en

konklusion (herunder fornødne aktioner og tidsplaner). Generaldirektørerne

blev også anbefalet at definere det grundlag, de havde anvendt til vurdering

af væsentligheden

. Det forudsættes, at ethvert forbehold, der fremsættes i

erklæringen, pr. definition eller på grund af sin art eller sammenhæng er af

væsentlig betydning, hvadenten den er kvantitativ eller kvalitativ. Ca.

halvdelen af det samlede antal betingende udsagn, der blev fremsat af

generaldirektørerne, blev faktisk ledsaget af klart definerede handlingsplaner

eller oplysninger om foranstaltninger, der allerede var iværksat på det

pågældende område. Alligevel var der kun få tilfælde, hvor de mulige

virkninger var klart identificerede og kvantificerede, og meget få om nogen

henvisninger til væsentlighed. I det hele taget var der kun meget få specifikke

henvisninger til væsentlighed i erklæringernes ordlyd eller i den ledsagende

tekst i rapportens hoveddel.

Det skal dog bemærkes, at ikke alle betingende udsagn blev vurderet til at

kræve en specifik handlingsplan, enten på grund af deres art eller deres

begrænsede væsentlighed, fordi de havde midlertidig karakter, eller fordi

omkostningerne ved at forbedre de eksisterende forhold oversteg de

forventede fordele. I mange af disse tilfælde indgår handlingsplanen i en af

de overordnede aktioner, som der stilles forslag om i denne sammenfatning. I

En nøjagtig definition af "væsentlighed" (materiality) findes i SEK(2002) 401, s. 14.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

andre tilfælde kunne det betingende udsagn være en mere generel

bemærkning om det politiske miljø og derfor ikke som sådan kræve en

handlingsplan.

Ganske vist var det første gang, at generaldirektørerne blev afkrævet disse

erklæringer, men det bliver nødvendigt med en mere sammenhængende

indsats i selve processen og for at få erklæringerne til at afspejle

virkeligheden så korrekt som muligt. Meget vil afhænge af den øgede

forståelse, der følger med større erfaring. Der er tydeligvis en række emner,

der forårsagede særlige problemer. For mange generaldirektører var

væsentlighed et vanskeligt begreb at håndtere, og der skal helt klart gøres et

forsøg på at løse dette problem i god tid inden næste år, da der her er tale

om en grundlæggende vurdering, som er nøglen til en troværdig årlig

erklæringsproces i det hele taget. Man må ikke desto mindre forvente af

tjenestegrenene, at de bliver mere konsekvente i deres måde at håndtere

disse anliggender på fremover, efterhånden som de får en større forståelse

af den årlige rapporteringsproces og navnlig af behovet for at begrænse

forbeholdene til egentligt væsentlige emner.

På grund af den forskelligartede måde, hvorpå forbehold og bemærkninger

er blevet fremsat, skal der satses på mere vejledning til generaldirektørerne i,

hvad deres forbehold skal omfatte. Nogle emner er måske af forbigående art,

såsom tværtjenestelig delegering, hvilket ni generaldirektører fremsatte

betingende udsagn om. Dog skal sådanne emner nævnes af hensyn til

fremtidig behandling. En række tjenestegrene oplevede udskiftninger blandt

de delegerede anvisningsberettigede i 2001 og noterede dette i deres

erklæring eller selve rapporten uden specifikt at konkludere noget om f.eks.

virkningen heraf. Emnet var med i vejledningen til generaldirektørerne og er

blevet udbygget i en ny vejledning, som skal klarlægge ordningerne i de

kommende år (SEK(2002) 657).

Aktion 10: Generalsekretariatet vil, i samarbejde med GD for Budget, GD for

Personale og Administration og den interne revisionstjeneste, inden

udgangen af 2002 gennemgå og styrke metoderne og vejledningen

vedrørende udarbejdelsen af årsrapporterne for 2002 med særligt fokus på

spørgsmålet om væsentlighed, en definition af, i hvilket omfang eventuelle

forbehold skal indarbejdes i de ledsagende erklæringer, samt håndteringen

af tværtjenestelig delegering.

5.2.

Hovedtemaer/-tendenser

Emner, der er fælles for mange tjenestegrene, analyseres nærmere nedenfor

sammen med deres mulige betydning for Kommissionen som helhed.

5.2.1.

Finansielle systemer og decentralisering af det finansielle ansvar

Næsten halvdelen af de generaldirektører, der fremsatte betingende udsagn,

var bekymrede over finansforvaltningssystemerne og over, om den interne

kontrol var tilstrækkelig (21 udsagn). Blandt de nævnte emner var aspekter

ved udformning af bestemte finansielle kredsløb, dokumentation af

procedurer, kontrol af kontraktforvaltningsprocedurer, overvågningsordninger

samt, hvorvidt tjenestegrenene får de fornødne ressourcer til at håndtere det

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

fuldt decentraliserede finansielle ansvar. Dette spørgsmål er naturligvis

blevet ekstra aktuelt på grund af den reviderede finansforordning, som skal

træde i kraft 1. januar 2003, og som ikke længere omfatter en central

forhåndsgodkendelsesfunktion.

Aktion 11: Forud for ikrafttrædelsen af den nye finansforordning er

generaldirektørerne og kontorcheferne allerede i færd med at oprette

passende systemer for intern kontrol. De skal inden november 2002

vurdere, hvor sikre de er på, at de oprettede systemer for intern kontrol er

klar, navnlig om de finansielle kredsløb er tilstrækkelige, og Kommissionens

centrale tjenestegrene vil støtte dem i det fornødne omfang. Nærmere

bestemt vil de nye eller ændrede bestemmelser i den nye finansforordning

og gennemførelsesbestemmelserne hertil inden oktober 2002 blive

indarbejdet i de nuværende rammer for intern kontrol. GD for Budget vil

fortsætte med at udforme værktøjer i samarbejde med generalsekretariatet

og GD for Personale og Administration for at bistå Kommissionens

tjenestegrene med at tilpasse de eksisterende kontrolsystemer, så de kan

opfylde de nye krav, og der vil blive udarbejdet et omfattende

uddannelsesprogram til at underbygge processen.

5.2.2.

Delt forvaltning/generaldirektørens

indflydelse

manglende

muligheder

for

få

Ud af det samlede antal betingende udsagn lå 23 tydeligvis uden for

generaldirektørens direkte kontrol. Dog falder en række betingende udsagn,

der kunne være særdeles afhængige af eksterne organers virksomhed, ikke

desto mindre enten delvis eller fuldt ud ind under Kommissionens eller

tjenestegrenens forvaltning. Spørgsmålet om delt eller decentraliseret

forvaltning i forhold til medlemsstaterne optog en række generaldirektører i

høj grad. Nogle af dem nævnte også problemerne med decentraliserede

kontorer, som generaldirektøren ikke har noget klart mandat til at udføre en

effektiv kontrol med, selvom han eller hun måtte være den delegerede

anvisningsberettigede for dette kontor.

Aktion 12: GD for Budget skal i samarbejde med GD for Personale og

Administration og de pågældende tjenestegrene bestemme problemets

omfang inden marts 2003. GD for Budget skal forelægge Kommissionen et

forslag

begrænsninger,

der

skal

sættes

for

den

anvisningsberettigedes ansvar på hvert område med delt forvaltning. Dette

skulle gøre det muligt for generaldirektørerne at træffe de fornødne

foranstaltninger i tilfælde af usikkerhed eller påviste problemer.

5.2.3.

Revision og kontrol

Næsten halvdelen af generaldirektørerne henviste enten direkte eller

indirekte til revisionsrelaterede emner, herunder vanskeligheder med de

kontroller på stedet, der kræves som led i ledelsens egne kontrolaktiviteter,

samt deres egen interne revisionsfunktions opgaver og rolle. Mulighederne

for at opfylde det forventede niveau for kontroller på stedet blev ofte

begrænset af ressourceproblemer eller vanskeligheder med at opnå de

nødvendige systemoplysninger fra medlemsstaterne. Flere generaldirektører

påpegede, at deres interne revisionsfunktion var præget af, at den var

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

nyetableret, og de erkendte, at erklæringerne, navnlig de årlige, hidtil var

afgivet med begrænset forvisning. Området revision og kontrol udvikler sig til

stadighed og har været genstand for mange drøftelser i hele Kommissionen,

herunder den interne revisionstjenestes og finanskontrollens årsberetninger. I

denne forbindelse bliver det nødvendigt for hver tjenestegren at være klar

med en tilstrækkelig kontrolstruktur inden udgangen af 2002 og få defineret

en række sammenhængende centrale overvågningsordninger. Der vil blive

skelnet tydeligt mellem revision og kontrol i tråd med de internationalt

anerkendte principper om god embedsførelse.

Aktion 13: Kommissionen vil sikre, at fordelingen af ansvaret mellem

nøgleaktørerne inden for revisions- og kontrolområdet, herunder kontrol på

stedet, inden 1. december 2002 fastlægges i overensstemmelse med

principperne i hvidbogen om reform og den nye finansforordning, optimal

praksis og internationalt anerkendte principper om god embedsførelse.

5.2.4.

Ansættelse og uddannelse

Manglen på personale blev nævnt af omkring halvdelen af

generaldirektørerne (32 betingende udsagn). En lang række specifikke

emner blev berørt, herunder mangler i selve ansættelsesproceduren, mangel

på kandidater med de rette kvalifikationer på reservelisterne og det heraf

følgende behov for at uddanne uerfarent personale. For at løse disse

tilbagevendende problemer vil Kommissionen iværksætte følgende aktion:

Aktion 14: GD for Personale og Administration vil snarest muligt i 2002

gennemgå profilerne for nyansættelse i tjenestegrenene inden for

finansforvaltning og dertil hørende områder, sammenligne dem med de

nuværende udvælgelsesprocedurer på området og om fornødent

iværksætte yderligere åbne ansættelsesprøver. I så henseende vil GD for

Personale og Administration opstille en plan, der skal gennemføres af det

nye europæiske personaleudvælgelseskontor (EPSO) allerede fra

begyndelsen af 2003. Som en foreløbig foranstaltning vil midlertidige

ansættelser i ledige faste stillinger være en mulighed, indtil der fra de

pågældende ansættelsesprøver er etableret tilstrækkeligt lange

reservelister.

Aktion 15: GD for Budget vil give personalet den fornødne uddannelse i

finansforvaltning og en specialuddannelse med henblik på gennemførelsen

af den nye finansforordning. Sammen med tjenestegrenene vil GD for

Personale og Administration og GD for Budget afholde de nødvendige

kurser for de forskellige aktører, der er involveret i udgiftskredsløbet. Der er

allerede taget initiativer på området, og arbejdet vil blive udbygget.

5.2.5.

Modernisering af Kommissionens regnskabsmæssige rammer og systemer

Adskillige generaldirektører afgav betingende udsagn herom, og GD for

Budget havde selv to vigtige forbehold på området. Der er tre

nøglespørgsmål til moderniseringen af Kommissionens regnskabsførelse,

nemlig modernisering af de regnskabsmæssige rammer og de tilhørende

procedurer, problemer knyttet til det centrale støtteinformationssystem

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Sincom samt problemer vedrørende lokale informationssystemer og navnlig

disses forbindelser til det centrale system.

Behovet for modernisering af Kommissionens regnskabsmæssige rammer

skyldes et krav om at vide, hvor pålidelige finansrapporterings-

oplysningerne er, når de kommer fra andre kilder end det centrale

regnskabssystem, og i hvilken grad disse rammer stemmer overens med

internationalt anerkendte regnskabsprincipper og -standarder. Løsningen

forventes at ligge i en modernisering af regnskabssystemet ved hjælp af

indførelsen af et omkostningsregnskab - "accrual accounting" - som

forudset i den omarbejdede finansforordning, mens der til stadighed

fokuseres på kvaliteten i det eksisterende operationelle system.

Det er en kilde til stor bekymring, at de samme data forekommer flere

gange i Sincom's informationssystemstruktur, og navnlig at der risikerer at

mangle

sammenhæng

oplysninger,

som

dels

anvisningsberettigede, dels de centrale tjenestegrene modtager. I den

forbindelse igangsatte GD for Budget allerede ultimo 2001 et

"sammenhængsprojekt". Det vil også gavne sammenhængen, at

kontrolfunktionerne bliver decentraliseret i medfør af den reviderede

finansforordning. Desuden har GD for Budget taget initiativer til at styrke

de sikkerhedskontroller og det revisionsspor, der skal findes i systemet.

Kommissionen agter snarest muligt at tage fat på disse spørgsmål på

baggrund af en sammenhængende og realistisk projektplan.

Endelig henvises der i nogle af de betingende udsagn til begrænsninger i

lokale systemer og til behovet for at øge kvaliteten af deres grænseflader

med det centrale informationssystem. I denne forbindelse accepterer

Kommissionen de forskellige handlingsplaner, der er angivet i de

forskellige årsrapporter. Tjenestegrenene tilskyndes også til om muligt at

pege på fælles løsninger og indgå i et tæt samarbejde med den centrale

finanstjeneste for at optimere førnævnte overordnede projektplan, navnlig

vedrørende de centrale systemers potentielle funktionalitet og med hensyn

til effektiv projektstyring.

Aktion 16: Inden udgangen af 2002 vil Kommissionen vedtage og tilsende

de øvrige institutioner en sammenhængende plan for moderniseringen af de

regnskabsmæssige rammer, herunder den løbende udvikling hen imod et

system baseret på "accrual accounting".

Aktion 17: Kommissionen vil inden udgangen af 2002 vedtage en

meddelelse om de strategiske retningslinjer for de vigtigste fremtidige

finansinformationssystemer. Når projektplanen fastlægges, vil følgende tre

mål få absolut højeste prioritet: undgå inkonsekvens som følge af

dobbeltforekomst af data og applikationer, styrke sikkerhedskontrollen og

revisionssporet i systemet yderligere og gennemføre den nye

finansforordning pr. 1. januar 2003.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

ENERELLE KONKLUSIONER

De generelle konklusioner, der kan drages af rapporterne og erklæringerne,

er i hovedsagen positive i betragtning af, at det er Kommissionens første

erfaring hermed.

6.1.

Kommissionens situation

Aflæggelsen af årsrapporterne med erklæringer er indført og udformet som et

vigtigt reform- og strukturværktøj for ansvarlighed i forvaltningen.

Nyhedsværdien ligger i den enkle og effektive måde at øge ansvarligheden

og åbenheden på kombineret med den grundlæggende selvevaluering og

ejerskabet af de undtagelser, som ledelsen selv har noteret. Dette giver igen

ekstra drivkraft i ledelsens ejerskab af afhjælpende foranstaltninger på de

områder, der falder ind under Kommissionens kontrol.

Det overordnede billede, der tegner sig ud fra nærværende sammenfatning,

er måske ikke betryggende, idet det giver et meget skarpere og mere

foruroligende billede end nogensinde af det aktuelle niveau i Kommissionens

kontrolsystemer. Men et sådant afslørende billede betyder i sig selv, at der er

en reform i gang. Og det skal ses i tilgift til de aktioner, der i øjeblikket

gennemføres i forbindelse med reformen, som viser, at der er sket fremskridt

med indførelsen af en mere effektiv organisation, selvom der tydeligvis stadig

i den kommende tid skal arbejdes på at afbøde de påpegede risici.

Proceduren har også affødt strukturelle spørgsmål, der vil kræve, at

Kommissionen yder en ekstra indsats, der muligvis ligger uden for reformens

rammer, såsom videreudvikling af de interne styreformer, udbedring af

svaghederne i de institutionelle regnskabs- og informationskontrolsystemer,

overvejelser om de personalemæssige begrænsninger og spørgsmålet om,

hvordan man skal imødegå de delegeringsrisici, der er knyttet til alle

driftsstrukturer, der hviler på subsidiaritetsprincippet, mens Kommissionen

stadig har budgetansvaret.

Mens processen skrider frem, noterer Kommissionen sig også den

indlæringskurve, der følger med indførelsen af nye ledelsesværktøjer som

f.eks. årsrapporter og erklæringer, der er så godt som ukendte for mange

medlemsstater. Den er også meget glad for de indhøstede erfaringer og de

fremsatte anbefalinger til, hvordan processen fremover kan forbedres. Trods

disse forbedringer kan det ikke udelukkes, at der fremsættes andre

bemærkninger og forbehold i de kommende år. Kommissionen har ikke

kendskab til noget, der i væsentlig grad skulle kunne påvirke det billede, der

tegner sig efter det første års prisværdige indsats. Billedet er naturligvis

baseret på de oplysninger, som Kommissionen har til rådighed. Visse

elementer, f.eks. den delte forvaltning, kan bevirke indskrænkninger af

oplysningerne.

Timingen af hele proceduren for aflæggelse af den årlige rapport skal også

gennemgås. I medfør af den nye finansforordnings artikel 60, stk. 7, og

artikel 181, stk. 4, skal sammenfatningen af rapporterne gøres tilgængelig for

de øvrige institutioner inden den 15. juni det følgende år fra 2004. Derfor vil

Kommissionen måske allerede i 2003 delvis fremskynde tidsplanen for

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

årsrapporterne og sammenfatningen. Forslag i så henseende vil blive

medtaget i de reviderede retningslinjer, der er planlagt ifølge aktion 9.

Det er også nødvendigt at påpege, at problemer eller svagheder, der er

afdækket i forbindelse med erklæringens indførelse i Kommissionen, ikke

skal ses som en forværring af forvaltningen i Kommissionen. Alle de angivne

problemer eksisterede før reformen, men Kommissionens erkendelse og

ejerskab af dem sikrer nu, at der tages effektive initiativer, som vil blive

overvåget og fulgt op.

6.2.

Planlagte aktioner til løsning af problemerne

I denne forbindelse bemærker Kommissionen, at spektret af de emner, som

generaldirektørerne nævner i deres forbehold, er så stort, at man naturligvis

ikke kan løse alle problemerne på en gang. Kommissionen har da også

begrænsede finansielle og menneskelige ressourcer. Den skal også

opretholde en passende balance mellem at investere flere ressourcer i bedre

forvaltning og ledelse og at øge sin kapacitet til at udforme og gennemføre

politikker. Det kan betyde, at der skal vælges mellem forskellige prioriteter,

og at dette kræver nogle justeringer af tidsrammen for de aktioner, der er

fastlagt i sammenfatningen.

Kommissionen har noteret sig alle de betingende udsagn, der er fremsat, og

alle de heraf afledte aktioner, som generaldirektørerne har planlagt. Med

hensyn til betingende udsagn, der ikke er omfattet af ovenstående generelle

aktioner, opfordrer Kommissionen indtrængende de pågældende

tjenestegrene til at sikre, at de fornødne handlingsplaner med tilhørende

tidsplaner bliver udarbejdet inden september 2002.

Endelig bemærker Kommissionen, at generaldirektørerne bør forelægge

handlingsplanerne i detaljer for den ansvarlige kommissær, som på baggrund

af den årlige rapport og enhver anden tilgængelig information giver sin

tilslutning til den endelige udformning af den detaljerede handlingsplan. De

enkelte kommissærer vil herefter være ansvarlige for at overvåge, at

generaldirektørerne iværksætter de aftalte foranstaltninger.

De kommissærer, der er ansvarlige for budgettet og den administrative

reform, vil i overensstemmelse med princippet om Kommissionens politiske

ansvar som kollegium og i henhold til rammeaftalen om forbindelserne

mellem Europa-Parlamentet og Kommissionen forelægge denne

sammenfatning for de kompetente organer i Europa-Parlamentet, navnlig

Budgetudvalget og Budgetkontroludvalget.

De andre kommissærer fremlægger deres politiske vurdering af deres eget

ansvarsområde i henhold til aftaler indgået med parlamentsudvalgene. De

kan bede generaldirektøren om at gøre rede for sin årsrapport over for de

pågældende parlamentsudvalg.

Aktion 18: Handlingsplanerne i de årlige aktivitetsrapporter vil inden

september 2002 blive indarbejdet i de årlige forvaltningsplaner for 2002 og,

hvor det er hensigtsmæssigt, overført til forvaltningsplanerne for 2003.

Fremskridtene vil blive overvåget af den ansvarlige kommissær og

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

gennemgået i forbindelse med aflæggelsen af den følgende årlige rapport.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Handlingsplan

Aktionerne er opført i samme rækkefølge som i sammenfatningen og er således ikke

opført i prioriteret rækkefølge.

A) Tværfaglige politiske spørgsmål

Aktion 1:

For så vidt angår forskningsprogrammerne vil Kommissionen inden

udgangen af 2002 vedtage en detaljeret handlingsplan for håndtering af den

komplekse finansforvaltning af indirekte aktioner gennem forenkling og øget

overenstemmelse mellem de forskellige systemer, der for øjeblikket findes, og

gennem bedre kontraktforvaltning. Med henblik på at imødegå eksisterende risici

forbedres effektiviteten af den kontrol, som de relevante tjenestegrene udøver, og

arbejdet med at beskytte Fællesskabets økonomiske interesser intensiveres.

Aktion 2:

Selv om Kommissionen kan bekræfte, at reformen i forbindelse med de

eksterne forbindelser har været omfattende, har den ved flere lejligheder og som

opfølgning på den interne revisors årsberetning bemærket, at det er nødvendigt at

skabe mere synergi mellem de tjenestegrene, der har med de eksterne forbindelser

at gøre. De kommissærer, der tager sig af de eksterne forbindelser, bør efter aftale

med formanden, Romano Prodi, og næstformanden, Neil Kinnock, igen overveje, om

ressourcerne og strukturerne i Generaldirektoraterne for Eksterne Forbindelser,

Udvikling og EuropeAid kan organiseres bedre på længere sigt, så de bedre kan

betjene de pågældende kommissærer i udførelsen af deres opgaver, som ikke skal

ændres. Kommissionen vil inden årets udgang overveje, om der bør fremsættes

forslag herom. Under hensyntagen til, at 2001 stadig kun var opstartsfasen, er det

Kommissionens vurdering, at organisationen skal strammes op for at blive mere

effektiv. I denne forbindelse vil Kommissionen desuden vurdere og klarlægge

risikoen ved ekstern støtte og navnlig direkte budgetstøtte som en form for

udviklingsstøtte og meddele de øvrige institutioner sine eventuelle vigtige

konklusioner.

Den

vil

yderligere

gennemføre

evaluering

decentraliseringsprocessen næste år for at høste erfaring af den ændrede effektivitet

og målrettethed efter gennemførelsen af reformen i den eksterne støtte.

Aktion 3:

De specifikke forbehold vedrørende nuklear sikkerhed vil Kommissionen

tage fat på inden årets udgang, dels gennem en samling forslag til operationelle

rammebestemmelser for identificering af EU's sikkerhedsstandarder og bevaring af

nedlukningsfonde, dels gennem en nøje gennemgang af, hvordan den nukleare

ekspertise er fordelt på de kompetente tjenestegrene, for at gøre den mere effektiv.

Aktion 4:

Kommissionen vil sammen med Rådet søge at klarlægge sin del af

ansvaret for at opfylde de målsætninger, der er fastlagt for den delte forvaltning af

strukturfondene (FISCHLER). Kommissionen vil også udfærdige lovgivningsforslag

(BARNIER) med henblik på at afstemme sine overvågnings- og kontrolbeføjelser

med sine ansvarsområder.

B) Gennemførelse af reformen

Aktion 5:

Vedrørende manglen på menneskelige ressourcer i gennemførelsen af

reformen vil Kommissionen i forbindelse med den næste strategiske planlægnings-

og programmeringsproces, som indledes ultimo 2002, se på de behov, som

generaldirektørerne har givet udtryk for i deres årsrapporter. I denne forbindelse vil

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

generalsekretariatet udforme en ny metode til vurdering af ressourcebehovene inden

for såvel nuværende som kommende aktiviteter.

Aktion 6:

Med hensyn til reformens fortsatte gennemførelse vil Generalsekretariatet i

tæt samarbejde med GD for Budget og GD for Personale og Administration

gennemgå koordineringsmekanismerne mellem de centrale tjenester for at forbedring

den vejledning og rådgivning, der ydes til de operationelle tjenester. Desuden vil

generalsekretariatet udarbejde en detaljeret ABM-vejledning inden oktober 2002 og

bistå tjenestegrenene med udfærdigelsen af deres årlige forvaltningsplaner for 2003.

Aktion 7:

En tværtjenestelig arbejdsgruppe vil blive pålagt at koordinere de

eksisterende forvaltningsinformationssystemers interoperabilitet. Gruppen skal inden

november 2002 udarbejde en handlingsplan og overvåge gennemførelsen heraf.

Aktion 8:

GD for Budget vil, i samarbejde med Generalsekretariatet og GD for

Personale og Administration, inden udgangen af 2002 øge sin støtte og praktiske

vejledning med hensyn til de standarder, der dækker følsomme funktioner og

overvågninger, hvilke anses for meget vigtige for en smidig arbejdsgang i

Kommissionens tjenestegrene.

Aktion 9:

Alle Kommissionens tjenestegrene skal i særlig grad have

opmærksomheden rettet mod udformning og dokumentation af de interne

kontrolprocedurer, navnlig de finansielle procedurer, som skal hindre fejl og påvise

uregelmæssigheder, og registrering af undtagelser.

Aktion 10:

Generalsekretariatet vil, i samarbejde med GD for Budget, GD for

Personale og Administration og den interne revisionstjeneste, inden udgangen af

2002 gennemgå og styrke metoderne og vejledningen vedrørende udarbejdelsen af

årsrapporterne for 2002 med særligt fokus på spørgsmålet om væsentlighed, en

definition af, i hvilket omfang eventuelle forbehold skal indarbejdes i de ledsagende

erklæringer, samt håndteringen af tværtjenestelig delegering.

Aktion 11:

Forud for ikrafttrædelsen af den nye finansforordning er

generaldirektørerne og kontorcheferne allerede i færd med at oprette passende

systemer for intern kontrol. De skal inden november 2002 vurdere, hvor sikre de er

på, at de oprettede systemer for intern kontrol er klar, navnlig om de finansielle

kredsløb er tilstrækkelige, og Kommissionens centrale tjenestegrene vil støtte dem i

det fornødne omfang. Nærmere bestemt vil de nye eller ændrede bestemmelser i

den nye finansforordning og gennemførelsesbestemmelserne hertil inden oktober

2002 blive indarbejdet i de nuværende rammer for intern kontrol. GD for Budget vil

fortsætte med at udforme værktøjer i samarbejde med generalsekretariatet og GD for

Personale og Administration for at bistå Kommissionens tjenestegrene med at

tilpasse de eksisterende kontrolsystemer, så de kan opfylde de nye krav, og der vil

blive udarbejdet et omfattende uddannelsesprogram til at underbygge processen.

C) Horisontal ledelse

Aktion 12:

Inden marts 2003 skal GD for Budget i samarbejde med GD for

Personale og Administration og de pågældende tjenestegrene analysere de

problemer, der opstår som følge af delt forvaltning. GD for Budget skal forelægge

Kommissionen et forslag om de begrænsninger, der skal sættes for den

anvisningsberettigedes ansvar på hvert område med delt forvaltning. Dette skulle

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

gøre det muligt for generaldirektørerne at træffe de fornødne foranstaltninger i

tilfælde af usikkerhed eller påviste problemer.

Aktion 13:

Kommissionen vil sikre, at fordelingen af ansvaret mellem nøgleaktørerne

inden for revisions- og kontrolområdet, herunder kontrol på stedet, inden

1. december 2002 fastlægges i overensstemmelse med principperne i hvidbogen om

reform og den nye finansforordning, optimal praksis og internationalt anerkendte

principper om god embedsførelse.

Aktion 14:

GD for Personale og Administration vil snarest muligt i 2002 gennemgå

profilerne for nyansættelse i tjenestegrenene inden for finansforvaltning og dertil

hørende områder, sammenligne dem med de nuværende udvælgelsesprocedurer på

området og om fornødent iværksætte yderligere åbne ansættelsesprøver. I så

henseende vil GD for Personale og Administration opstille en plan, der skal

gennemføres af det nye europæiske personaleudvælgelseskontor (EPSO) allerede

fra begyndelsen af 2003. Som en foreløbig foranstaltning vil midlertidige ansættelser

i ledige faste stillinger være en mulighed, indtil der fra de pågældende

ansættelsesprøver er etableret tilstrækkeligt lange reservelister.

Aktion 15:

GD for Budget vil give personalet den fornødne uddannelse i

finansforvaltning og en specialuddannelse med henblik på gennemførelsen af den

nye finansforordning. Sammen med tjenestegrenene vil GD for Personale og

Administration og GD for Budget afholde de nødvendige kurser for de forskellige

aktører, der er involveret i udgiftskredsløbet. Der er allerede taget initiativer på

området, og arbejdet vil blive udbygget.

Aktion 16:

Inden udgangen af 2002 vil Kommissionen vedtage og tilsende de øvrige

institutioner en

sammenhængende plan for moderniseringen af

regnskabsmæssige rammer, herunder den løbende udvikling hen imod et system

baseret på "accrual accounting".

Aktion 17:

Kommissionen vil inden udgangen af 2002 vedtage en meddelelse om de

strategiske retningslinjer for de vigtigste fremtidige finansinformationssystemer. Når

projektplanen fastlægges, vil følgende tre mål få absolut højeste prioritet: undgå

inkonsekvens som følge af dobbeltforekomst af data og applikationer, styrke

sikkerhedskontrollen og revisionssporet i systemet yderligere og gennemføre den

nye finansforordning pr. 1. januar 2003.

Aktion 18:

Manglende eller utilstrækkelige handlingsplaner vil inden september 2002

blive indarbejdet i de årlige forvaltningsplaner for 2002. Disse handlingsplaner vil

ligesom andre handlingsplaner blive overført til forvaltningsplanerne for 2003 i

nødvendigt omfang. Fremskridtene vil blive overvåget af den ansvarlige kommissær

og gennemgået i forbindelse med aflæggelsen af den følgende årlige rapport.