Europaudvalget 2003
KOM (2003) 0087
Offentligt
1443917_0001.png
KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER
Bruxelles, den 21.02.2003
KOM(2003) 87 endelig
Forslag til
RÅDETS AFGØRELSE
om Fællesskabets holdning til forretningsordenen for associeringsrådet,
associeringsudvalget og de særlige udvalg, der er nedsat ved aftalen om oprettelse
af en associering mellem Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den ene
side og Republikken Chile på den anden side
(forelagt af Kommissionen)
 PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
1443917_0002.png
BEGRUNDELSE
Associeringsaftalen mellem Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater og
Republikken Chile blev undertegnet den 18. november 2002, og bestemmelserne vedrørende
de institutionelle rammer i aftalen (artikel 3 til 11) er blevet anvendt midlertidigt siden 1.
februar 2003.
Ved artikel 3 i aftalen nedsættes der et associeringsråd, som vil undersøge alle større
spørgsmål, som bringes op i forbindelse med denne aftale, såvel som alle andre bilaterale,
multilaterale eller internationale spørgsmål af fælles interesse. Associeringsrådet vil i
udførelsen af sine opgaver blive bistået af et associeringsudvalg og af særlige udvalg, som
omhandlet i henholdsvis artikel 6 og 7 i aftalen. Associeringsudvalget får ansvaret for
almindelig gennemførelse af aftalen.
Ifølge aftalens artikel 4, stk. 2, artikel 6, stk. 3, og artikel 7, stk. 3, skal associeringsrådet
fastsætte sin egen forretningsorden samt associeringsudvalgets og de særlige udvalgs
forretningsorden, for så vidt som de ikke er omhandlet i aftalen. Det første møde i
associeringsrådet er fastlagt til den 27. marts 2003, og forretningsordenen for
associeringsrådet, for associeringsudvalget og for de særlige udvalg skal vedtages i den
anledning.
2
 PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
1443917_0003.png
Forslag til
RÅDETS AFGØRELSE
om Fællesskabets holdning til forretningsordenen for associeringsrådet,
associeringsudvalget og de særlige udvalg, der er nedsat ved aftalen om oprettelse
af en associering mellem Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den ene
side og Republikken Chile på den anden side
RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, særlig artikel 300,
stk. 2, andet afsnit,
under henvisning til forslag fra Kommissionen
1
, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Aftalen om oprettelse af en associering mellem Det Europæiske Fællesskab og dets
medlemsstater på den ene side og Republikken Chile på den anden side blev
undertegnet den 18. november 2002, og nogle af bestemmelserne heri, herunder
bestemmelserne vedrørende de institutionelle rammer, er blevet anvendt midlertidigt
siden 1. februar 2003.
Ved artikel 3 i aftalen nedsættes der et associeringsråd, som skal undersøge alle større
spørgsmål, som bringes op i forbindelse med denne aftale, såvel som alle andre
bilaterale, multilaterale eller internationale spørgsmål af fælles interesse.
Ved artikel 6 i aftalen nedsættes der et associeringsudvalg, som vil bistå
associeringsrådet i udførelsen af dets opgaver og får ansvaret for almindelig
gennemførelse af aftalen.
Ifølge artikel 7 i aftalen vil associeringsrådet blive bistået i udførelsen af sine opgaver
af de særlige udvalg, der nedsættes ved aftalen.
Ifølge aftalens artikel 4, stk. 2, artikel 6, stk. 3, og artikel 7, stk. 3, skal
associeringsrådet vedtage sin egen forretningsorden og fastsætte associeringsudvalgets
og de særlige udvalgs forretningsorden.
Fællesskabet skal afgøre, hvilken holdning der skal indtages i associeringsrådet med
hensyn til vedtagelse af forretningsordenen for associeringsrådet, associeringsudvalget
og de særlige udvalg -
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
1
EFT C […] af […], s. […]
3
 PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:
Eneste artikel
Den holdning, der skal indtages af Fællesskabet i det associeringsråd, der er nedsat i henhold
til artikel 3 i aftalen om oprettelse af en associering mellem Det Europæiske Fællesskab og
dets medlemsstater på den ene side og Republikken Chile på den anden side, er baseret på
udkastet til associeringsrådets afgørelse, der er knyttet som bilag til denne afgørelse.
Udfærdiget i Bruxelles, den […].
På Rådets vegne
Formand
4
 PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
1443917_0005.png
BILAG
AFGØRELSE Nr. 1/2003 TRUFFET AF ASSOCIERINGSRÅDET,
der er nedsat ved aftalen om oprettelse af en associering mellem Det Europæiske Fællesskab
og dets medlemsstater på den ene side og Republikken Chile på den anden side
af [...]
vedrørende vedtagelse af forretningsordenen for associeringsrådet, associeringsudvalget
og de særlige udvalg
(/…/)
ASSOCIERINGSRÅDET EU-CHILE HAR -
under henvisning til aftalen om oprettelse af en associering mellem Det Europæiske
Fællesskab og dets medlemsstater på den ene side og Republikken Chile på den anden side (i
det følgende benævnt "aftalen") undertegnet i Bruxelles den 18. november 2002, særlig artikel
4, stk. 2, artikel 6, stk. 3, og artikel 7, stk. 3, og
ud fra følgende betragtning:
(1)
Associeringsrådet
skal
fastsætte
sin
egen
forretningsorden
associeringsudvalgets og de særlige udvalgs forretningsorden -
samt
TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:
Artikel 1
Associeringsrådets forretningsorden fastsættes som angivet i bilaget. Forretningsordenen for
associeringsudvalget og for de særlige udvalg fastsættes som anført i henholdsvis tillæg I og
tillæg II.
Artikel 2
Denne afgørelse træder i kraft den [...].
Udfærdiget i ..., den [...]
På associeringsrådets vegne
Formand
5
 PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
1443917_0006.png
BILAG
FORRETNINGSORDEN FOR ASSOCIERINGSRÅDET,
der er nedsat ved aftalen om oprettelse af en associering mellem Det Europæiske
Fællesskab og dets medlemsstater på den ene side og Republikken Chile på den
anden side
Artikel 1
Formandskab
Formandskabet for associeringsrådet udøves på skift for en periode på tolv måneder af
henholdsvis et medlem af Rådet for Den Europæiske Union og af Chiles udenrigsminister.
Første periode af formandskabet begynder på datoen for afholdelse af associeringsrådets
første møde og slutter den 31. december samme år.
Artikel 2
Møder
1.
Associeringsrådet træder sammen på ministerplan med regelmæssige mellemrum på
ikke over to år og ekstraordinært, når omstændighederne kræver det, hvis parterne er
enige herom.
Associeringsrådets møder afholdes på en dato og et sted, som begge parter er enige
om.
Associeringsrådets sekretærer indkalder i fællesskab til møderne i associeringsrådet.
Artikel 3
Repræsentation
1.
2.
Medlemmerne af associeringsrådet kan lade sig repræsentere, hvis de er forhindret i
at deltage i et møde.
Et medlem, der ønsker at lade sig repræsentere, skal meddele formanden for
associeringsrådet navnet på sin repræsentant inden det pågældende møde. Den, der
repræsenterer et medlem af associeringsrådet, udøver alle dette medlems rettigheder.
Artikel 4
Delegationer
Medlemmerne af associeringsrådet kan ledsages af embedsmænd. Før hvert møde underrettes
formanden for associeringsrådet om den planlagte sammensætning af parternes delegationer.
2.
3.
6
 PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
Artikel 5
Sekretariat
En tjenestemand i Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union og en
embedsmand fra Chiles udenrigsministerium fungerer sammen som sekretærer for
associeringsrådet.
Artikel 6
Dokumenter
Hvis forhandlingerne i associeringsrådet er baseret på skriftlige dokumenter, nummereres
disse og rundsendes af de to sekretærer som dokumenter fra associeringsrådet.
Artikel 7
Korrespondance
1.
2.
Al korrespondance til associeringsrådet sendes til begge sekretærer
associeringsrådet.
for
De to sekretærer sørger for, at korrespondancen videresendes til formanden for
associeringsrådet og i givet fald rundsendes som dokumenter som omtalt i artikel 6 i
denne forretningsorden til de øvrige medlemmer af associeringsrådet. Rundsendt
korrespondance sendes til Europa-Kommissionens Generalsekretariat, EU-
medlemsstaternes faste repræsentationer og Republikken Chiles diplomatiske
mission ved Den Europæiske Union i Bruxelles.
Korrespondance fra formanden for associeringsrådet sendes til adressaterne af de to
sekretærer og rundsendes i givet fald som dokumenter som omtalt i artikel 6 i denne
forretningsorden til de øvrige medlemmer af associeringsrådet på de i stk. 2 angivne
adresser.
Artikel 8
Dagsorden for møderne
3.
1.
Associeringsrådets sekretærer udarbejder på grundlag af forslag fra parterne en
foreløbig dagsorden for hvert møde. Associeringsrådets sekretærer sender den til de
adressater, der er nævnt i artikel 7 i denne forretningsorden, senest 15 dage inden
mødets begyndelse.
Den foreløbige dagsorden omfatter de punkter, som en af sekretærerne senest 21
dage inden mødets begyndelse har modtaget anmodning om at få optaget på
dagsordenen; sådanne punkter vil dog ikke blive optaget på den foreløbige
dagsorden, medmindre der er fremsendt støttedokumenter til sekretærerne inden
udsendelsen af den foreløbige dagsorden.
2.
7
 PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
3.
Dagsordenen vedtages af associeringsrådet ved hvert mødes begyndelse. Et punkt,
som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis
parterne er enige herom.
Efter aftale mellem parterne kan de i stk. 1 omhandlede tidsfrister afkortes for at tage
hensyn til særlige omstændigheder.
Artikel 9
Protokol
4.
1.
2.
De to sekretærer udarbejder i fællesskab hurtigst muligt et udkast til protokol for
hvert møde.
Protokollen indeholder i almindelighed for hvert punkt på dagsordenen oplysning
om:
a)
b)
c)
dokumenter, der er forelagt associeringsrådet
eventuelle erklæringer, som et medlem af associeringsrådet har anmodet om at
få optaget i protokollen
de vedtagne afgørelser, fremsatte henstillinger, vedtagne erklæringer samt
konklusioner, der er vedtaget i specifikke spørgsmål.
3.
Protokollen indeholder ligeledes en fortegnelse over de medlemmer af
associeringsrådet eller deres repræsentanter, som deltog i mødet, og en liste over de
delegationsmedlemmer, som ledsagede dem.
Protokollen godkendes skriftligt af begge parter senest tre måneder efter datoen for
mødet. Når protokollen er godkendt, underskrives to autentiske genparter heraf af de
to sekretærer, og hver af parterne arkiverer en original genpart. En genpart af
protokollen fremsendes til hver af de i artikel 7 i denne forretningsorden nævnte
adressater.
Artikel 10
Afgørelser og henstillinger
4.
1.
2.
Associeringsrådet træffer afgørelser og vedtager henstillinger ved gensidig
overenskomst mellem parterne.
I perioden mellem møderne kan associeringsrådet træffe afgørelser eller vedtage
henstillinger ved skriftlig procedure, hvis begge parter er enige herom. En skriftlig
procedure består af udveksling af noter mellem de to sekretærer, der handler i
forståelse med parterne.
Associeringsrådets afgørelser og henstillinger i henhold til aftalens artikel 5
benævnes henholdsvis »afgørelse« og »henstilling« og efterfølges af et løbenummer,
datoen for deres vedtagelse og en beskrivelse af deres emne. I hver afgørelse angives
datoen for dens ikrafttræden.
3.
8
 PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
4.
Ægtheden af associeringsrådets afgørelser og henstillinger bekræftes af de to
sekretærer, og to autentiske genparter underskrives af lederne af de to parters
delegationer.
Afgørelser og henstillinger fremsendes til hver enkelt af de i artikel 7 i denne
forretningsorden nævnte adressater som dokumenter fra associeringsrådet.
Artikel 11
Offentlighed
5.
1.
2.
Medmindre der træffes anden afgørelse, er møder i associeringsrådet ikke offentlige.
Hver part kan træffe beslutning om at offentliggøre associeringsrådets afgørelser og
henstillinger i deres respektive officielle tidende.
Artikel 12
Sprog
1.
2.
Associeringsrådets officielle sprog er parternes officielle sprog.
Medmindre der træffes anden afgørelse, skal associeringsrådet almindeligvis basere
sine forhandlinger og træffe sine afgørelser på grundlag af dokumenter og forslag på
de i stk. 1 omhandlede sprog.
Artikel 13
Udgifter
1.
Hver af parterne afholder de udgifter, der måtte opstå som følge af deltagelse i
associeringsrådets møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som
udgifter til postforsendelser og telekommunikation.
Udgifter i forbindelse med den praktiske tilrettelæggelse af møder, tolkning ved
møder, oversættelse og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært
for mødet.
2.
9
 PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
Artikel 14
Associeringsudvalg
1.
Der nedsættes hermed i henhold til artikel 6 i aftalen et associeringsudvalg til at bistå
associeringsrådet i udførelsen af dets opgaver og at tage ansvaret for den almindelige
gennemførelse af aftalen.
Udvalget sammensættes af repræsentanter for medlemmerne af Rådet for Den
Europæiske Union og af repræsentanter for Europa-Kommissionen på den ene side
og af repræsentanter for Chiles regering på den anden side, sædvanligvis på
højtstående embedsmandsplan, under hensyntagen til artikel 6, stk. 1, artikel 54, stk.
1, og artikel 193, stk. 1, i aftalen og uden at dette berører artikel 89, stk. 3.
Ud over at associeringsudvalget udfører de særlige opgaver, som det får pålagt ved
aftalen, forbereder det associeringsrådets møder og forhandlinger, overvåger i givet
fald gennemførelse af associeringsrådets afgørelser og henstillinger og sørger i
almindelighed for, at der er kontinuitet i associeringsforbindelserne, og at aftalen
fungerer efter hensigten. Det overvejer ethvert spørgsmål, som det får forelagt af
associeringsrådet, samt ethvert andet spørgsmål, som måtte opstå under den daglige
gennemførelse af aftalen.
I de tilfælde, hvor der i aftalen henvises til mulig konsultation, kan en sådan
konsultation finde sted i associeringsudvalget. Denne konsultation kan fortsætte i
associeringsrådet, hvis de to parter er enige herom, undtagen hvis andet fremgår af
aftalen.
Associeringsudvalgets forretningsorden er knyttet til denne forretningsorden som
tillæg I. Denne forretningsorden påvirker dog ikke eventuelle særlige regler i aftalen.
Artikel 15
Særlige udvalg
1.
Associeringsrådet bistås i udførelsen af sine opgaver af de særlige udvalg, der
nedsættes ved aftalen. Forretningsordenen for disse særlige udvalg påvirker ikke
eventuelle særlige regler i aftalen. Forretningsordenen for de særlige udvalg er
knyttet til denne forretningsorden som tillæg II.
Uden at dette berører artikel 193 i aftalen, kan associeringsrådet nedsætte særlige
udvalg i henhold til artikel 7, stk. 2, i aftalen. Forretningsordenen for disse særlige
udvalg vedtages af associeringsrådet.
2.
3.
4.
5.
2.
Udfærdiget i [Bruxelles], den […]
På associeringsrådets vegne
Formand
10
 PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
1443917_0011.png
TILLÆG I
FORRETNINGSORDEN FOR ASSOCIERINGSUDVALGET,
der er nedsat ved aftalen om oprettelse af en associering mellem Det Europæiske
Fællesskab og dets medlemsstater på den ene side og Republikken Chile på den
an den side
Artikel 1
Formandskab
1.
Formandskabet for associeringsudvalget udøves på skift for en periode på tolv
måneder af henholdsvis en tjenestemand fra Kommissionen for Det Europæiske
Fællesskab, på vegne af Fællesskabet og dets medlemsstater, og en embedsmand fra
den chilenske regering, på højtstående embedsmandsplan.
Første periode af formandskabet begynder på datoen for afholdelse af
associeringsrådets første møde og slutter den 31. december samme år. I denne
periode og derefter i hver periode på tolv måneder udøves formandskabet for
associeringsudvalget af den part, der har formandskabet i associeringsrådet.
Artikel 2
Møder
1.
Associeringsudvalget træder sammen en gang om året, eller når omstændighederne
kræver det, hvis parterne er enige herom. Hvis parterne er enige, kan
associeringsudvalgets møder afholdes som video- eller telekonference.
Begge sekretærer indkalder i fællesskab til møderne i associeringsudvalget, som
afholdes på en dato og et sted, som begge parter er enige om
.
Artikel 3
Delegationer
Før hvert møde underrettes formanden for associeringsudvalget om den planlagte
sammensætning af parternes delegationer og om deres leder.
2.
2.
11
 PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
Artikel 4
Sekretariat
1.
2.
En tjenestemand i Europa-Kommissionen og en embedsmand fra Chiles
udenrigsministerium fungerer sammen som sekretærer for associeringsudvalget.
Al korrespondance med formanden for associeringsudvalget i henhold til denne
forretningsorden sendes til sekretærerne for associeringsudvalget og til sekretærerne
og formanden for associeringsrådet samt i givet fald til medlemmerne af
associeringsudvalget.
Artikel 5
Offentlighed
Medmindre der træffes anden afgørelse, er møderne i associeringsudvalget ikke offentlige.
Artikel 6
Dagsorden for møderne
1.
Associeringsudvalgets sekretærer udarbejder en foreløbig dagsorden for hvert møde.
Den fremsendes til formanden og sekretærerne for associeringsrådet samt til
medlemmerne af associeringsudvalget senest 15 dage inden mødets begyndelse.
Den foreløbige dagsorden omfatter de emner, som formanden senest 21 dage inden
mødets begyndelse har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen;
sådanne punkter optages dog ikke på den foreløbige dagsorden, medmindre der er
fremsendt støttedokumenter til sekretærerne inden udsendelsen af den foreløbige
dagsorden.
Dagsordenen vedtages af associeringsudvalget ved hvert mødes begyndelse. Et
punkt, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen,
hvis begge parter er enige herom.
Associeringsudvalget kan anmode eksperter om at deltage i møderne med henblik på
oplysninger om særlige spørgsmål.
Formanden kan efter aftale med parterne afkorte de i stk. 1 og 2 nævnte tidsfrister for
at tage hensyn til særlige omstændigheder.
2.
3.
4.
5.
12
 PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
Artikel 7
Protokol
1.
2.
De to sekretærer udarbejder i fællesskab hurtigst muligt et udkast til protokol for
hvert møde.
Protokollen indeholder i almindelighed for hvert punkt på dagsordenen oplysning
om:
a)
b)
c)
3.
4.
dokumenter, der er forelagt associeringsudvalget
eventuelle erklæringer, som et medlem af associeringsudvalget har anmodet
om at få optaget i protokollen
de vedtagne afgørelser, fremsatte henstillinger, vedtagne erklæringer samt
konklusioner, der er vedtaget i specifikke spørgsmål.
af
Protokollen indeholder ligeledes en fortegnelse over de medlemmer
associeringsudvalget eller deres repræsentanter, som deltog i mødet.
Protokollen godkendes skriftligt af begge parter senest to måneder efter datoen for
mødet. Når protokollen er godkendt, underskrives to autentiske genparter heraf af de
to sekretærer, og hver af parterne arkiverer en original genpart. Der sendes en
genpart af protokollen til formanden og sekretærerne for associeringsrådet samt til
medlemmerne af associeringsudvalget.
Artikel 8
Afgørelser og henstillinger
1.
Hvis associeringsudvalget i medfør af aftalen er bemyndiget til at træffe afgørelser
eller vedtage henstillinger, benævnes sådanne akter henholdsvis "afgørelse" og
"henstilling" og efterfølges af et løbenummer, datoen for deres vedtagelse og en
beskrivelse af deres emne. I hver afgørelse angives datoen for dens ikrafttræden.
Når associeringsudvalget træffer en afgørelse, finder artikel 10, 11 og 12 i
associeringsrådets forretningsorden tilsvarende anvendelse.
Associeringsudvalgets afgørelser og henstillinger fremsendes til de adressater, der er
nævnt i artikel 4 i denne forretningsorden.
2.
3.
13
 PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
Artikel 9
Udgifter
1.
Republikken Chile og Det Europæiske Fællesskab afholder hver især de udgifter, der
måtte opstå som følge af deres deltagelse i associeringsudvalgets møder, såvel
udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og
telekommunikation.
Udgifter i forbindelse med den praktiske tilrettelæggelse af møder og reproduktion af
dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.
Udgifter i forbindelse med tolkning ved møder og oversættelse af dokumenter til
eller fra spansk og engelsk afholdes af den part, der er vært for mødet. Tolkning og
oversættelse til eller fra parternes øvrige officielle sprog afholdes af Fællesskabet.
Artikel 10
Funktioner under andre aftaler
1.
2.
Associeringsudvalget træder i stedet for det blandede udvalg, der blev nedsat ved
artikel 35, stk. 1, i rammeaftalen, der blev undertegnet den 21. juni 1996.
Det styrelsesudvalg, der blev nedsat ved artikel 6, litra b), i aftalen om videnskabeligt
og teknologisk samarbejde mellem Det Europæiske Fællesskab og Republikken Chile,
som blev undertegnet den 23. september 2002, henviser til det associeringsudvalg, der
er omhandlet i artikel 54 i associeringsaftalen.
Den blandede opfølgningsgruppe, der blev nedsat ved artikel 9 i aftalen mellem Det
Europæiske Fællesskab og Republikken Chile af 24. november 2002 om prækursorer
og kemiske stoffer, der ofte anvendes til ulovlig fremstilling af narkotika eller
psykotrope stoffer, rapporterer til associeringsudvalget.
2.
3.
3.
14
 PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
1443917_0015.png
TILLÆG II
FORRETNINGSORDEN FOR DE SÆRLIGE UDVALG,
der er nedsat ved aftalen om oprettelse af en associering mellem Det Europæiske
Fællesskab og dets medlemsstater på den ene side og Republikken Chile på den anden
side
Artikel 1
Formandskab
Medmindre andet fremgår af aftalen, udøves møderne i de særlige udvalg på skift af
henholdsvis en repræsentant for Europa-Kommissionen og en embedsmand fra den chilenske
regering.
Artikel 2
Møder
Medmindre andet fremgår af aftalen, mødes de særlige udvalg efter anmodning fra en af
parterne på en dato og et sted, som parterne på forhånd er blevet enige om.
Artikel 3
Delegationer
Før hvert møde underrettes formanden for de særlige udvalg om den planlagte
sammensætning af parternes delegationer og om deres leder.
Artikel 4
Sekretariat
1.
En tjenestemand i Europa-Kommissionen på den ende side og en embedsmand fra
Chiles regering på den anden side fungerer sammen som sekretærer for de særlige
udvalg.
Al korrespondance med formanden for de særlige udvalg sendes til sekretærerne for
de særlige udvalg og til sekretærerne og formanden for associeringsudvalget samt i
givet fald til medlemmerne af associeringsudvalget.
Artikel 5
Dokumenter
Hvis forhandlingerne i de særlige udvalg er baseret på skriftlige dokumenter, nummereres
disse og rundsendes af de to sekretærer som dokumenter fra de særlige udvalg.
2.
15
 PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
Artikel 6
Offentlighed
Medmindre der træffes anden afgørelse, er møderne i de særlige udvalg ikke offentlige.
Artikel 7
Dagsorden for møderne
1.
Sekretærerne for de særlige udvalg udarbejder en foreløbig dagsorden for hvert møde
senest 30 dage før mødet sammen med den fornødne dokumentation. Dagsordenen
fremsendes til formanden, sekretærerne og medlemmerne af associeringsudvalget
senest 15 dage inden mødets begyndelse. Dagsordenen vedtages af de særlige udvalg
ved hvert mødes begyndelse. Punkter, som ikke findes på den foreløbige dagsorden,
kan tilføjes, hvis begge parter er enige herom.
Efter aftale mellem parterne kan de i stk. 1 omhandlede tidsfrister afkortes for at tage
hensyn til særlige omstændigheder.
Artikel 8
Protokol
1.
2.
De to sekretærer udarbejder i fællesskab direkte efter mødet et udkast til protokol for
hvert møde.
Protokollen indeholder i almindelighed for hvert punkt på dagsordenen oplysning
om:
a)
b)
c)
3.
4.
dokumenter, der er forelagt de særlige udvalg
eventuelle erklæringer, som et medlem af det særlige udvalg har anmodet om
at få optaget i protokollen
- de fremsatte henstillinger, vedtagne erklæringer samt konklusioner, der er
vedtaget i specifikke spørgsmål.
2.
Protokollen indeholder ligeledes en fortegnelse over de medlemmer af de særlige
udvalg eller deres repræsentanter, som deltog i mødet.
Protokollen godkendes skriftligt af begge parter senest en måned efter datoen for
mødet. Når protokollen er godkendt, underskrives to autentiske genparter heraf af de
to sekretærer, og hver af parterne arkiverer en original genpart. Der sendes en
genpart af protokollen til formanden og sekretærerne for associeringsudvalget samt
til medlemmerne af de særlige udvalg.
16
 PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
Artikel 9
Henstillinger
1.
I de tilfælde, som er fastsat i aftalen, hvor et særligt udvalg er bemyndiget til at rette
henstillinger, benævnes sådanne akter "henstilling" og efterfølges af et løbenummer,
datoen for deres vedtagelse og en beskrivelse af deres emne.
Når det særlige udvalg retter en henstilling, finder bestemmelserne i artikel 10, 11 og
12 i associeringsrådets forretningsorden tilsvarende anvendelse.
Henstillinger fra de særlige udvalg sendes til sekretærerne for associeringsudvalget.
Artikel 10
Udgifter
1.
Republikken Chile og Det Europæiske Fællesskab afholder hver især de udgifter, der
måtte opstå som følge af deres deltagelse i de særlige udvalgs møder, såvel udgifter
til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og
telekommunikation.
Udgifter i forbindelse med den praktiske tilrettelæggelse af møder og reproduktion af
dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.
Udgifter i forbindelse med tolkning ved møder og oversættelse af dokumenter til
eller fra spansk og engelsk afholdes af den part, der er vært for mødet. Tolkning og
oversættelse til eller fra parternes øvrige officielle sprog afholdes af Fællesskabet.
Artikel 11
Rapportering
De særlige udvalg rapporterer til associeringsudvalget.
2.
3.
2.
3.
17