Europaudvalget 2003
KOM (2003) 0422
Offentligt
1444233_0001.png
KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER
Bruxelles, den 9.7.2003
KOM(2003) 422 endelig
MEDDELELSE FRA KOMMISSIONEN
Beretning til dechargemyndigheden, der opsummerer det antal og de typer interne
revisioner, der er foretaget I 2002, de primære henstillinger, der er fremsat, og den
opfølgning, der har fundet sted af disse henstillinger
(artikel 86, stk. 4, i Rådets forordning nr. 1605/2002)
 PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
INDHOLDSFORTEGNELSE
1.
2.
2.1.
3.
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
3.6.
3.7.
3.8.
3.9.
3.10.
3.11.
3.12.
3.13.
4.
Indledning
................................................................................................................... 3
Overblik over de interne revisioner og den opfølgning, der har fundet sted....
3
Opfølgning af tidligere revisioner
............................................................................ 3
Overblik over de enkelte revisioner
........................................................................ 3
Gennemgang af de årlige aktivitetsrapporter og erklæringer vedrørende 2001
fra de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede
............................... 3
Revision af efteruddannelse i Kommissionen.......................................................
4
Revision af opfølgningen af dechargeproceduren
............................................... 4
Dybtgående revision i Generaldirektoratet for Regionalpolitik
........................... 4
Revision af geninddrivelse af for meget udbetalte beløb....................................
5
Etablering af strukturfonde i kandidatlandene (meddelelse om styring)...........
5
Opfølgning af tidligere revisioner
............................................................................ 5
Reformopfølgningen
................................................................................................. 6
Forvaltningen af bygningernes infrastruktur..........................................................
6
Indkøb af undersøgelser og tjenester
.................................................................... 6
Gennemgang af programforvaltningens programstyring på området "eksterne
forbindelser"
............................................................................................................... 6
"Counterpart-midler" (Den Europæiske Udviklingsfond) og budgetstøtte........
7
Renovering af Berlaymont-bygningen....................................................................
7
Konklusioner................................................................................................................ 7
2
 PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
1.
I
NDLEDNING
Denne sammenfattende beretning fremsendes til dechargemyndigheden i
overensstemmelse med artikel 86, stk. 4, i Rådets forordning (EF, Euratom)
nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De
Europæiske Fællesskabers almindelige budget.
Formålet med beretningen er at gøre rede for det antal og de typer interne
revisioner, der er foretaget, de vigtigste henstillinger, der er fremsat, og den
opfølgning, der har fundet sted af disse henstillinger.
2.
O
VERBLIK
STED
OVER DE INTERNE REVISIONER OG DEN OPFØLGNING
,
DER HAR FUNDET
I 2002 gennemførte den interne revisor
overensstemmelse med arbejdsprogrammet:
følgende
revisioner
i
- Gennemgang af de årlige aktivitetsrapporter og erklæringer vedrørende
2001 fra de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede
- revision af efteruddannelse i Kommissionen
- revision af opfølgningen af dechargeproceduren
- revision af GD for Regionalpolitik (dybtgående revision)
- revision af geninddrivelse af for meget udbetalte beløb
- etablering af strukturfonde i kandidatlandene (meddelelse om styring)
2.1.
Opfølgning af tidligere revisioner
- Reformopfølgningen
- forvaltningen af bygningsinfrastrukturen
- indkøb af undersøgelser og tjenester
- gennemgang af programforvaltningens programstyring på området
"eksterne forbindelser"
- "Counterpart-midler" (Den Europæiske Udviklingsfond) og budgetstøtte
- renovering af Berlaymont-bygningen.
3.
3.1.
O
VERBLIK OVER DE ENKELTE REVISIONER
Gennemgang af de årlige aktivitetsrapporter og erklæringer vedrørende
2001 fra de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede
Denne procesrevision er blevet udført samtidig med, at sammenfatningen af
de årlige aktivitetsrapporter 2001 blev udarbejdet, og der er blevet taget
hensyn til henstillingerne i sammenfatningen. Målet var at se på styrken og
svaghederne i rapporterne og erklæringerne og at samle erfaringer til
kommende opgaver.
Henstillinger
I henstillingerne fremhæves betydningen af, at tjenestegrenene lægger større
vægt på en bedre rapportering af resultater og løsninger og på en mere
detaljeret beskrivelse af de interne kontrolsystemer på stedet og
3
 PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
nødvendigheden af at have en klar metode samt de involverede aktørers
rolle.
Gennemførte aktioner
Metoderne og vejledningen er blevet forbedret, især med Kommissionens to
meddelelser af 21. januar (KOM(2003) 28 og SEC(2003) 59).
3.2.
Revision af efteruddannelse i Kommissionen
I efteruddannelsesrevisionen så man på organisationen og efterud-
dannelsestilbuddet i Bruxelles og Luxembourg med hovedvægten lagt på
eksempler på bedste praksis uden for Kommissionen.
Henstillinger
IAS
(den
interne
revision)
henstillede,
at
den
efteruddannelsesorganisation og -strategi forbedres for
imødekomme institutionens behov og for at gennemføre de
områder
og
for
at
forbedre
kontrollen
med
efteruddannelsesopgaver, ved at der udarbejdes centraliserede
og beretninger om udbyderne.
Gennemførte aktioner
Kommissionen har vedtaget en efteruddannelsesstrategi efter reformen, hvor
der tages hensyn til de prioriterede behov, som er fastlagt med tiltaget
"aktivitetsbaseret ledelse".
3.3.
Revision af opfølgningen af dechargeproceduren
Målet med revisionen var at anbefale forbedringer i opfølgningen af
Kommissionens dechargeprocedure.
Henstillinger
I revisionsberetningen henstillede man at udarbejde en interinstitutionel
strategi for dechargeproceduren og en metode til måling af kontrollens
effektivitet, at skabe forståelse for risikoen for EU's ry, at udarbejde et system
med beretninger om gennemførte aktioner og at forbedre den centrale styring
af processen i Kommissionen.
Gennemført aktion
Der er blevet arbejdet videre med de tekniske spørgsmål, og ansvaret hos de
pågældende aktører i Kommissionen er blevet klarlagt i en kommissionens
meddelelse fra Kommissionen fra januar 2003.
3.4.
Dybtgående revision i Generaldirektoratet for Regionalpolitik
Målet med revisionen var at få et bedre kendskab til risiko- og kontrolprofilen
i generaldirektoratet set i relation til Kommissionen som helhed. Revisionen
var koncentreret om følgende tre områder: gennemførelsen af
bestemmelserne vedrørende finansiel kontrol af Den Europæiske Fond for
Regionaludvikling, processen med fortolkningen af forordninger og
beretningerne.
Henstillinger
IAS henstillede, at man fokuserede på præventive former for kontrol, at man
indførte oplysningserklæringer fra medlemsstaterne, samtidig med at
generelle
at kunne
prioriterede
udliciterede
regnskaber
4
 PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
medlemsstaternes samarbejde vedrørende kontrolspørgsmål blev styrket.
IAS foreslår også, at man bygger videre på den forbedrede ramme for
bestemmelser vedrørende styring og kontrol og endelig, at man styrker
embedsmandens rådgivende rolle.
Gennemført aktion
Generaldirektoratet for Regionalpolitik har allerede udarbejdet en
revisionsstrategi, omorganiseret revisions- og kontrolafdelingerne og
forberedt forslag til forbedring af samarbejdet mellem medlemsstaterne med
henblik på fællesrevisionskonceptet (tillidsaftalen).
3.5.
Revision af geninddrivelse af for meget udbetalte beløb
Formålet med denne revision var at få en bedre forståelse af de særlige
mekanismer i processer mellem forskellige afdelinger og at støtte den
igangværende reformproces inden for dette område. Revisionen var
koncentreret om tilbagebetaling af uretmæssigt udbetalt støtte i forbindelse
med området direkte styring og Den Europæiske Udviklingsfond.
Henstillinger
IAS henstillede, at man udarbejder en kontrol- og styringsopgave i
tilbagebetalingssystemerne,
en
harmoniseret
fremgangsmåde
ved
behandlingen af krav om tilbagebetaling, en central overvågning og
vejledning samt en forbedring af de pågældende IT-redskaber.
Gennemført aktion
Lovgivningsrammen er blevet grundlæggende ændret, og Kommissionen har
vedtaget afhjælpende foranstaltninger.
3.6.
Etablering af strukturfonde i kandidatlandene (meddelelse om styring)
På grundlag af en undersøgelse om styring af strukturstøtten, som blev
påbegyndt i begyndelsen af 2002, udsendte IAS et notat om styring for at
henlede opmærksomheden på spørgsmålet om kandidatlandenes
administrative kapacitet og kravene vedrørende menneskelige ressourcer til
udførelse af opgaver før og efter udvidelsen.
Henstilling og gennemført aktion
De involverede generaldirektorater har allerede taget initiativer for at løse de
udpegede problemer og mindske risiciene, såsom en omhyggelig
planlægning af programmeringsprocessen for de nye medlemsstater og en
indgående overvågning af forpligtelserne, EDIS-processen og forenklingen af
strukturfondenes styring. Man har besluttet at give yderligere støtte for at
styrke den administrative kapacitet i de kommende medlemsstater
(overgangsfaciliteter).
3.7.
Opfølgning af tidligere revisioner
Resumé
I IAS' interne revisionsberetning fremhæves nødvendigheden af at
videreudvikle opfølgningsprocedurerne, og man fremhæver ledelsens ansvar
ved opfølgningen af revisionens henstillinger og korrigerende aktioner.
Gennemført aktion
5
 PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
Tjenestegrenene fremsendte i slutningen af januar 2003 deres handlingsplan
som svar på de revisioner, IAS indtil da havde gennemført. Kommissionen
vedtog en beslutning i januar 2003 om aktørers rolle og ansvar ved kontrol
og revision.
Inden for grænserne af de forhåndenværende ressourcer vil IAS planlægge
opfølgende opgaver inden for udvalgte områder.
3.8.
Reformopfølgningen
Denne revision drejede sig om, hvilke fremskridt der var sket i
generaldirektoraterne med reformaktionerne.
Henstillinger
IAS fremhævede nødvendigheden af, at der fortsat kom impulser fra en
styregruppe og behovet for passende ressourcer.
Gennemført aktion
ABM-styregruppens mandat er blevet udvidet for at kunne inddrage hele
området med den administrative reform, og anvendelsen af de stillinger, der
er frigivet som følge af efterlønsordningen, er blevet tildelt prioriteret ud fra de
reformrelaterede behov.
3.9.
Forvaltningen af bygningernes infrastruktur
Resumé
Målet med denne revision var at gøre status over forvaltningen af
infrastrukturen.
Kommissionens forslag om en omarbejdning af finansforordningen ville
afhjælpe problemet, men budgetmyndigheden har afvist forslaget om at give
tilladelse til direkte lån.
I en specifik meddelelse fra Kommissionen, der forventes i 2003, vil man
introducere en plan om at undersøge de bygningsmæssige og logistiske
følger, inden der tages beslutning om omstrukturering af afdelinger.
Der er blevet oprettet to nye kontorer for infrastruktur, hvilket vil give
mulighed for en afklaring og rationalising af aktiviteter og ansvarsområder.
3.10.
Indkøb af undersøgelser og tjenester
Resumé
Opfølgningen af den pågældende revision er stadig ved at blive udarbejdet,
og alle generaldirektorater sender i øjeblikket meddelelse til IAS om, hvilke
aktioner de planlægger for at forbedre og optimere anvendelsen af de
undersøgelser og tjenester, som allerede er udført, og for bedre at
koordinere programmeringen for at undgå dobbeltarbejde.
3.11.
Gennemgang af programforvaltningens programstyring på området
"eksterne forbindelser"
Resumé
IAS foreslog i sin beretning, at man især tog strukturen i Generaldirektoratet
for Eksterne Forbindelser op, og at man brugte oplysningserklæringerne fra
landene til den eksterne støtte.
Gennemført aktion
6
 PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
Der er blevet oprettet en arbejdsgruppe, der dækker flere tjenester, og denne
har udarbejdet en rapport som opfølgning af en aktion i oversigten over
beretningerne fra 2001 om de årlige aktiviteter, som omhandler det samme
spørgsmål.
Rapporten
blev
sendt
til
Kommissionens
revisionsopfølgningsudvalg i april til videre behandling.
3.12.
"Counterpart-midler" (Den Europæiske Udviklingsfond) og budgetstøtte
Resumé
På grundlag af beretningen fra IAS er en række konkrete foranstaltninger
blevet gennemført af Generaldirektoratet AIDCO i form af retningslinjer,
registreringssystemer og overvågningsredskaber samt forbedret samarbejde
med andre støttegivere. Henstillingerne fra IAS vil blive taget op i forbindelse
med en dybtgående revision af GD AIDCO.
3.13.
Renovering af Berlaymont-bygningen
Resumé
På grundlag af henstillingerne fra IAS, som blev fremlagt i beretningen om
renoveringen og det mulige køb af Berlaymont-bygningen, er en række
aktioner blevet gennemført, såsom udarbejdelse af detaljerede scenarier
vedrørende udgifterne til lignende projekter og en styrkelse af
ledelsesstrukturen for den resterende del af det nuværende projekt.
Det nye kontor for infrastruktur i Bruxelles har nu ansvaret for opfølgningen af
henstillingerne. Der er blevet underskrevet en aftale mellem Kommissionen
og den belgiske stat om fastsættelse af en pris på Berlaymont-bygningen,
hvor der tages hensyn til en fornuftig styring af renoveringen, fastlægges en
dato for indflytningen og gives en præcisering af det færdige produkt.
4.
K
ONKLUSIONER
Denne beretning er blevet udarbejdet for at give dechargemyndigheden et
resumé over antal og type af de interne revisioner udført i 2002, de vigtigste
henstillinger og de gennemførte aktioner i forbindelse med disse
henstillinger.
7