PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Europaudvalget 2004-05 (2. samling)
KOM (2004) 0835
Offentligt

KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER

Bruxelles, den 28.12.2004

KOM(2004) 835 endelig

2004/0287 (COD)

Forslag til

EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING

om visuminformationssystemet (VIS) og udveksling af oplysninger mellem

medlemsstaterne om visa til kortvarigt ophold

SEC(2004)1628

(forelagt af Kommissionen)

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

BEGRUNDELSE

ENERELT FORMÅL

Som led i den gradvise indførelse af et område med frihed, sikkerhed og

retfærdighed skal EU sikre, at der er fri bevægelighed for personer og et højt

sikkerhedsniveau. I den forbindelse er der givet høj prioritet til udvikling og

oprettelse af visuminformationssystemet (VIS) som et system til udveksling af

visumoplysninger mellem medlemsstaterne; dette er et af de vigtigste initiativer

inden for de EU-politikker, som skal fremme stabiliteten og sikkerheden.

Med udgangspunkt i konklusionerne fra Det Europæiske Råds møder i Laeken,

Sevilla og Thessaloniki vedtog RIA-Rådet den 19. februar 2004 et sæt konklusioner

om visuminformationssystemet

. I disse rådskonklusioner, som blev bekræftet af Det

Europæiske Råd i Bruxelles den 25. og 26. marts 2004

, fastsættes der en række

retningslinjer for udviklingen af VIS, som der skal tages hensyn til "ved

forberedelsen af den tekniske gennemførelse af VIS og forslaget til retsakt

vedrørende oprettelsen af VIS under fuld overholdelse af EF-lovgivningen om

beskyttelse af personoplysninger"

Forud for dette forslag vedtog Rådet den 8. juni 2004 Rådets beslutning 2004/512/EF

om indførelse af visuminformationssystemet (VIS

), der udgør det nødvendige

retsgrundlag for, at de bevillinger, som er nødvendige for udviklingen af VIS, kan

opføres på budgettet for Det Europæiske Fællesskab, og for, at den pågældende del

af budgettet kan gennemføres; i beslutningen fastlægges VIS' arkitektur,

Kommissionen får mandat til at udvikle VIS på det tekniske plan med bistand fra

SIS II-udvalget

, og det fastsættes, at de nationale systemer skal tilpasses og/eller

udvikles af medlemsstaterne.

Videreudviklingen og oprettelsen af VIS kræver, at der udarbejdes omfattende

juridiske rammer. Formålet med dette forslag til Europa-Parlamentets og Rådets

forordning er at fastlægge formålet med VIS og dets funktioner og ansvarsområder,

at give Kommissionen mandat til at oprette og vedligeholde VIS og at fastsætte

procedurer og betingelser for udveksling af oplysninger mellem medlemsstaterne om

ansøgninger om visa til kortvarigt ophold for at lette behandlingen af disse

ansøgninger og afgørelser i forbindelse hermed.

VIS skal forbedre administrationen af den fælles visumpolitik, det konsulære

samarbejde og konsultationerne mellem de centrale konsulære myndigheder for at

forebygge trusler mod den indre sikkerhed og "visumshopping" og lette bekæmpel-

sen af svig og kontrollen ved kontrolstederne ved de ydre grænser og inden for

medlemsstaternes område, identifikationen og tilbagesendelsen af ulovlige

indvandrere og anvendelsen af "Dublin II-forordningen" (forordning

Rådsdokument 6535/04 VISA 33 COMIX 111.

Jf. punkt 5 c) i erklæringen om bekæmpelse af terrorisme, rådsdokument 7764/04 JAI 94.

Se punkt 3 i Rådets konklusioner.

EUT L 213 af 15.6.2004, s. 5.

Nedsat ved artikel 5, stk. 1, i Rådets forordning (EF) nr. 2424/2001 (EFT L 328 af 13.12.2001, s. 4).

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

(EF) 343/2003)

. Forbedringen af vurderingen af visumansøgninger, herunder

konsultationer mellem de centrale myndigheder, og kontrol og identifikation af

ansøgerne på konsulaterne og på kontrolstederne bidrager til den indre sikkerhed i

medlemsstaterne og til bekæmpelsen af terrorisme

, hvilket er et horisontalt mål og et

grundlæggende kriterium for den fælles visumpolitik; denne forbedring bidrager

desuden til bekæmpelsen af ulovlig indvandring

. Samtidig vil VIS være til gavn for

bona fide-rejsende, fordi det forbedrer procedurerne for udstedelse af visa og for

kontrol.

Anvendelsesområdet for denne forordning vedrører udveksling af oplysninger om

Schengen-visa til kortvarigt ophold, hvilket er hovedformålet med VIS, herunder

nationale visa til længerevarende ophold med samme gyldighed som visa til

kortvarigt ophold. Udveksling af oplysninger om andre nationale visa til

længerevarende ophold udstedt af Schengen-staterne, som også indgår i Rådets

konklusioner af 19. februar 2004

, kræver en særskilt retsakt: I modsætning til visa til

kortvarigt ophold findes der ikke nogen fælles regler om procedurer for

medlemsstaternes udstedelse af visa til længerevarende ophold, og den fælles

beslutningsprocedure finder ikke anvendelse på den relevante bestemmelse i

traktaten, nemlig artikel 63, nr. 3), litra a), så længe der ikke er truffet afgørelse efter

traktatens artikel 67, stk. 2.

Denne forordning vil udgøre det vigtigste instrument i de juridiske rammer for VIS.

For at færdiggøre disse juridiske rammer vil der imidlertid specielt være behov for

yderligere retsakter om:

ændring af de fælles konsulære instrukser

med hensyn til standarder og

procedurer for optagelse af biometriske data, herunder forpligtelsen til at

registrere biometriske elementer og undtagelserne herfra

udvikling af en ordning for udveksling af oplysninger med Irland og Det

Forenede Kongerige med henblik på at lette anvendelsen af Dublin II-

forordningen (forordning (EF) nr. 343/2003)

og lette identifikationen og de

administrative procedurer for tilbagesendelse af ulovlige indvandrere, for så

vidt som Irland og Det Forenede Kongerige deltager i indvandrings- og

tilbagesendelsespolitikken

udveksling af oplysninger om visa til længerevarende ophold, som ikke

samtidig er gyldige som visa til kortvarigt ophold, via VIS; der er behov for

yderligere politiske retningslinjer på dette område, fordi der ikke findes fælles

regler for sådanne visa.

EUT L 50 af 25.2.2003, s. 1.

Jf. punkt 1 g) i bilaget til Rådets konklusioner af 19.2.2004.

Jf. artikel 5, stk. 1, litra e), og artikel 15 i Schengen-konventionen og indledningen til del V i de fælles

konsulære instrukser.

Jf. punkt 2 og punkt 3 a) i bilaget til Rådets konklusioner af 19.2.2004, herunder ""nationale" visa (…)

[udstedt af] de medlemsstater, der har afskaffet kontrol ved deres indre grænser".

EUT C 310 af 19.12.2003, s. 1.

EUT L 50 af 25.2.2003, s. 1.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

IRKNINGERNE AF VISUMINFORMATIONSSYSTEMET

(VIS)

I den udvidede konsekvensanalyse

, som er vedlagt dette forslag, understreges

behovet for VIS og dets virkninger i forhold til andre politiske muligheder, og det

forklares specielt, hvorfor det er afgørende at lagre og anvende biometriske data i

VIS, hvis man skal kunne opfylde formålene med VIS, og hvilke sikkerhedsforan-

staltninger for databeskyttelse og datasikkerhed der er nødvendige. Da der er tale om

følsomme spørgsmål vedrørende beskyttelse af personoplysninger, er det bl.a.

nødvendigt at høre Artikel 29-Gruppen

ETSGRUNDLAG

Denne forordning har hjemmel i EF-traktatens artikel 62, nr. 2), litra b), nr. ii), og

artikel 66. Artikel 66 udgør det rigtige retsgrundlag for oprettelsen og vedligeholdel-

sen af VIS og for procedurerne for udveksling af visumoplysninger mellem

medlemsstaterne, der skal sikre samarbejde mellem de relevante myndigheder i

medlemsstaterne og mellem disse myndigheder og Kommissionen på de områder,

som er omfattet af traktatens afsnit IV. Disse områder omfatter gennemførelsen af

den fælles visumpolitik, kontrol ved de ydre grænser og foranstaltninger vedrørende

asyl og ulovlig indvandring.

Men ud over ordningerne og procedurerne for indlæsning, udveksling og søgning af

visumoplysninger i VIS omfatter forordningen en række procedurer, som er

nødvendige for medlemsstaternes behandling af ansøgninger om og udstedelse af

visa til kortvarigt ophold på grundlag af Schengen-reglerne om den fælles

visumpolitik. Indlæsningen af oplysninger i VIS ved modtagelsen af visumansøg-

ningen og kontrol i VIS af, om der tidligere er indgivet visumansøgninger, er

obligatoriske skridt under behandlingen af en sådan ansøgning og udgør i sig selv

procedurer og betingelser for udstedelse af visa efter artikel 62, nr. 2), litra b), nr. ii).

Ifølge EF-traktatens artikel 67, stk. 4, vedtages de foranstaltninger, der er nævnt i

EF-traktatens artikel 62, nr. 2), litra b), nr. ii), efter den fælles beslutningsprocedure,

jf. artikel 251. Da afgørelser efter artikel 66 nu skal træffes med kvalificeret flertal

og ikke som tidligere med enstemmighed

, er de to retsgrundlag forenelige og kan

kombineres. Den fælles beslutningsprocedure finder derfor anvendelse på

vedtagelsen af forordningen som et samlet hele.

ELTAGELSE I

VIS

Da forordningen vedrører udveksling af oplysninger om visa til kortvarigt ophold

mellem de medlemsstater, "der har afskaffet kontrol ved deres indre grænser"

udgør den en udbygning af Schengen-reglerne om den fælles visumpolitik. Det har

følgende indvirkning på deltagelsen i VIS:

I overensstemmelse med Kommissionens arbejdsprogram for 2004, KOM(2003) 645 endelig.

Gruppen vedrørende beskyttelse af personer i forbindelse med behandling af personoplysninger, som er

nedsat ved artikel 29 i direktiv 95/46/EF af 24. oktober 1995, EFT L 281 af 23.11.1995, s. 31.

Protokol vedrørende artikel 67, der er knyttet som bilag til Nice-traktaten.

Punkt 2 i bilaget til Rådets konklusioner af 19.2.2004.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Island og Norge:

De procedurer, der er fastsat i den associeringsaftale

, som er indgået mellem Rådet

og Republikken Island og Kongeriget Norge om disse to staters associering i

gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengen-reglerne, finder

anvendelse, da dette forslag bygger på Schengen-reglerne, jf. bilag A til aftalen.

Danmark:

I medfør af protokollen om Danmarks stilling, der er knyttet som bilag til EU-

traktaten og EF-traktaten, deltager Danmark ikke i vedtagelsen af forordningen, og

forordningen er derfor ikke bindende for og finder ikke anvendelse i Danmark. Da

forordningen udgør en foranstaltning, som sigter mod at udbygge Schengen-reglerne

efter bestemmelserne i EF-traktatens afsnit IV, finder artikel 5 i ovennævnte protokol

anvendelse.

Det Forenede Kongerige og Irland:

I medfør af artikel 4 og 5 i protokollen om integration af Schengen-reglerne i Den

Europæiske Union, Rådets afgørelse 2000/365/EF af 29. maj 2000 om anmodningen

fra Det Forenede Kongerige Storbritannien og Nordirland om at deltage i visse

bestemmelser i Schengen-reglerne

og Rådets afgørelse 2002/192/EF af 28. februar

2002 om anmodningen fra Irland om at deltage i visse bestemmelser i Schengen-

reglerne

deltager Det Forenede Kongerige og Irland ikke i vedtagelsen af

forordningen, og forordningen er ikke bindende for og finder ikke anvendelse i Det

Forenede Kongerige og Irland.

De nye medlemsstater:

Da initiativet udgør en retsakt, der bygger på Schengen-reglerne eller på anden måde

har tilknytning dertil, jf. tiltrædelsesaktens artikel 3, stk. 2, finder forordningen først

anvendelse i en ny medlemsstat, når Rådet har truffet afgørelse herom i overensstem-

melse med den nævnte bestemmelse.

Schweiz:

Denne forordning udgør en udvikling af Schengen-reglerne som omhandlet i aftalen

mellem Den Europæiske Union, Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske

Forbund om Det Schweiziske Forbunds associering i gennemførelsen, anvendelsen

og udviklingen af Schengen-reglerne

, som falder inden for det område, der er

omhandlet i artikel 4, stk. 1, i Rådets afgørelse om undertegnelse, på Det Europæiske

Fællesskabs vegne, af og midlertidig anvendelse af visse bestemmelser i aftalen

EFT L 176 af 10.7.1999, s. 36.

EFT L 131 af 1.6.2000, s. 43.

EFT L 64 af 7.3.2002, s. 20.

Rådsdokument 13054/04.

Rådsdokument 13466/04.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

ÆRHEDSPRINCIPPET OG PROPORTIONALITETSPRINCIPPET

Med artikel 62, nr. 2), litra b), nr. ii), pålægges Fællesskabet ansvaret for procedurer

og betingelser for medlemsstaternes udstedelse af visa til kortvarigt ophold. Med

artikel 66 pålægges Fællesskabet ansvaret for foranstaltninger til at sikre samarbejde

mellem de kompetente tjenester i medlemsstaternes administrationer og mellem disse

tjenester og Kommissionen. Dette ansvar skal imidlertid udøves i overensstemmelse

med artikel 5 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab. Forslaget

opfylder kriterierne i denne bestemmelse:

Formålene med forordningen, nemlig at oprette et fælles system og fælles procedurer

for udveksling af visumoplysninger mellem medlemsstaterne, kan ikke i tilstrækkelig

grad opfyldes af medlemsstaterne og kan derfor på grund af foranstaltningens

omfang og virkninger bedre gennemføres på fællesskabsplan.

Kommissionens aktiviteter er begrænset til oprettelse og vedligeholdelse af det

centrale visuminformationssystem, de nationale grænseflader og kommunikations-

infrastrukturen mellem det centrale VIS og de nationale grænseflader, mens

kompetencen for de nationale systemer fortsat ligger hos de enkelte medlemsstater.

Forordningsformen er valgt, fordi det er nødvendigt at vedtage en almengyldig

retsakt, som er bindende i alle enkeltheder og finder direkte anvendelse i

medlemsstaterne.

Dette initiativ er ikke mere vidtgående, end hvad der er nødvendigt for at nå det

tilstræbte mål, idet de oplysninger, der skal indlæses i VIS, er de oplysninger, som er

nødvendige for, at man kan behandle visumansøgningerne, og oplysninger om

afgørelserne om disse ansøgninger. De alfanumeriske oplysninger om ansøgeren skal

tages fra det nuværende ansøgningsskema. For at sikre en nøjagtig verifikation og

identifikation af visumansøgerne er det nødvendigt at behandle biometriske data i

VIS. Det gør det muligt at foretage verifikationen og identifikationen uafhængigt af,

om der findes andre lagringsmedier, såsom microchips, og uafhængigt af, om disse

fremlægges, og om de fungerer eller ej. Af hensyn til overholdelsen af

proportionalitetsprincippet omfatter dette forslag dog ikke lagring af scannede

dokumenter, selv om det indgår i Rådets konklusioner

, da der kun er behov for

sådanne yderligere dokumenter i specifikke tilfælde; i sådanne tilfælde kan kopier af

dokumenterne fremsendes på anmodning af den medlemsstat, som har udstedt

visummet

Det er kun behørigt bemyndigede medarbejdere i de enkelte medlemsstaters

kompetente myndigheder, der har adgang til at søge oplysninger, og adgangen til

oplysningerne specificeres for hvert af de formål, der er fastlagt i denne forordning,

og er begrænset til det omfang, oplysningerne er nødvendige for udførelsen af

opgaverne i overensstemmelse med disse formål.

Jf. punkt 2 og 4 i bilaget til Rådets konklusioner af 19.2.2004, hvori det hedder: "Senere kan forelagt

dokumentation scannes og behandles".

Jf. punkt 6.2 i den udvidede konsekvensanalyse.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

ORSLAGETS OPBYGNING OG INDHOLD

Dette forslag til den anden retsakt vedrørende de juridiske rammer for VIS

indeholder syv kapitler. Det

første kapitel

vedrører emnet for forordningen, formålet

med VIS, definitioner, kategorier af oplysninger og generelle regler om adgang til

VIS.

I det

andet kapitel

beskrives forpligtelserne og procedurerne for visummyndigheder-

nes indlæsning og anvendelse af oplysninger. Det præciseres, hvilke oplysninger der

skal indlæses ved registrering af ansøgningen, og hvilke oplysninger der skal tilføjes,

når der er truffet afgørelse om at udstede, give afslag på, annullere, inddrage eller

forlænge et visum eller give afslag på at behandle ansøgningen. Desuden fastsættes

det i dette kapitel, at visummyndighederne er forpligtet til at anvende VIS ved

behandlingen af visumansøgninger, og procedurerne for anvendelsen af VIS til

konsultationer mellem de centrale myndigheder og anmodninger om dokumenter

fastlægges, således at de tekniske funktioner i det nuværende Vision-net integreres i

VIS. Der fastsættes også bestemmelser om visummyndighedernes brug af

oplysningerne i forbindelse med rapportering og statistikker.

I det

tredje kapitel

fastsættes betingelserne og procedurerne for andre myndigheders

anvendelse af oplysningerne til de specifikke formål for VIS: kontrol af visa,

identifikation og tilbagesendelse af ulovlige indvandrere, fastsættelse af ansvaret for

asylansøgninger og behandling af asylansøgninger. Det fastlægges for hvert af de

specifikke formål, hvilke myndigheder der skal have adgang til at søge i VIS.

I det

fjerde kapitel

fastlægges der regler for lagring og ændring af de oplysninger,

som er registreret i VIS. I det

femte kapitel

fastlægges ansvaret for VIS, herunder

ansvaret for den operationelle forvaltning af VIS og for anvendelsen af oplysninger

og datasikkerhed, og der fastsættes regler om erstatningsansvar, registre og

sanktioner.

Det

sjette kapitel

vedrører rettigheder og tilsyn med hensyn til databeskyttelse.

Direktiv 95/46/EF og forordning (EF) nr. 45/2001 finder fuldt ud anvendelse på

denne forordning

, men samtidig præciserer bestemmelserne i dette kapitel en række

punkter vedrørende beskyttelse af den registreredes rettigheder og den rolle, som de

nationale tilsynsmyndigheder og den uafhængige tilsynsmyndighed spiller.

Det

afsluttende kapitel

vedrører gennemførelsen, starten på fremsendelsen,

idriftsættelse, komitologi, kontrol og evaluering, ikrafttræden og anvendelse af

forordningen.

Bemærkningerne til de enkelte artikler findes i bilaget til dette forslag.

Jf. betragtning 14 og 15 i dette forslag.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

2004/0287 (COD)

Forslag til

EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING

om visuminformationssystemet (VIS) og udveksling af oplysninger mellem

medlemsstaterne om visa til kortvarigt ophold

EUROPA-PARLAMENTET OG RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, særlig artikel 62,

nr. 2), litra b), nr. ii), og artikel 66,

under henvisning til forslag fra Kommissionen

efter proceduren i traktatens artikel 251

, og

ud fra følgende betragtninger:

(1)

På baggrund af Rådets konklusioner af 20. september 2001 og konklusionerne fra Det

Europæiske Råds møder i Laeken den 14. og 15. december 2001, i Sevilla den 21. og

22. juni 2002, i Thessaloniki den 19. og 20. juni 2003 og i Bruxelles den 25. og

26. marts 2004 udgør indførelsen af visuminformationssystem (VIS) et af de vigtigste

initiativer inden for Den Europæiske Unions politikker, der sigter mod at fremme

stabiliteten og sikkerheden.

Med Rådets beslutning 2004/512/EF af 8. juni 2004 om indførelse af visuminforma-

tionssystemet (VIS)

blev VIS indført som et system til udveksling af visumoplysnin-

ger mellem medlemsstaterne.

Det er nu nødvendigt at give Kommissionen mandat til at oprette og vedligeholde VIS

og fastlægge formålet med VIS og dets funktioner og ansvarsområder og at fastsætte

betingelserne og procedurerne for udveksling af visumoplysninger mellem

medlemsstaterne for at lette behandlingen af visumansøgninger og afgørelser i

forbindelse hermed under hensyntagen til de retningslinjer for udvikling af VIS, som

Rådet vedtog den 19. februar 2004.

Visuminformationssystemet bør forbedre administrationen af den fælles visumpolitik,

det konsulære samarbejde og konsultationerne mellem de centrale konsulære

myndigheder ved at lette udvekslingen af oplysninger mellem medlemsstaterne om

ansøgninger og om afgørelser i forbindelse hermed for at forebygge trusler mod de

enkelte medlemsstaters indre sikkerhed og "visumshopping" og for at lette

(2)

(3)

(4)

EUT C […] af […], s. […].

EUT L 213 af 15.6.2004, s. 5.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

bekæmpelsen af svig og kontrollen ved kontrolstederne ved de ydre grænser og inden

for medlemsstaternes område. VIS bør også lette identifikationen og tilbagesendelsen

af ulovlige indvandrere og anvendelsen af Rådets forordning (EF) nr. 343/2003 af

18. februar 2003 om fastsættelse af kriterier og procedurer til afgørelse af, hvilken

medlemsstat der er ansvarlig for behandlingen af en asylansøgning, der er indgivet af

en tredjelandsstatsborger i en af medlemsstaterne

(5)

Visuminformationssystemet bør være forbundet med medlemsstaternes nationale

systemer for at gøre det muligt for de kompetente myndigheder i medlemsstaterne at

behandle oplysninger om visumansøgninger og om visa, som er udstedt, annulleret,

inddraget eller forlænget.

Betingelserne og procedurerne for indlæsning, ændring, sletning og søgning af

oplysninger i VIS bør tage hensyn til de procedurer, som er fastsat i de fælles

konsulære instrukser til de diplomatiske og konsulære repræsentationer (herefter

kaldet "de fælles konsulære instrukser")

De tekniske funktioner i nettet for høring af de centrale nationale myndigheder, der er

omhandlet i artikel 17, stk. 2, i konventionen om gennemførelse af Schengen-aftalen

af 14. juni 1985 om gradvis ophævelse af kontrollen ved de fælles grænser

, bør

integreres i VIS.

De oplysninger, som skal behandles af VIS, bør fastlægges under hensyntagen til de

oplysninger, som findes i det fælles skema for visumansøgninger, der er indført ved

Rådets beslutning 2002/354/EF af 25. april 2002 om tilpasning af del III og tilføjelse

af et bilag 16 i de fælles konsulære instrukser

, og oplysningerne på den

visummærkat, som er omhandlet i Rådets forordning (EF) nr. 1683/95 af 29. maj 1995

om ensartet udformning af visa

For at sikre en nøjagtig verifikation og identifikation af visumansøgere er det

nødvendigt at behandle biometriske data i VIS.

Det er nødvendigt at definere de kompetente myndigheder i medlemsstaterne, hvis

behørigt bemyndigede medarbejdere skal have adgang til at indlæse, ændre, slette eller

søge oplysninger med henblik på de specifikke formål med VIS, i det omfang det er

nødvendigt for udførelsen af deres opgaver.

De personoplysninger, som lagres i VIS, bør ikke opbevares længere, end det er

nødvendigt af hensyn til formålene med VIS. Det er hensigtsmæssigt at opbevare

oplysningerne i en periode på fem år for at gøre det muligt at tage hensyn til

oplysninger om tidligere ansøgninger i forbindelse med vurderingen af visumansøg-

ninger, herunder om der er tale om en bona fide-ansøger, og i forbindelse med

dokumentation af ulovlige indvandrere, som på et givet tidspunkt kan have ansøgt om

visum. En kortere periode ville ikke være tilstrækkelig i forbindelse med disse formål.

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

(11)

EUT L 50 af 25.2.2003, s. 1.

EUT C 310 af 19.12.2003, s. 1.

EFT L 239 af 22.9.2000, s. 19.

EFT L 123 af 9.5.2002, s. 50.

EFT L 164 af 14.7.1995,

EFT L 53 af 23.2.2002, s. 7.

ændret

ved

Rådets

forordning

(EF)

nr.

334/2002,

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Oplysningerne bør slettes efter perioden på fem år, medmindre der er grunde til at

slette dem tidligere.

(12)

Der bør fastlægges præcise regler for Kommissionens ansvar for indførelsen og driften

af VIS på den ene side og for medlemsstaternes ansvar for de nationale systemer og de

nationale myndigheders anvendelse af oplysningerne på den anden side.

Der bør fastlægges regler om medlemsstaternes erstatningsansvar for skader, der

opstår som følge af overtrædelser af denne forordning. Kommissionens ansvar for

sådanne skader bestemmes af traktatens artikel 288, stk. 2.

Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF af 24. oktober 1995 om beskyttelse

af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri

udveksling af sådanne oplysninger

finder anvendelse på medlemsstaternes

behandling af personoplysninger i medfør af denne forordning. Visse punkter bør dog

præciseres med hensyn til ansvaret for anvendelsen af oplysninger, beskyttelsen af de

registreredes rettigheder og tilsyn med hensyn til databeskyttelse.

Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om

beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i

fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne

oplysninger

finder anvendelse på Kommissionens aktiviteter med hensyn til

beskyttelse af personoplysninger. Visse punkter bør dog præciseres hvad angår

ansvaret for anvendelsen af oplysninger og tilsyn med hensyn til databeskyttelse.

De nationale tilsynsmyndigheder, som er oprettet i overensstemmelse med artikel 28 i

direktiv 95/46/EF, bør kontrollere, at medlemsstaternes behandling af personoplys-

ninger er lovlig, mens den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse, som er

oprettet ved forordning (EF) nr. 45/2001, bør kontrollere Kommissionens aktiviteter

med hensyn til beskyttelse af sådanne oplysninger.

En effektiv kontrol med anvendelsen af denne forordning kræver, at der med jævne

mellemrum foretages evalueringer.

Medlemsstaterne bør fastsætte de sanktioner, der skal anvendes i tilfælde af

overtrædelse af denne forordning, og sikre, at de gennemføres.

De foranstaltninger, der er nødvendige for gennemførelsen af denne forordning, bør

vedtages i henhold til Rådets afgørelse 1999/468/EF af 28. juni 1999 om fastsættelse

af de nærmere vilkår for udøvelsen af de gennemførelsesbeføjelser, der tillægges

Kommissionen

I denne retsakt overholdes de grundlæggende rettigheder og de principper, som bl.a.

Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder anerkender.

Indførelsen af et fælles visuminformationssystem og indførelsen af fælles forpligtelser,

betingelser og procedurer for udveksling af visumoplysninger mellem medlemsstater-

(13)

(14)

(15)

(16)

(17)

(18)

(19)

(20)

(21)

EFT L 281 af 23.11.1995, s. 31.

EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1.

EFT L 184 af 17.7.1999, s. 23.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

ne kan ikke i tilstrækkelig grad gennemføres af medlemsstaterne og kan derfor på

grund af foranstaltningens omfang og virkninger bedre gennemføres på fællesskabs-

plan, og Fællesskabet kan derfor vedtage foranstaltninger i overensstemmelse med

subsidiaritetsprincippet, jf. traktatens artikel 5. I overensstemmelse med proportionali-

tetsprincippet, jf. nævnte artikel, omfatter forordningen kun, hvad der er nødvendigt

for at nå dette mål.

(22)

Danmark deltager i medfør af artikel 1 og 2 i protokollen om Danmarks stilling, der er

knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union og traktaten om oprettelse af

Det Europæiske Fællesskab, ikke i vedtagelsen af denne forordning, og forordningen

er derfor ikke bindende for og finder ikke anvendelse i Danmark. Da formålet med

denne forordning er at udbygge Schengen-reglerne efter bestemmelserne i afsnit IV i

tredje del af traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, træffer Danmark

inden seks måneder efter, at Rådet har vedtaget denne forordning, afgørelse om,

hvorvidt det vil gennemføre dette instrument i sin nationale lovgivning, jf. artikel 5 i

protokollen om Danmarks stilling.

Hvad angår Island og Norge udgør denne forordning en udvikling af bestemmelserne i

Schengen-reglerne som omhandlet i den aftale, som Rådet for Den Europæiske Union

har indgået med Republikken Island og Kongeriget Norge om disse to staters

associering i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengen-reglerne

som falder inden for det område, der er omhandlet i artikel 1, litra B, i Rådets afgø-

relse 1999/437/EF af 17. maj 1999 om visse gennemførelsesbestemmelser til den

aftale, som Rådet for Den Europæiske Union har indgået med Republikken Island og

Kongeriget Norge om disse to staters associering i gennemførelsen, anvendelsen og

den videre udvikling af Schengen-reglerne

Der skal udarbejdes en ordning, som giver repræsentanter for Island og Norge

mulighed for at deltage som associeret i arbejdet i de udvalg, der bistår Kommissionen

ved udøvelsen af dens gennemførelsesbeføjelser. En sådan ordning er omhandlet i den

brevveksling mellem Fællesskabet og Island og Norge, der er knyttet som bilag til

ovennævnte associeringsaftale

Denne forordning udgør en udvikling af Schengen-reglerne, som Det Forenede

Kongerige ikke deltager i, i overensstemmelse med Rådets afgørelse 2000/365/EF af

29. maj 2000 om anmodningen fra Det Forenede Kongerige Storbritannien og

Nordirland om at deltage i visse bestemmelser i Schengen-reglerne

. Det Forenede

Kongerige deltager derfor ikke i vedtagelsen af forordningen, og forordningen er ikke

bindende for og finder ikke anvendelse i Det Forenede Kongerige.

Denne forordning udgør en udvikling af Schengen-reglerne, som Irland ikke deltager i,

i overensstemmelse med Rådets afgørelse 2002/192/EF af 28. februar 2002 om

anmodningen fra Irland om at deltage i visse bestemmelser i Schengen-reglerne

Irland deltager derfor ikke i vedtagelsen af forordningen, og forordningen er ikke

bindende for og finder ikke anvendelse i Irland.

EFT L 176 af 10.7.1999, s. 36.

EFT L 176 af 10.7.1999, s. 31.

EFT L 176 af 10.7.1999, s. 53.

EFT L 131 af 1.6.2000, s. 43.

EFT L 64 af 7.3.2002, s. 20.

(23)

(24)

(25)

(26)

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

(27)

(28)

Denne forordning udgør en retsakt, der bygger på eller på anden måde har tilknytning

til Schengen-reglerne, jf. artikel 3, stk. 2, i tiltrædelsesakten.

Med hensyn til Schweiz udgør denne forordning en udvikling af Schengen-reglerne

som omhandlet i aftalen mellem Den Europæiske Union, Det Europæiske Fællesskab

og Det Schweiziske Forbund om Det Schweiziske Forbunds associering i

gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengen-reglerne, som falder inden

for det område, der er omhandlet i artikel 4, stk. 1, i Rådets afgørelse om

undertegnelse, på Det Europæiske Fællesskabs vegne, af og midlertidig anvendelse af

visse bestemmelser i aftalen -

UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:

KAPITEL I

Generelle bestemmelser

Artikel 1

Emne og anvendelsesområde

I denne forordning fastlægges formålet med, funktionerne i og ansvaret for det

visuminformationssystem (VIS), som er indført ved artikel 1 i beslutning

2004/512/EF. Der fastlægges betingelser og procedurer for udveksling af oplysninger

mellem medlemsstaterne om ansøgninger om visa til kortvarigt ophold og om

afgørelser, som træffes i forbindelse hermed, herunder afgørelser om, hvorvidt

visummet skal annulleres, inddrages eller forlænges, for at lette behandlingen af

sådanne ansøgninger og afgørelserne i forbindelse hermed.

VIS forbedrer administrationen af den fælles visumpolitik, det konsulære samarbejde

og konsultationerne mellem de centrale konsulære myndigheder ved at lette

udvekslingen af oplysninger mellem medlemsstaterne om ansøgninger og om

afgørelser i forbindelse hermed med henblik på:

at forebygge trusler mod de enkelte medlemsstaters indre sikkerhed

at forebygge omgåelse af kriterierne for afgørelse af, hvilken medlemsstat der

er ansvarlig for behandlingen af ansøgningen

at lette bekæmpelsen af svig

at lette kontrollen ved kontrolstederne ved de ydre grænser og inden for

medlemsstaternes område

at bistå med identifikationen og tilbagesendelsen af ulovlige indvandrere

at lette anvendelsen af forordning (EF) nr. 343/2003.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Artikel 2

Definitioner

I denne forordning forstås ved:

"visum":

"visum til kortvarigt ophold" som defineret i artikel 11, stk. 1, litra a), i

konventionen om gennemførelse af Schengen-aftalen af 14. juni 1985 om

gradvis ophævelse af kontrollen ved de fælles grænser

(herefter kaldet

"Schengen-konventionen")

"transitvisum" som defineret i artikel 11, stk. 1, litra b), i Schengen-

konventionen

"lufthavnstransitvisum" som defineret i del I, punkt 2.1.1, i de fælles konsulære

instrukser for de diplomatiske og konsulære repræsentationer (herefter kaldet

"de fælles konsulære instrukser")

"visum med begrænset territorial gyldighed" som defineret i artikel 11, stk. 2, i

Schengen-konventionen

"nationalt visum til længerevarende ophold med samme gyldighed som visum

til kortvarigt ophold" som defineret i artikel 18 i Schengen-konventionen

"visummærkat": den ensartede udformning af visa som defineret i forordning (EF)

nr. 1683/95

"visummyndigheder": de myndigheder i hver medlemsstat, som er ansvarlige for at

behandle ansøgninger og for afgørelser, der træffes i forbindelse hermed, eller for

afgørelser om, hvorvidt visa skal annulleres, inddrages eller forlænges

"ansøgningsskema": det ensartede skema til ansøgning om visum i bilag 16 til de

fælles konsulære instrukser

"ansøger": en tredjelandsstatsborger, som har indgivet en ansøgning om visum

"tredjelandsstatsborger": enhver person, der ikke er unionsborger som omhandlet i

EF-traktatens artikel 17, stk. 1

"gruppemedlemmer": andre ansøgere, som ansøgeren rejser sammen med, herunder

ægtefælle og børn, som ledsager ansøgeren

"rejsedokument": et pas eller et andet tilsvarende dokument, som giver indehaveren

ret til at krydse de ydre grænser, og som kan forsynes med visum

"ansvarlig medlemsstat": den medlemsstat, som har indlæst oplysningerne i VIS

"verifikation": sammenligning af datasæt for at kontrollere, om en påstået identitet er

ægte (en-til-en-tjek)

EFT L 239 af 22.9.2000, s. 19.

10)

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

11)

"identifikation": fastlæggelse af en persons identitet via en søgning i en database på

grundlag af flere datasæt (en-til-mange-tjek).

Artikel 3

Kategorier af oplysninger

Kun følgende kategorier af oplysninger registreres i VIS:

alfanumeriske oplysninger om ansøgeren og om visa, som der er ansøgt om,

som er udstedt, som der er givet afslag på, eller som er annulleret, inddraget

eller forlænget

fotografier

fingeraftryksoplysninger

forbindelser med andre ansøgninger.

De meddelelser, som fremsendes via VIS-infrastrukturen i overensstemmelse med

artikel 14, artikel 21, stk. 2, og artikel 22, stk. 2, registreres ikke i VIS, uden at dette

dog berører registreringen af databehandlingen i overensstemmelse med artikel 28.

Artikel 4

Adgang til at indlæse, ændre, slette og søge oplysninger

Adgangen til VIS med henblik på at indlæse, ændre eller slette de oplysninger, som

er omhandlet i artikel 3, stk. 1, i overensstemmelse med denne forordning er

udelukkende forbeholdt behørigt bemyndigede medarbejdere i visummyndighederne.

Adgangen til VIS med henblik på at søge oplysninger er udelukkende forbeholdt

behørigt bemyndigede medarbejdere i de myndigheder i hver medlemsstat, som er

kompetente med hensyn til de formål, der er fastlagt i artikel 13-19, og er begrænset

til det omfang, oplysningerne er nødvendige for udførelsen af opgaverne i

overensstemmelse med disse formål.

Hver medlemsstat udpeger de kompetente myndigheder, hvis medarbejdere har

adgang til at indlæse, ændre, slette eller søge oplysninger i VIS. Hver medlemsstat

sender Kommissionen en liste over disse myndigheder.

Kommissionen offentliggør disse lister i

Den Europæiske Unions Tidende.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

KAPITEL II

Visummyndighedernes indlæsning og anvendelse af oplysninger

Artikel 5

Procedurer for indlæsning af oplysninger om ansøgningen

Ved modtagelsen af en ansøgning opretter visummyndigheden straks et

ansøgningsdossier ved at indlæse de oplysninger, som er omhandlet i artikel 6 og 7, i

VIS.

Ved oprettelsen af ansøgningsdossieret kontrollerer visummyndigheden i VIS, om en

af medlemsstaterne har registreret en tidligere ansøgning fra den pågældende ansøger

i VIS.

Hvis der er registreret en tidligere ansøgning, forbinder visummyndigheden hvert nyt

ansøgningsdossier med det tidligere ansøgningsdossier om ansøgeren.

Hvis ansøgeren rejser i en gruppe med andre ansøgere, opretter visummyndigheden

et ansøgningsdossier for hver ansøger og forbinder gruppemedlemmernes ansøg-

ningsdossierer.

Artikel 6

Oplysninger, som indlæses ved indgivelsen af ansøgningen

Visummyndigheden indlæser følgende oplysninger i ansøgningsdossieret:

ansøgningsnummeret

statusoplysninger, som viser, at der er ansøgt om visum

den myndighed, som ansøgningen er indgivet til, og oplysninger om, hvorvidt

ansøgningen er indgivet til den pågældende myndighed på en anden medlemsstats

vegne

følgende oplysninger, som tages fra ansøgningsskemaet:

efternavn, fødenavn (tidligere efternavn(e)) og fornavne; køn; fødselsdato,

fødested og fødeland

nuværende nationalitet og nationalitet ved fødslen

rejsedokumentets type og nummer, den myndighed, som har udstedt det, og

udstedelses- og udløbsdato

sted og dato for ansøgningen

den visumtype, som der ansøges om

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

oplysninger om den person, der har udstedt en invitation eller er forpligtet til at

dække leveomkostningerne under opholdet:

ii)

når der er tale om en fysisk person: personens efternavn, fornavn og

adresse

når der er tale om et firma: firmaets navn samt efternavn og fornavn på

kontaktpersonen i firmaet

et fotografi af ansøgeren i overensstemmelse med forordning (EF) nr. 1683/95

ansøgerens fingeraftryk i overensstemmelse med de relevante bestemmelser i de

fælles konsulære instrukser.

Artikel 7

Yderligere oplysninger i tilfælde af konsultationer mellem de centrale myndigheder

Hvis en af medlemsstaterne kræver konsultationer mellem de centrale myndigheder i

overensstemmelse med Schengen-konventionens artikel 17, stk. 2, indlæser visummyndig-

heden følgende yderligere oplysninger, som tages fra ansøgningsskemaet:

vigtigste bestemmelsesland og det planlagte opholds varighed

rejsens formål

ankomst- og afrejsedato

første indrejsested eller transitrute

opholdssted

nuværende beskæftigelse og arbejdsgiver; for studerende: uddannelsesinstitutionens

navn

efternavn og fornavn(e) på ansøgerens far og mor.

Artikel 8

Oplysninger, som tilføjes, når der er udstedt visum

Når der er truffet afgørelse om at udstede visum, tilføjer den kompetente

visummyndighed følgende oplysninger til ansøgningsdossieret:

statusoplysninger, som viser, at visummet er udstedt, til erstatning for

statusoplysningerne om, at der er ansøgt om visum

den myndighed, som har udstedt visummet, og oplysninger om, hvorvidt den

pågældende myndighed har udstedt det på en anden medlemsstats vegne

dato og sted for udstedelse af visummet

visumtype

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

visummærkatens nummer

det område, som visumindehaveren har ret til at rejse inden for, i

overensstemmelse med de relevante bestemmelser i de fælles konsulære

instrukser

visummets gyldighedsperiode

antallet af indrejser, som visummet giver ret til på det område, som visummet

er gyldigt for

varigheden af det ophold, som visummet giver ret til.

Hvis en ansøgning trækkes tilbage, inden der er truffet afgørelse om, hvorvidt der

skal udstedes visum, erstatter den visummyndighed, som ansøgningen blev indgivet

til, statusoplysningerne om, at der er ansøgt om visum, med statusoplysninger om, at

ansøgningen er trukket tilbage, med angivelse af datoen for tilbagetrækkelsen.

Artikel 9

Oplysninger, som tilføjes, når der gives afslag på behandling af ansøgningen

Når der gives afslag på behandling af ansøgningen, tilføjer den visummyndighed, som

ansøgningen blev indgivet til, følgende oplysninger til ansøgningsdossieret:

statusoplysninger, som viser, at der er givet afslag på behandling af ansøgningen, til

erstatning for statusoplysningerne om, at der er ansøgt om visum

den myndighed, som har givet afslag på behandling af ansøgningen, og oplysninger

om, hvorvidt denne afgørelse er truffet på en anden medlemsstats vegne

sted og dato for afgørelsen

den medlemsstat, som er kompetent til at behandle ansøgningen.

Artikel 10

Oplysninger, som tilføjes, når der gives afslag på visum

Når der er truffet afgørelse om at give afslag på visum, tilføjer den kompetente

visummyndighed følgende oplysninger til ansøgningsdossieret:

statusoplysninger, som viser, at der er givet afslag på visum, til erstatning for

statusoplysningerne om, at der er ansøgt om visum

den myndighed, som har givet afslag på visum, og oplysninger om, hvorvidt

denne afgørelse er truffet på en anden medlemsstats vegne

sted og dato for afgørelsen.

Ansøgningsdossieret skal også indeholde oplysninger om grunden eller grundene til,

at der er givet afslag på visum; der kan være tale om en eller flere af følgende

grunde:

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

der er ikke fremlagt et gyldigt rejsedokument

der er ikke fremlagt dokumenter, som beviser formålet med og betingelserne

for det planlagte ophold, eller bevis for, at ansøgeren råder over tilstrækkelige

midler til sit underhold under opholdet, eller for, at ansøgeren er i stand til at

skaffe sig sådanne midler på lovlig vis

ansøgeren er indberettet som uønsket

ansøgeren udgør en trussel mod en af medlemsstaternes offentlige orden, indre

sikkerhed, folkesundhed eller internationale forbindelser.

Artikel 11

Oplysninger, som tilføjes, når et visum annulleres eller inddrages

Når der er truffet afgørelse om at annullere eller inddrage et visum, tilføjer den

kompetente visummyndighed følgende oplysninger til ansøgningsdossieret:

statusoplysninger, som viser, at visummet er annulleret eller inddraget, til

erstatning for statusoplysningerne om, at der er udstedt visum

den myndighed, som har annulleret eller inddraget visummet, og oplysninger

om, hvorvidt denne afgørelse er truffet på en anden medlemsstats vegne

sted og dato for afgørelsen

i givet fald visummets reducerede gyldighedsperiode.

Ansøgningsdossieret skal også indeholde oplysninger om grunden eller grundene til

annulleringen eller inddragelsen af visummet; der kan være tale om følgende grunde:

når der er tale om annullering eller inddragelse: en eller flere af de grunde, som

er anført i artikel 10, stk. 2

når der er tale om en afgørelse om at forkorte visummets gyldighedsperiode: en

eller flere af følgende grunde:

ii)

gyldighedsperioden er forkortet med henblik på udvisning af ansøgeren

ansøgeren har ikke tilstrækkelige midler til sit underhold under et ophold

af den oprindeligt planlagte varighed.

Artikel 12

Oplysninger, som tilføjes, når et visum forlænges

Når der er truffet afgørelse om at forlænge et visum, tilføjer den kompetente

visummyndighed følgende oplysninger til ansøgningsdossieret:

statusoplysninger, som viser, at visummet er forlænget, til erstatning for

statusoplysningerne om, at der er ansøgt om visum

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

den myndighed, som har forlænget visummet, og oplysninger om, hvorvidt

denne afgørelse er truffet på en anden medlemsstats vegne

sted og dato for afgørelsen

nummeret på visummærkaten, hvis forlængelsen af visummet sker i form af en

ny visummærkat

periode for forlængelsen af gyldigheden

periode for forlængelsen af opholdets tilladte varighed.

Ansøgningsdossieret skal også indeholde oplysninger om grunden eller grundene til,

at visummet er forlænget; der kan være tale om en eller flere af følgende grunde:

force majeure

humanitære årsager

alvorlige erhvervsmæssige årsager

alvorlige personlige årsager.

Artikel 13

Anvendelse af VIS til behandling af ansøgninger

Den kompetente visummyndighed søger i VIS med henblik på behandlingen af

ansøgninger og afgørelser i forbindelse med disse ansøgninger i overensstemmelse

med de relevante bestemmelser i de fælles konsulære instrukser.

Til de formål, som er anført i stk. 1, gives den kompetente visummyndighed adgang

til at søge med en eller flere af følgende oplysninger:

ansøgningsnummeret

de oplysninger, der er omhandlet i artikel 6, nr. 4), litra a)

de oplysninger, der er omhandlet i artikel 6, nr. 4), litra c)

navnet på den person eller det firma, der er omhandlet i artikel 6, nr. 4), litra f)

fotografier

fingeraftryk

nummeret på visummærkaten for tidligere udstedte visa.

Hvis søgningen med en eller flere af de oplysninger, som er anført i stk. 2, viser, at

der er registreret oplysninger om ansøgeren i VIS, gives visummyndigheden

udelukkende med henblik på de formål, som er anført i stk. 1, adgang til

ansøgningsdossieret og den eller de dertil knyttede ansøgningsdossierer.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Artikel 14

Anvendelse af VIS til konsultationer og anmodninger om dokumenter

Med henblik på konsultationer mellem de centrale nationale myndigheder om

ansøgninger i overensstemmelse med Schengen-konventionens artikel 17, stk. 2,

fremsendes anmodningen om konsultationer og svarene herpå i overensstemmelse

med stk. 2.

Den medlemsstat, som er ansvarlig for behandlingen af ansøgningen, sender

anmodningen om konsultationer ledsaget af ansøgningsnummeret til VIS med

angivelse af den eller de medlemsstater, som skal konsulteres.

VIS videresender anmodningen til den eller de anførte medlemsstater.

Den eller de medlemsstater, som konsulteres, sender svaret til VIS, som videresender

det til den medlemsstat, som fremsatte anmodningen.

Proceduren i stk. 2 kan også anvendes til fremsendelse af oplysninger om udstedelse

af visa med begrænset territorial gyldighed og andre meddelelser i forbindelse med

det konsulære samarbejde samt til fremsendelse af anmodninger til den kompetente

visummyndighed om at fremsende kopier af rejsedokumenter og andre dokumenter

til støtte for ansøgningen.

De personoplysninger, som fremsendes efter denne artikel, anvendes udelukkende til

konsultation af de centrale nationale myndigheder og til det konsulære samarbejde.

Artikel 15

Anvendelse af oplysninger til rapportering og statistikker

De kompetente visummyndigheder har udelukkende med henblik på rapportering og statistik-

ker adgang til at konsultere følgende oplysninger:

(9)

statusoplysninger

de kompetente myndigheder

ansøgerens nuværende nationalitet

første indrejsested

dato og sted for ansøgningen eller afgørelsen vedrørende visummet

den visumtype, som der er ansøgt om, eller som er udstedt

type rejsedokument

de grunde, som er anført for en afgørelse vedrørende visummet eller

visumansøgningen

den kompetente myndighed, som har givet afslag på en tidligere visumansøgning, og

datoen for afgørelsen herom.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

KAPITEL III

Andre myndigheders anvendelse af oplysninger

Artikel 16

Anvendelse af oplysninger til kontrol af visa

De myndigheder, som har kompetence til at foretage kontrol ved de ydre grænser og

inden for medlemsstatens område, har udelukkende med henblik på at verificere

personens identitet og/eller visummets ægthed adgang til at søge med følgende

oplysninger:

de oplysninger, der er omhandlet i artikel 6, nr. 4), litra a)

de oplysninger, der er omhandlet i artikel 6, nr. 4), litra c)

fotografier

fingeraftryk

visummærkatens nummer.

Hvis søgningen med en eller flere af de oplysninger, som er anført i stk. 1, viser, at

der er registreret oplysninger om ansøgeren i VIS, gives den kompetente myndighed

udelukkende med henblik på det formål, som er anført i stk. 1, adgang til at

konsultere følgende oplysninger i ansøgningsdossieret samt dermed forbundne

ansøgningsdossierer for gruppemedlemmer:

statusoplysningerne og de oplysninger taget fra ansøgningsskemaet, som er

omhandlet i artikel 6, nr. 2) og 4), og artikel 7

fotografier

fingeraftryk

de indlæste oplysninger om visa, som tidligere er udstedt, annulleret, inddraget

eller forlænget.

Artikel 17

Anvendelse af oplysninger til identifikation og tilbagesendelse af ulovlige indvandrere

De kompetente indvandringsmyndigheder har udelukkende med henblik på

identifikation og tilbagesendelse af ulovlige indvandrere adgang til at søge med

følgende oplysninger:

de oplysninger, der er omhandlet i artikel 6, nr. 4), litra a)

fotografier

fingeraftryk.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Hvis søgningen med en eller flere af de oplysninger, som er anført i stk. 1, viser, at

der er registreret oplysninger om ansøgeren i VIS, gives den kompetente myndighed

udelukkende med henblik på de formål, som er anført i stk. 1, adgang til

ansøgningsdossieret og den eller de dermed forbundne ansøgningsdossierer:

statusoplysningerne og den myndighed, som ansøgningen blev indgivet til

de oplysninger taget fra ansøgningsskemaet, som er omhandlet i artikel 6,

nr. 4), og artikel 7

fotografier

de indlæste oplysninger om visa, som tidligere er udstedt, som der er givet

afslag på, eller som er annulleret, inddraget eller forlænget.

Artikel 18

Anvendelse af oplysninger til fastsættelse af ansvaret for asylansøgninger

De kompetente asylmyndigheder har udelukkende med henblik på at afgøre, hvilken

medlemsstat der er ansvarlig for behandlingen af en asylansøgning i henhold til

artikel 9 i forordning (EF) nr. 343/2003, adgang til at søge med følgende

oplysninger:

de oplysninger, der er omhandlet i artikel 6, nr. 4), litra a)

fotografier

fingeraftryk.

Hvis søgningen med en eller flere af de oplysninger, som er anført i stk. 1, viser, at et

visum, der er udstedt med en udløbsdato, som ligger højst seks måneder før datoen

for asylansøgningen, og/eller et visum, der er forlænget til en udløbsdato, som ligger

højst seks måneder før datoen for asylansøgningen, er registreret i VIS, gives den

kompetente myndighed udelukkende med henblik på det formål, som er anført i

stk. 1, adgang til at konsultere følgende oplysninger om det pågældende visum:

den myndighed, som har udstedt eller forlænget visummet

visumtype

visummets gyldighedsperiode

opholdets varighed

fotografier.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Artikel 19

Anvendelse af oplysninger til behandling af asylansøgningen

De kompetente asylmyndigheder har i overensstemmelse med forordning (EF)

nr. 343/2003 udelukkende med henblik på at behandle en asylansøgning adgang til at

søge med følgende oplysninger:

de oplysninger, der er omhandlet i artikel 6, nr. 4), litra a)

fotografier

fingeraftryk.

Hvis søgningen med en eller flere af de oplysninger, som er anført i stk. 1, viser, at

der er registreret oplysninger om ansøgeren i VIS, gives den kompetente myndighed

udelukkende med henblik på det formål, som er anført i stk. 1, adgang til at

konsultere følgende oplysninger i ansøgningsdossieret og den eller de dermed

forbundne ansøgningsdossierer:

statusoplysningerne og den myndighed, som ansøgningen er indgivet til

de oplysninger taget fra ansøgningsskemaet, som er omhandlet i artikel 6,

nr. 4), og artikel 7

fotografier

de indlæste oplysninger om visa, som tidligere er udstedt, som der tidligere er

givet afslag på, eller som er annulleret, inddraget eller forlænget, eller om

afslaget på at behandle ansøgningen.

KAPITEL IV

Lagring og ændring af oplysninger

Artikel 20

Lagringsperiode for oplysninger

Hvert ansøgningsdossier lagres i VIS i fem år, uden at dette berører sletning som

omhandlet i artikel 21 og artikel 22 og føring af registre som omhandlet i artikel 28.

Denne periode begynder:

på visummets udløbsdato, hvis der er udstedt et visum

på visummets nye udløbsdato, hvis et visum er blevet annulleret, inddraget

eller forlænget

på datoen for oprettelsen af ansøgningsdossieret i VIS, hvis der er givet afslag

på visum eller på behandling af ansøgningen, eller hvis ansøgningen er trukket

tilbage.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Ved udløbet af den periode, som er nævnt i stk. 1, sletter VIS automatisk

ansøgningsdossieret og forbindelserne til dette dossier.

Artikel 21

Ændring af oplysninger

Det er kun den ansvarlige medlemsstat, der har ret til at ændre de oplysninger, som

den har fremsendt til VIS, ved at ajourføre, supplere eller berigtige disse oplysninger,

eller til at slette oplysningerne i henhold til stk. 3 i denne artikel eller i henhold til

artikel 22.

Hvis en medlemsstat har oplysninger, der tyder på, at oplysninger, som er behandlet i

VIS, er ukorrekte, eller at oplysningerne er behandlet i VIS i strid med denne

forordning, underretter den straks den ansvarlige medlemsstat. En sådan meddelelse

kan sendes via VIS-infrastrukturen.

Den ansvarlige medlemsstat kontrollerer de pågældende oplysninger og ændrer eller

sletter dem om nødvendigt straks.

Artikel 22

Sletning af oplysninger før tiden

Ansøgningsdossierer og forbindelser vedrørende en ansøger, som har opnået

statsborgerskab i en af medlemsstaterne inden udløbet af den periode, der er

omhandlet i artikel 20, stk. 1, slettes fra VIS, så snart den ansvarlige medlemsstat

bliver klar over, at ansøgeren har opnået et sådant statsborgerskab.

Hver medlemsstat underretter straks den ansvarlige medlemsstat, hvis en ansøger har

opnået statsborgerskab i medlemsstaten. En sådan meddelelse kan sendes via VIS-

infrastrukturen.

KAPITEL V

Drift og ansvar

Artikel 23

Operationel forvaltning

Kommissionen er ansvarlig for oprettelsen og driften af det centrale visuminforma-

tionssystem og kommunikationsinfrastrukturen mellem det centrale visuminforma-

tionssystem og de nationale grænseflader.

Oplysningerne behandles af VIS på medlemsstaternes vegne.

Med hensyn til behandling af personoplysninger i VIS udpeger hver medlemsstat den

myndighed, som skal betragtes som registeransvarlig efter artikel 2, litra d), i direktiv

95/46/EF. Hver medlemsstat giver Kommissionen meddelelse om denne myndighed.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Artikel 24

Forbindelsen med de nationale systemer

VIS forbindes med de nationale systemer i hver medlemsstat via den nationale

grænseflade i den pågældende medlemsstat.

Hver medlemsstat udpeger en national myndighed, som sørger for, at de kompetente

myndigheder, der er omhandlet i artikel 4, stk. 1 og 2, har adgang til VIS, og

forbinder denne nationale myndighed med den nationale grænseflade.

Hver medlemsstat følger automatiske procedurer for behandling af oplysningerne.

Hver medlemsstat er ansvarlig for:

udviklingen af det nationale system og/eller tilpasningen heraf til VIS i

overensstemmelse med artikel 2, stk. 2, i beslutning 2004/512/EF

organiseringen, forvaltningen, driften og vedligeholdelsen af det nationale

system

forvaltningen af og ordninger for adgang til VIS for behørigt bemyndigede

medarbejdere i de kompetente nationale myndigheder i overensstemmelse med

denne forordning

afholdelsen af omkostningerne til de nationale systemer og omkostningerne til

deres forbindelse med den nationale grænseflade, herunder investeringer og

driftsomkostninger vedrørende kommunikationsinfrastrukturen mellem den

nationale grænseflade og det nationale system.

Artikel 25

Ansvar i forbindelse med anvendelse af oplysninger

Hver medlemsstat sikrer, at oplysningerne behandles på lovlig vis. Den ansvarlige

medlemsstat sikrer specielt, at

oplysningerne indsamles på lovlig vis

oplysningerne fremsendes til VIS på lovlig vis

oplysningerne er korrekte og ajourførte ved fremsendelsen til VIS.

Kommissionen sørger for, at VIS drives i overensstemmelse med denne forordning

og gennemførelsesbestemmelserne hertil. Kommissionen skal især:

træffe de nødvendige foranstaltninger til at garantere sikkerheden af det

centrale visuminformationssystem og kommunikationsinfrastrukturen mellem

det centrale visuminformationssystem og de nationale grænseflader, uden at

dette dog berører de enkelte medlemsstaters ansvar

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

sikre, at kun behørigt bemyndigede medarbejdere har adgang til oplysninger,

som er blevet behandlet i VIS, med henblik på udførelsen af Kommissionens

opgaver i overensstemmelse med denne forordning.

Kommissionen underretter Europa-Parlamentet og Rådet om de foranstaltninger, den

træffer i henhold til stk. 2.

Artikel 26

Datasikkerhed

Den ansvarlige medlemsstat garanterer oplysningernes sikkerhed før og under

fremsendelsen til den nationale grænseflade. Hver medlemsstat garanterer

sikkerheden af de oplysninger, som den modtager fra VIS.

Medlemsstaterne træffer de nødvendige foranstaltninger til at:

forhindre, at uautoriserede personer får adgang til de nationale anlæg, hvor

medlemsstaten udfører operationer i overensstemmelse med formålene med

VIS (kontrol ved indgangen til anlægget)

forhindre, at oplysninger og databærere læses, kopieres, ændres eller slettes af

uautoriserede personer (kontrol med databærere)

sikre, at det er muligt at efterprøve og fastslå, hvilke oplysninger der er blevet

behandlet i VIS, hvornår og af hvem (kontrol med registrering af oplysninger)

forhindre uautoriseret behandling af oplysninger i VIS samt uautoriseret

ændring eller sletning af oplysninger, som er blevet behandlet i VIS (kontrol

med indlæsning af oplysninger)

sikre, at autoriserede personer kun får adgang til at bruge de oplysninger i VIS,

der hører ind under deres kompetenceområde (kontrol med adgang)

sikre, at det er muligt at efterprøve og fastslå, til hvilke myndigheder de

oplysninger, der er registreret i VIS, kan fremsendes via datatransmissions-

udstyr (kontrol med fremsendelse)

forhindre uautoriseret læsning, kopiering, ændring eller sletning af oplysninger

under fremsendelsen af oplysninger til eller fra VIS (kontrol med transport).

Kommissionen træffer foranstaltninger svarende til dem, der er omhandlet i stk. 2,

for så vidt angår driften af VIS.

Artikel 27

Erstatningsansvar

Enhver person eller medlemsstat, som har lidt skade som følge af en ulovlig

behandling eller enhver anden handling, der er i strid med denne forordning, har ret

til erstatning fra den medlemsstat, som er ansvarlig for skaden. Den pågældende

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

medlemsstat fritages helt eller delvis for erstatningsansvar, hvis den kan bevise, at

den ikke er skyld i den begivenhed, der medførte skaden.

Hvis en medlemsstats manglende overholdelse af sine forpligtelser i henhold til

denne forordning volder skade på VIS, holdes den pågældende medlemsstat

ansvarlig for skaden, medmindre Kommissionen ikke har truffet rimelige foranstalt-

ninger til at forhindre skaden i at ske eller til at begrænse dens omfang.

Skadeserstatningskrav mod en medlemsstat, der fremsættes efter stk. 1 og 2,

behandles efter den sagsøgte medlemsstats nationale ret.

Artikel 28

Føring af registre

Hver medlemsstat og Kommissionen fører registre over alle behandlinger af

oplysninger i VIS. Disse registre skal vise formålet med adgangen, jf. artikel 4,

stk. 1, og artikel 13-19, datoen og tidspunktet, de oplysninger, der er fremsendt, de

oplysninger, der er anvendt til søgningen, og navnet på den myndighed, der har

indlæst eller hentet oplysningerne. Desuden fører hver medlemsstat registre over de

personer, som er ansvarlige for at indlæse eller hente oplysningerne.

Disse registre må kun bruges til kontrol med lovligheden af behandlingen af

oplysningerne i databeskyttelsesøjemed samt til at garantere oplysningernes

sikkerhed. Registrene beskyttes med de nødvendige foranstaltninger mod

uautoriseret adgang og slettes efter en periode på et år efter udløbet af den

lagringsperiode, der er omhandlet i artikel 20, stk. 1, hvis de ikke er nødvendige for

kontrolprocedurer, som allerede er indledt.

Artikel 29

Sanktioner

Medlemsstaterne fastsætter de sanktioner, der skal anvendes i tilfælde af overtrædelse af

denne forordning med hensyn til databeskyttelse, og træffer alle nødvendige foranstaltninger

til at sikre gennemførelsen heraf. Sanktionerne skal være effektive, stå i rimeligt forhold til

overtrædelsen og have en afskrækkende virkning. Medlemsstaterne giver senest på datoen for

den meddelelse, som er omhandlet i artikel 37, stk. 1, Kommissionen meddelelse om disse

bestemmelser, og enhver senere ændring meddeles omgående.

KAPITEL VI

Rettigheder og tilsyn med hensyn til databeskyttelse

Artikel 30

Ret til oplysninger

Ansøgerne og de personer, der er omhandlet i artikel 6, nr. 4), litra f), informeres om

følgende af den ansvarlige medlemsstat:

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

identiteten af den registeransvarlige, jf. artikel 23, stk. 3, og eventuelt af dennes

repræsentant

formålene med at behandle oplysningerne inden for VIS

modtagerne af oplysningerne

at optagelsen af oplysningerne er obligatorisk i forbindelse med behandlingen

af ansøgningen

at den pågældende har ret til at få indsigt i og foretage berigtigelse af

oplysningerne om vedkommende.

De oplysninger, som er omhandlet i stk. 1, gives til ansøgeren, når oplysningerne fra

ansøgningsskemaet, fotografiet og fingeraftryksoplysningerne, jf. artikel 6, nr. 4), 5)

og 6), og artikel 7, optages.

De oplysninger, som er omhandlet i stk. 1, gives til de personer, der er omhandlet i

artikel 6, nr. 4), litra f), på den garantierklæring vedrørende invitation, underhold og

logi, som skal underskrives af de pågældende personer.

Artikel 31

Ret til indsigt og berigtigelse og sletning af oplysninger

Uden at dette berører forpligtelsen til at give andre oplysninger i overensstemmelse

med artikel 12, litra a), i direktiv 95/46/EF, har enhver person ret til at få meddelelse

om de oplysninger om ham, der er registreret i VIS, og om, hvilken medlemsstat der

har fremsendt dem til VIS. Det er kun en medlemsstat, der kan give adgang til

oplysningerne.

Enhver person kan anmode om, at ukorrekte oplysninger om ham berigtiges, eller at

oplysninger, der er registreret ulovligt, slettes. Berigtigelsen og sletningen foretages

straks af den ansvarlige medlemsstat i overensstemmelse med medlemsstatens love,

administrative bestemmelser og procedurer.

Hvis anmodningen fremsættes til en anden medlemsstat end den ansvarlige

medlemsstat, kontakter myndighederne i den medlemsstat, som anmodningen er

indgivet til, myndighederne i den ansvarlige medlemsstat. Den ansvarlige

medlemsstat kontrollerer, at oplysningerne er korrekte, og at behandlingen af

oplysningerne i VIS er lovlig.

Hvis det viser sig, at oplysninger, der er registreret i VIS, er ukorrekte eller ulovligt

registreret, berigtiger eller sletter den ansvarlige medlemsstat oplysningerne i

overensstemmelse med artikel 21, stk. 3. Den ansvarlige medlemsstat bekræfter

straks skriftligt over for den pågældende, at den har taget skridt til at berigtige eller

slette oplysningerne om vedkommende.

Hvis den ansvarlige medlemsstat ikke anerkender, at de oplysninger, som er

registreret i VIS, er ukorrekte eller ulovligt registreret, forklarer den straks skriftligt

over for den pågældende, hvorfor den ikke er villig til at berigtige eller slette

oplysningerne om vedkommende.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Den ansvarlige medlemsstat orienterer ligeledes den pågældende om, hvilke skridt

han kan tage, hvis han ikke kan acceptere den forklaring, der er givet. Denne

orientering skal indeholde oplysninger om, hvordan den pågældende kan anlægge

sag ved eller indgive klage til den pågældende medlemsstats kompetente

myndigheder eller domstole, og hvilken økonomisk eller anden bistand der kan ydes

i henhold til den pågældende medlemsstats love, administrative bestemmelser og

procedurer.

Artikel 32

Samarbejde med henblik på at sikre rettigheder med hensyn til databeskyttelse

De kompetente myndigheder i medlemsstaterne samarbejder aktivt med henblik på at

håndhæve de rettigheder, som er omhandlet i artikel 31, stk. 2, 3 og 4.

I hver medlemsstat bistår den nationale tilsynsmyndighed den pågældende og

rådgiver ham, når den anmodes herom, ved udøvelsen af hans ret til at få berigtiget

eller slettet oplysninger om ham i overensstemmelse med artikel 28, stk. 4, i direktiv

95/46/EF.

Den nationale tilsynsmyndighed i den ansvarlige medlemsstat, som fremsendte

oplysningerne, bistår den pågældende og rådgiver ham, når den anmodes herom, ved

udøvelsen af hans ret til at få berigtiget eller slettet oplysninger om ham. De to

nationale tilsynsmyndigheder samarbejder med henblik herpå. Den pågældende kan

også anmode den uafhængige tilsynsmyndighed, som er omhandlet i artikel 35, om

bistand og rådgivning.

Artikel 33

Klageadgang

I hver medlemsstat har enhver person ret til at anlægge sag ved eller indgive klage til

de kompetente domstole i den pågældende medlemsstat, hvis han nægtes den ret til

indsigt eller den ret til at få berigtiget eller slettet oplysninger om ham, som er

omhandlet i artikel 31, stk. 1 og 2.

De nationale tilsynsmyndigheders pligt til at bistå og på anmodning rådgive den

pågældende i overensstemmelse med stk. 32, stk. 3, gælder under hele denne proces.

Artikel 34

Den nationale tilsynsmyndighed

Hver medlemsstat kræver, at den eller de nationale tilsynsmyndigheder, som er oprettet i

henhold til artikel 28, stk. 1, i direktiv 95/46/EF, i fuld uafhængighed og i overensstemmelse

med den pågældende medlemsstats nationale ret overvåger, at den pågældende medlemsstats

behandling af personoplysninger i overensstemmelse med denne forordning, herunder

fremsendelsen af oplysningerne til og fra VIS, foregår på lovlig vis.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Artikel 35

Den uafhængige tilsynsmyndighed

Den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse, som er oprettet ved artikel 41,

stk. 1, i forordning (EF) nr. 45/2001, overvåger Kommissionens aktiviteter for at

sikre, at rettighederne for de personer, som er omfattet af denne forordning, ikke

krænkes ved behandlingen af oplysninger i VIS, herunder at personoplysningerne

fremsendes på lovlig vis mellem de nationale grænseflader og det centrale

visuminformationssystem.

Den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse bistås under udførelsen af sine

opgaver om nødvendigt aktivt af de nationale tilsynsmyndigheder.

Kommissionen leverer de oplysninger, som den europæiske tilsynsførende for

databeskyttelse anmoder om, giver den tilsynsførende adgang til alle dokumenter og

til Kommissionens registre som omhandlet i artikel 28, stk. 1, og giver til enhver tid

den tilsynsførende adgang til alle sine lokaler.

KAPITEL VII

Afsluttende bestemmelser

Artikel 36

Gennemførelse

Det centrale visuminformationssystem, den nationale grænseflade i hver medlemsstat

og kommunikationsinfrastrukturen mellem det centrale visuminformationssystem og

de nationale grænseflader gennemføres i to faser.

I den første fase gennemføres funktionerne for behandling af alfanumeriske

oplysninger og fotografier, jf. artikel 3, stk. 1, litra a) og b), senest den 31. december

2006.

I den anden fase gennemføres funktionerne for behandling af biometriske data, jf.

artikel 3, stk. 1, litra c), senest den 31. december 2007.

De foranstaltninger, som er nødvendige for den tekniske gennemførelse af de

funktioner, der er omhandlet i stk. 1, vedtages efter proceduren i artikel 39, stk. 2.

Artikel 37

Starten på fremsendelsen

Hver medlemsstat meddeler Kommissionen, at den har truffet de nødvendige

tekniske og juridiske foranstaltninger til at fremsende oplysninger til det centrale

visuminformationssystem via den nationale grænseflade i overensstemmelse med

artikel 36.

De medlemsstater, som er omhandlet i artikel 38, begynder at indsamle og indlæse

oplysningerne fra den dato, som er omhandlet i samme artikel.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

En medlemsstat, som meddeler, at den har truffet de nødvendige foranstaltninger

efter den dato, som er omhandlet i artikel 38, begynder at indsamle og indlæse

oplysningerne fra den dato, som er anført i meddelelsen til Kommissionen.

Ingen medlemsstat konsulterer de oplysninger, som er fremsendt til VIS af andre

medlemsstater, før den begynder at indlæse oplysninger i overensstemmelse med

stk. 2 og 3.

Artikel 38

Idriftsættelse

Når de foranstaltninger, som er omhandlet i artikel 36, stk. 2, er vedtaget med hensyn til første

fase af gennemførelsen, og mindst fem medlemsstater har meddelt Kommissionen, at de har

truffet de nødvendige tekniske og juridiske foranstaltninger til at fremsende oplysninger til

VIS i overensstemmelse med artikel 37, stk. 1, fastsætter Kommissionen den dato, hvor VIS

idriftsættes.

Den offentliggør datoen i

Den Europæiske Unions Tidende.

Artikel 39

Udvalg

Kommissionen bistås af det udvalg, der er nedsat ved artikel 5, stk. 1, i forordning

(EF) nr. 2424/2001.

Når der henvises til dette stykke, anvendes artikel 4 og 7 i afgørelse 1999/468/EF.

Det tidsrum, der er omhandlet i artikel 4, stk. 3, i afgørelse 1999/468/EF, fastsættes

til to måneder.

Udvalget vedtager selv sin forretningsorden.

Artikel 40

Kontrol og evaluering

Kommissionen sørger for, at der oprettes systemer til kontrol af, hvordan VIS

fungerer set i forhold til de mål, der er fastlagt for resultater, omkostningseffektivitet

og tjenesternes kvalitet.

To år efter idriftsættelsen af VIS og derefter hvert andet år forelægger

Kommissionen Europa-Parlamentet og Rådet en rapport om, hvordan VIS fungerer

teknisk set. Rapporten skal indeholde oplysninger om, hvordan VIS fungerer set i

forhold til de kvantitative indikatorer, som på forhånd er fastsat af Kommissionen.

Fire år efter idriftsættelsen af VIS og derefter hvert fjerde år udarbejder

Kommissionen en samlet evaluering af VIS, hvori den bl.a. gennemgår de opnåede

resultater set i forhold til målene, vurderer, om de grundlæggende principper fortsat

skal anvendes, og tager stilling til eventuelle konsekvenser for den fremtidige drift.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Kommissionen forelægger rapporterne om evalueringerne for Europa-Parlamentet og

Rådet.

Artikel 41

Ikrafttræden og anvendelse

Denne forordning træder i kraft på tyvendedagen efter offentliggørelsen i

Den

Europæiske Unions Tidende.

Den anvendes fra den dato, som er omhandlet i artikel 38, stk. 1.

Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i medlemsstaterne i

overensstemmelse med traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab.

Udfærdiget i Bruxelles, den […]

På Europa-Parlamentets vegne

Formand

På Rådets vegne

Formand

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

ANNEX

COMMENTARY ON THE ARTICLES

Chapter I: General Provisions

Article 1

defines in paragraph 1 the object of the Regulation and gives the

Commission the mandate for setting up and maintaining the VIS. Article 1 of

Council Decision 2004/512/EC, which is referred to by paragraph 1, established the

VIS as a system for the exchange of visa data between Member States, which shall

enable authorised national authorities to enter and update visa data and to consult

these data electronically and shall be based on a centralised architecture and consist

of the Central Visa Information System, a National Interface in each Member State

and the communication infrastructure between the Central Visa Information System

and the National Interfaces.

Paragraph 2 sets out the objectives of the VIS in line with the Council conclusions of

19 February 2004

. These objectives are translated in Chapters II and III into the

specific purposes for the use of the data, creating obligations for the visa authorities

and giving other competent authorities access to the relevant visa data.

The definitions in

Article 2

refer to the Treaty or the Schengen acquis on visa policy,

except for the terms ‘visa authority’, ‘applicant’, ‘group members’, ‘Member State

responsible’, ‘verification’ and ‘identification’, which are defined specifically for the

purposes of this Regulation.

Article 3

sets out the categories of data to be recorded in the VIS: alphanumeric data,

photographs and fingerprint data, which are detailed in the referred provisions of

Chapter II. However, as outlined in the Extended Impact Assessment, for reasons of

proportionality the processing of scanned documents as foreseen by the Council

conclusions

is not included

Paragraph 2 provides that messages transmitted for the purposes of the consultation

between central authorities, as well as messages between the competent authorities

shall not be recorded, except for the purposes of data protection monitoring and data

security pursuant to Article 28 of this Regulation.

Article 4

provides the basic rules for the access to the data: Access for entering,

amending or deleting the data shall be reserved only to duly authorised staff of the

visa authorities. Access for consulting data and the right to search and to use data

shall be reserved exclusively to duly authorised staff of the authorities competent for

the purposes as specified in Chapters II and III, limited to the extent as needed for the

performance of these tasks. The competent authorities shall be designated and

communicated by each Member State to the Commission, which shall publish these

lists in the Official Journal of the European Union.

See point 1 of the annex to the Council conclusions of 19.2.2004.

Cf. the Council conclusions of 19.2.2004, points 2 and 4 of the annex thereto.

Cf. point 6.2 of the Extended Impact Assessment.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Chapter II: Entry and use of data by visa authorities

Article 5

determines the procedures for entering data, when a visa application has

been lodged: The competent visa authority shall create an application file by entering

the data referred to in Article 6 and 7 into the VIS and link previous applications of

the same applicant to this application file as well as the application files of the

applicants travelling in a group with other applicants, e.g. in the framework of an

ADS agreement

, or together with family members. As laid down in paragraph 4,

the visa authority shall create an application file in the VIS for each of the group

members, i.e. also in case of family members using one single travel document.

Articlse 6 and 7

detail the data to be entered when creating the application file: The

unique application number, the status information and the authority to which the

application has been lodged are needed to identify the set of data on the application

and the competent visa authority. The source for the alphanumeric data listed under

point 4 of Article 6 and under Article 7 is the uniform application form (Annex 16 of

the CCI). These data are required for the assessment of the application and for checks

on the visa and the applicant. In view of proportionality, the storage of two sets of

alphanumeric personal data is foreseen: The data under point 4 of Article 6 shall be

entered for each applicant. The inclusion of data on persons and companies issuing

invitations will help to identify those persons and companies which make fraudulent

invitations. This constitutes important information in the fight against visa fraud,

illegal immigration, human trafficking and the related criminal organisations which

often operate in an international scale

The data listed in Article 7 shall be entered only in the specific cases

for which the

consultation between central authorities according to Article 17(2) of the Schengen

Convention and part V, point 2.3, of the CCI is required by any of the Member

States. The use of the VIS for this consultation in line with the Council conclusions

is laid down in Article 14 of this proposal. The categories for which such

consultation is needed are specified in Annex 5B to the CCI. In the cases where the

applicants come under these categories, these data are also relevant for checks at

external borders and within the territories of the Member States as well as for

identification and return purposes and for examining asylum applications. Thus these

data shall be also available for these purposes, cf. Articles 16(2)(a), 17(2)(b) and

19(2)(b) of this proposal.

The photograph listed under point 6 of Article 8) has been introduced by Regulation

(EC) No 334/2002 amending Regulation (EC) No 334/2002 for the visa sticker. The

storage of photographs in the VIS is needed for the visual identity of the applicant.

Further development at a later stage might enable the use of photographs for facial

recognition. The fingerprint data (point 7 of Article 8) are essential to ensure exact

verification and identification of visa applicants. In a large database it is not possible

to identify persons with alphanumeric data alone. Even for bona-fide travellers the

spelling of the same name can be different from one country to another, many

Approved Destination Status, cf. the ADS Agreement with China of 12.2.2004,

OJ L 83 of 20.3.2004, p. 14.

Cf. Extended Impact Assessment, point 5.3, section “Reductions in fraud and visa shopping”.

According the Extended Impact Assessment, point 6.1, currently about 20 % of the visa applications.

Council conclusions of 19.2.2004, point 5 of the annex thereto.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

instances of the same name exist and in some countries dates of births are not

completely known. Identifying undocumented persons or persons is virtually

impossible without biometrics. The standards, conditions and procedures for taking

the biometric data shall be laid down in an amendment of the CCI.

Article 8

creates the obligation for the visa authorities to add to the application file

the data which shall be introduced in the visa sticker, when the decision has been

taken to issue a visa. The ‘territory’ listed under point (f) shall indicate according to

part VI, point 1.1 of the CCI either the Schengen area or individual Schengen

State(s). Paragraph 2 covers the case that the application is withdrawn before a

decision has been taken.

Article 9

provides which data should be added in case of a refusal of the visa

authority to examine the application according to cf. part V, point 2.4, of the CCI.

Article 10

concerns the data to be added when a visa has been refused. The grounds

for refusing the visa are based upon the conditions for issuing a visa as laid down in

Article 15 in conjunction with Article 5(1)(a), (c), (d) and (e) of the Schengen

Convention, and, as far as “public health” is referred to in subparagraph 2(a), in the

proposal on a Community Code for the movement of persons across borders

. These

grounds are introduced for the purposes of this Regulation, i.e. without constituting

or affecting any obligation to motivate the related decision towards the applicant.

Article 11

covers the data to be added when the decision has been taken to annul or

to revoke a visa. In line with the Decision of the Executive Committee SCH/Com-

ex(93)24

, paragraph 2 concerns the grounds, in case that checks reveal that the

applicant does not fulfil or no longer fulfils one or several of these conditions, and

paragraph 3 to grounds for shortening the length of the validity of the visa.

Article 12

provides the data to be added for a visa extended, defining grounds in line

with the Decision of the Executive Committee SCH/Com-ex(93)21

Article 13

covers the obligations of the visa authorities to use the VIS for examining

visa applications and for the examination whether to annul, revoke or extend visas.

Since for these purposes all information stored in the VIS may be relevant, the

competent visa authority shall have access to the complete application file and the

linked application files of previous applications of the applicant and of group

members travelling together with the applicant. Even if the applicant uses not the

same identity to re-apply for the Schengen visa after visa refusal, the consular

authorities in another Member State would have the possibility to establish the

identity of the visa applicant by the use of biometrics and the personal data about the

visa applicant from his previous application. The access shall be given in two steps:

If the search with data listed in paragraph 2 indicates that data on the applicant are

recorded in the VIS, in a second step access shall be given to the relevant application

file(s), Fingerprints shall be used to identify the person. The photograph might be

Cf. Article 5(1)(e) of the proposal for a Council Regulation establishing a Community Code on the rules

governing the movement of persons across borders that proposal, COM(2004)391 final, which shall

replace Article 5 of the Schengen Convention.

OJ L 239 of 22.9.2000, p. 154.

OJ L 239 of 22.9.2000, p. 151.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

used to increase accuracy if facial recognition would be implemented if the photo

quality improves and facial recognition techniques become more mature.

Article 14

integrates the technical functionalities of the consultation between central

authorities according to Article 17(2) of the Schengen Convention (VISION

network) into the VIS, in line with the Council Conclusions

, and provides the

possibility to use the VIS for other messages in the framework of consular

cooperation and for requests for documents. The mechanism introduced in paragraph

1 is building upon the procedure as laid down in part V, point 2.3, of the CCI,

replacing the current transmission procedure by the transmission of requests and the

responses thereto via the VIS. The transmission of the application number enables

duly authorised staff to consult the relevant application file(s), including the linked

application files on previous applications or on the applications of persons travelling

in a group. The Member States to be consulted shall be indicated by the central

authority asking for consultation pursuant to Annex 5B of the CCI. As part of the

procedures for the examination of visa applications, the central authorities consulted

shall have access to the relevant application files.

The integration of the technical functionalities of the current VISION network in the

VIS will not only avoid redundancy of the data flow but improve the current

consultation and the related background checks in national databases according to the

relevant national law. In particular the use of the fingerprint data would significantly

improve the possibility to detect persons who constitute a threat to internal security.

In particular these functionalities of the VIS would strengthen the horizontal task of

visa authorities to prevent such threats for any of the Member States. Paragraph 4

stresses that the personal data transmitted pursuant to this article may be solely used

for the consultation of central authorities and consular cooperation.

Article 15

specifies the use of data for reporting and statistics by the visa authorities.

The nature of the data referred to in this provision do not allow identifying individual

applicants.

Chapter III: Use of data by other authorities

Article 16

covers the use of data for checks at external borders and within the

territory of the Member States: Paragraph 1 defines this purpose as well as the data to

be searched with. Paragraph 2 specifies to which data access shall be given, if the

search with these data indicates that data on the applicant are recorded in the VIS.

Article 17

concerns the use for identification and return purposes: Paragraph 1

defines these purposes, as well as the data to be searched with. Paragraph 2 specifies

to which data access shall be given, if the search with these data indicates that data

on the applicant are recorded in the VIS.

Articles 18

and

cover the use for the application of the Dublin Regulation (EC)

No 343/2003, defining the specific purposes, the data to be searched with and the

data to which access shall be given. The access to the VIS for the purposes to

determine the Member State responsible for examining an asylum application is

Council conclusions of 19.2.2004, point 5 of the annex thereto.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

limited by Article 18(2) to the visa data needed for the application of Article 9 of the

Dublin Regulation, which connects the responsibility for examining an asylum

application to the previous issuing or extending of a visa to the asylum seeker.

Article 19(2) specifies to which data access shall be given for the purposes to

examine the asylum application, in accordance with the Dublin Regulation

Chapter IV: Retention and amendment of data

Article 20

sets out a retention period of five years for each application file. For the

determination of this retention period has been taken into account that for reasons of

data protection, personal data should be kept no longer than it is necessary for the

purposes of the VIS (cf. Article 6(1)(e) of Directive 95/46/EC). This retention period

is necessary to meet the objectives of the VIS, e.g. the assessment of the applicant’s

good faith or detect continued practices of fraud or visa shopping over years. If

personal data would be retained only for the period of the visa's validity, the

contribution to these purposes would be very limited. This retention period would not

allow any speeding up of subsequent applications for regular travellers, as their

record would only be stored for the time period the visa is valid. In addition, it would

be unlikely that such a period of validity would assist in the documentation of illegal

migrants, who, at some stage had applied for a visa. Moreover, in exceptional cases a

short term visa can be valid up to five years (cf. CCI, part V, point 2.1). The five-

year period is also indicated in part VII, point 2, of the CCI which foresees the filing

of visa applications for “at least five years where the visa has been refused”.

Paragraph 2 specifies that the period shall start for a visa issued, annulled, revoked or

extended with the expiry date, and in other cases with the creation of the application

file. Paragraph 3 creates the obligation to carry out automatically the deletion of the

application and the link(s) to this application file as referred to in Article 5(3) and

(4).

Article 21

provides that only the Member State responsible shall have the right to

amend the data. Paragraph 2 creates the obligation for each Member State to advise

this Member State if there is evidence that data are inaccurate or were processed

contrary to this Regulation.

Article 22

ensures the deletion of data of applicants who have required the nationality

of a Member State before expiry of the retention period. However, if a third country

national becomes member of the family of a EU citizen without requiring the

nationality of a Member State, this will not affect the storage of his data in the VIS.

In such case, a third country national can still be subject to a visa obligation. Since

the data on previous applications are needed for the assessment of subsequent

applications it is necessary that in such cases the data remain in the VIS till the

retention period ends.

Chapter V: Operation and responsibilities

Cf. Article 21(1)(b) and (2)(e) of Regulation (EC) No 343/2003.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Article 23

clarifies that the Commission shall be responsible for establishing and

operating the VIS and that the Member States are the controllers of the data

processed in the VIS.

Article 24

creates in paragraphs 1 to 3 the obligation for each Member State to

connect the VIS to each National System via the National Interface, to designate a

national authority to provide the access for the competent authorities and to observe

automated procedures for processing the data. According to Article 1 of Decision

1(2) of Decision 2004/512/EC, the National Interface shall provide the connection to

the relevant central national authority of the respective Member State to enable

national authorities to access the VIS. Paragraph 4 clarifies the competences of each

Member State for its National System and the burden for the related costs, including

the competence for the development of the National System and/or its adaptation to

the VIS, as laid down in Article 2(2) of Council Decision 2004/512/EC.

Article 25

sets out in paragraph 1 the responsibilities of the Member States for the

use of the data, acting as a controller at the moment of collection, transmission and

reception of personal data. Paragraph 2 creates obligations for the Commission as

processor with regard to confidentiality and security, pursuant to Articles 16 and 17

of Directive 95/46/EC and Articles 21 and 22 of Regulation (EC) No 45/2001.

Article 26

determines according to Article 17 of Directive 95/46/EC which measures

have to be implemented to ensure the security of processing. Paragraph 2 creates the

obligation for the Commission to take equivalent measures; in particular the

Commission provisions on security have to be respected

Article 27

sets out the applicable rules on liability of Member States for damages.

The liability of the Commission is governed by Article 288(2) of the Treaty.

Article 28

creates the obligation for the Member States and the Commission to keep

complete records of data processing operations for one year after expiry of the

retention period, which may solely be usedfor the purposes of data protection

monitoring and data security.

Article 29

creates the obligation of each Member State to ensure the proper

processing and use of data by appropriate penalties, as an essential complement to

the data protection and security arrangements.

Chapter VI: Rights and supervision on data protection

For the protection of personal data, the relevant Community’s legislation, Directive

95/46/EC and Regulation (EC) 45/2001, fully apply for this ‘first pillar’ instrument

(cf. recitals 14 and 15). The provisions in this chapter clarify certain points in respect

of safeguarding the rights of the persons concerned and of the supervision on data

protection.

Article 30

covers the right of information of the applicants, but also persons issuing

invitations or liable to pay the costs of living during the stay, whose data shall be

stored in the VIS pursuant to Article 8(4)(f). Paragraph 1 contains in conformity with

Commission Decision 2001/844/EC, ECSC, Euratom of 29.11.2001 (OJ L 317 of 3.12.2001, p. 1).

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Article 10 of Directive 95/46/EC a list of items the person concerned has to be

informed about. Paragraph 3 refers to the harmonised forms, specimens of which are

published in Annex 15 of the CCI.

As far as the applicant’s employer and parents are concerned according Article 7(6)

and (7) of this Regulation, the provision of such provision would involve a

disproportionate effort in the meaning of Article 11(2) of Directive 95/46/EC, if the

visa authority would be required to send a specific information to these persons

named in the application form. However, these data shall only be stored in the VIS if

a consultation between central authorities is required and the safeguards clarified in

Articles 31 to 35 of this chapter apply also for these persons.

Article 31

provides in paragraphs 1 and 2 any person the right of access, correction

and deletion of data relating to him which are inaccurate or recorded unlawfully, and

clarifies in paragraph 3 that the related request may be lodged to each Member State.

Paragraphs 4 to 6 specify the requirements according to Article 12 of Directive

95/46/EC.

Article 32

lays down an obligation for the competent authorities to ensure the proper

operation of the mechanism laid down in Article 31 and the assistance and advice by

the national supervisory authority, specifying the obligations laid down in Article

28(4) and (6) of Directive 95/46/EC.

Article 33

clarifies pursuant to Article 22 of Directive 95/46/EC the right of any

person on remedies before the courts of each Member State if the rights of access to

or of correction or deletion of data relating to him is refused.

Article 34

clarifies the competence of the national supervisory authorities to review

the lawfulness of all the processing operations carried out by the Member States.

Article 35

provides that the European Data Protection Supervisor as established by

Article 41(1) of Regulation (EC) No 45/2001 shall monitor the activities of the

Commission related to the rights of persons covered by this Regulation. Paragraphs 2

and 3 create obligations to support this monitoring.

Chapter VII: Final Provisions

Article 36

covers the implementation approach to start with alphanumeric data and

the photographs and adding in a second phase the functionalities for processing

biometric data, in line with the step-wise approach as set out by the Council

conclusions

. Paragraph 2 provides that the measures necessary for the technical

implementation of these functionalities shall be adopted in accordance with the

management procedure.

Article 37

connects the start of transmission of data to the notification of each

Member State to the Commission that it has made the necessary technical and legal

arrangements for the transmission of data to the VIS. Paragraph 2 lays down that the

Member States which have notified as a condition for the applicability of this

Council conclusions of 19.2.2004, point 2 of the annex thereto; for the reasons not to include scanned

documents, as also foreseen by the conclusions, see point 6.2 of the Extended Impact Assessment.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Regulation, shall start to collect and enter the data by the date laid down in Article

38. Paragraph 3 provides that the Member States which have notified at a later date

shall start to collect and enter the data by the date of their respective notification.

Paragraph 4 ensures the entering of data by the individual Member State as a

precondition for consulting the data transmitted by other Member States.

Article 38

concerns the start of operations, the date of which shall be published by

the Commission when the conditions laid down in this provision have been met.

Article 39

extends the mandate of the SIS II committee, further to the measures for

the development of the VIS as specified in Articles 3 and 4 of Council Decision

2004/512/EC, to measures for implementing this Regulation by the management

procedure. These measures are, as specified in Article 37(2) the technical measures

for implementing the functionalities of the VIS.

Article 40

creates the obligation of the Commission to monitor and evaluate the

operation of the VIS and produce monitoring and evaluation reports, to be submitted

to the European Parliament and the Council.

Article 41

concerns the entry into force and applicability. Due to the technical

requirements involved in establishing the VIS, it is not possible to provide for

simultaneous entry into force and applicability of the Regulation.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

FINANCIAL STATEMENT

Policy area(s): JHA

Activit(y/ies): (visa, asylum, immigration and other policies related to the free circulation

of persons)

ITLE OF ACTION

SECOND PHASE OF THE

VIS,

BIOMETRIC PROCESSING

BUDGET LINE(S) + HEADING(S)

18.08.03 Visa Information System

2.1.

OVERALL FIGURES

Total allocation for action (Part B):

97 million € for commitment until 2013.

2.2.

Period of application:

Undetermined duration. Foreseen for 2007-2013:

•

Investment costs for biometric processing: 64 Mio €

•

Exploitation costs for biometric processing: 33 Mio €

The amounts foreseen for the period 2007-2013 are subject to the adoption of the

new financial perspectives.

2.3.

(a)

Overall multi-annual estimate of expenditure:

Schedule of

intervention)

commitment

appropriations/payment

appropriations

(financial

€ million

2007

Commitments

Payments

24.000

19.000

2008

23.000

2009

17.000

18.000

2010

12.000

13.000

2011

11.000

12.000

2012 and

subsequent years

5.000

As explained in 5.2.2 all investments will be done at the beginning of each year, so

annual payments are estimated at around 80% of the commitments.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

(b)

Overall financial impact of human resources and other administrative expenditure

Commitments/

payments

0.216

TOTAL a+b

Commitments

Payments

24.216

19.216

23.216

17.216

18.216

12.216

13.216

11.216

12.216

5.216

2.4.

Compatibility with financial programming and financial perspectives

[]

Proposal is compatible with existing financial programming.

2.5.

Financial impact on revenue:

[X] Proposal has financial impact – the effect on revenue is as follows:

The present proposal builds upon the Schengen acquis, as defined in Annex A of the

Agreement signed on 18 May 1999 between the Council and the Republic of Iceland

and the Kingdom of Norway concerning the association of both these States with the

implementation, application and development of the Schengen

acquis

. Article 12(1)

last paragraph lays down:

“In cases where operational costs are attributed to the general budget of the European

Community, Iceland and Norway shall share in these costs by contributing to the said

budget an annual sum in accordance with the percentage of the gross national

product of their countries in relation with the gross national product of all

participating States”

Contribution from Iceland/Norway: 2.128% (2002 figures)

(€ million to one decimal place)

Prior to

action

Situation following action

Budget

line

Revenue

2007 2008 2009 2010 2011

0.5

∆

2012 and

subsequent

0.1

a) Revenue in absolute terms

b) Change in revenue

0.5

0.4

0.3

OJ L 176, 10. 7.1999, p. 36.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

BUDGET CHARACTERISTICS

Type of

expenditure

Non

Comp

Diff

New

EFTA

contribution

Contributions

form applicant

countries

Heading in

financial

perspective

[3]

YES

LEGAL BASIS

This statement accompanies a legislative proposal for a Regulation of the European

Parliament and the Council concerning the Visa Information System (VIS) and the

exchange of data between Member States on short-stay visas, based on Article 62

point (2)(b)(ii) TEC and Article 66 TEC.

5.1.

5.1.1.

DESCRIPTION AND GROUNDS

Need for Community intervention

Objectives pursued

The present financial statement is designed to allow for the second phase of the VIS

to take place by means of Community financing as of 2007 and in accordance with

the relevant provisions of the Treaty.

The implementation of the Visa Information System is done in phases as follows:

•

Phase 1: the functionalities for processing of alphanumeric data and photographs.

•

Phase 2: the functionalities for processing biometrics.

The Commission has followed a two-step approach for the legal framework of the

VIS:

A first legal instrument,

Council Decision 2004/512/EC establishing the Visa

Information System (VIS)

which constitutes the required legal base to allow for

the inclusion in the budget of the European Union of the necessary appropriations for

the development of VIS and the execution of that part of the budget, defines the

architecture of the VIS and gives the Commission the mandate to develop the Visa

Information System at the technical level, assisted by the SIS II committee

whereas the national systems shall be adapted and/or developed by the Member

States. The financial statement made in the financial statement of this Decision

relates to the procurement of technical expertise, management expertise, hardware

and software, etc. for the first phase of the setting-up of the VIS system containing

alphanumeric data and photographs.

OJ L 213 of 15.6.2004, p. 5.

Set up by Article 5 (1) of Council Regulation (EC) No 2424/2001 (OJ L 328, 13.12.2001, p. 4).

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

The present proposal for a Regulation of the European Parliament and the Council,

the

second “fully fledged” legal instrument,

gives the Commission the mandate to

set up, maintain and operate the VIS and defines the purpose, functionalities and

responsibilities for the Visa Information System and the procedures and conditions

for the exchange of visa data between Member States. This second legal instrument

has been elaborated on the basis of the political orientation given by the Council

conclusions of 19 February 2004. The financial statement for this legal instrument

relates, in particular, to the costs for processing biometrics, phase 2 of the VIS.

Community intervention is needed, since the establishment of a common Visa

Information System and the creation of common obligations, conditions and

procedures for the exchange of visa data between Member States cannot be

sufficiently achieved by the Member States and can, therefore, by reason of the scale

and impact of the action, be better achieved at Community level.

Article 1(2) of the proposal states the purpose of the VIS:

“The VIS shall improve the administration of the common visa policy, consular

cooperation and consultation between central consular authorities, by facilitating the

exchange of data between Member States on applications and on the decisions

thereto, in order:

(a)

(b)

(c)

(d)

(e)

(f)

to prevent threats to the internal security of any of the Member States;

to prevent the bypassing of the criteria for the determination of the Member

State responsible for examining the application;

to facilitate the fight against fraud;

to facilitate checks at external border checkpoints and within the territory of the

Member States;

to assist in the identification and return of illegal immigrants;

to facilitate the application of Regulation (EC) No 343/2003.”

In order to achieve these objectives, the VIS shall be connected to a National System

in each Member State, to enable duly authorised staff of the competent authorities of

each Member State to enter, amend, transmit or consult the data by means of an

automated procedure in accordance with this Regulation.

5.1.2.

Measures taken in connection with ex ante evaluation

feasibility study

on technical and financial aspects of the VIS was launched by the

Commission on 16 September 2002 and submitted to the Council in May 2003. The

study provides an analysis of the technical and financial aspects of the VIS.

The

importance of biometrics

for the overall efficiency of the system must be

underlined. The study assessed three options, which can for the time being be

envisaged as biometric identifiers: iris scanning, facial recognition and fingerprints

and recommends the latter as main biometric identifier for identification purposes.

Fingerprint technology would provide the required accuracy to identify individuals

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

and fingerprint databases would still be used for many years, even if the biometric

technology changes. The use of biometrics on such an unprecedented scale will have

a significant impact on the system, both in technical and financial terms.

On the

budgetary

aspects, the figures are based on estimates provided by the

feasibility study on technical and financial aspects of a system for the exchange of

visa data between Member States, but take into account the rapid drop in prices for

fingerprint matching systems. The estimates set out in the feasibility study cover the

fixed costs of the central system, the CS-VIS, and for 27 NI-VIS, including their

communication infrastructure, as well as the annual costs for operations, networks

and human resources. These estimates for the development and operation of the

“biometrics” module were extremely high. Currently, however, prices for biometric

systems are dropping rapidly. Therefore, the original estimates of the feasibility

study have been adapted to match these lower price trends.

In accordance to the Commission’s Work Programme 2004, an

Extended Impact

Assessment

was launched. One of its main conclusions is that the further

development of the VIS, with the processing of biometric data, is needed to ensure

exact verification and identification of visa applicants. Only with the inclusion of

biometric data processing in the VIS can the objectives be sufficiently reached. The

Extended Impact report is annexed to the legal instrument that this financial

statement accompanies.

5.1.3.

Measures taken following ex post evaluation

Not applicable

5.2.

Action envisaged and budget intervention arrangements

This proposal envisages the further development of the Visa Information System, in

particular biometric processing.

5.2.1

Operational costs for alphanumeric and photo

The legal and financial base for the first phase has been established in Council

Decision 512/2004/EC establishing the VIS, whereby an annual amount of seven

million euros is foreseen for operational costs, as of 2007.

5.2.2

Investment costs for biometric processing

For the second phase, (biometric data for verification and identification purposes,

including background checks) in 2003 the feasibility study estimated that an extra

investment of 144 million euros would be needed. However, prices for finger print

matching systems have come down dramatically. In fact, current experience shows

that prices for fingerprint matching systems follow Moore’s law: every 18 months

the capacity doubles for the same price. In the calculation this amounts to an annual

estimated drop in price of 37%.

The price estimations in this financial statement are based on a gradual increase of

capacity, with annual investments of the capacity needed for the next year, and

taking into account the constant drop in prices. Thus, in the beginning of 2007 the

capacity to handle the matching needed until 2008 only is budgeted. In early 2008,

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

the extra capacity is bought for the needs until mid-2009, estimated at a price

lowered by 37%.

As for the capacity of the databases, the calculations are based on the start in mid-

2007 with an empty database, with gradual connection of all consular posts over a

period of one year. It is estimated that mid-2008 all consular posts of all Member

States will be connected. The feasibility study estimates 20 million visa requests per

year, of which 30% are repeated travellers whose fingerprints are already in the VIS.

The total storage capacity needed for a five year storage period will be 70 million

sets of fingerprints.

Matching capacity needs will rise linearly with the number of fingerprints in the

database.

The details:

year

connected

posts

database

capacity

needed

matching

capacity needed

total

investment

costs for biometric

processing

(% of total (million

applications) applicants)

mid 2007

mid 2008

mid 2009

mid 2010

mid 2011

mid 2012

mid 2013

Total

100%

(million matches

(Mio €)

per second)

100

158

217

292

It is estimated that the payments for the equipment will be done in the year of

commitment, with an exception of a guarantee sum (around 10% of the price). The

figures calculated might vary according to the final technical solution chosen.

5.2.3

Exploitation costs for biometric processing

In addition to the operational costs for alphanumeric and photo functionalities, extra

operational costs for biometrics are foreseen.

The costs consist of extra human resources for the system management (estimated in

the feasibility study at 100 000 € per year), extra network costs (700 000 €) and

annual maintenance and licences. These maintenance and licence costs will depend

very much on the technical solution chosen. The annual maintenance costs are

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

estimated at 4.2 Mio € per year. As operations will start in mid-2007, the costs for

2007 will be lower.

The details:

year

maintenance human

and licence resources

costs

(Mio €)

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

Total

2.5

4.2

network costs

total exploitation

costs for biometric

processing

(Mio €)

0.4

0.7

4.6

(Mio €)

0.1

0.7

(Mio €)

27.7

Most of the payments will be done in the same year as the commitments.

5.2.5

National infrastructure costs

According to Article 2 (2) of Decision 2004/512 EC establishing the VIS, the

national infrastructures beyond the national interfaces in the Member States shall be

adapted and/or developed by the Member States. This includes the financial burden

for the development of these infrastructures and the adaptation of existing national

systems to the VIS, the world-wide connections to their consular posts and their

equipment, shipping and training.

Cost estimates and cost-benefit analyses concerning the impacts of VIS on national

infrastructures and national budgets are the responsibility of each Member State. To

provide cost estimates would require a detailed analysis of every national

environment and national organisation. This can only be done by Member States

themselves.

5.3.

Methods of implementation

Development will be carried out under direct management of the Commission using

its own staff assisted by external contractors. The development of the alphanumeric

functionalities of the system has been tendered. Additional technical support has also

been tendered to assist Commission services in the follow up of the implementation.

A third call for tender will be launched for the biometric equipment needed.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

The system shall be set up and maintained by the Commission. The Commission

shall be responsible for operating the Central Visa Information System and the

communication infrastructure between the Central Visa Information System and the

National Interfaces. The data shall be processed by the VIS on behalf of the Member

States.

Member States are closely involved in the work via the SIS II committee, in

accordance with Article 5 of Decision 2004/512/EC establishing the VIS, and Article

39 of the present proposal.

In relation to the objectives of the Freedom programme, the Council has reached an

agreement on the proposed external borders agency. The scope for entrusting tasks

related to the management of large-scale IT systems (Eurodac, SIS II, VIS) to this

agency at a later stage will be explored.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

6.1.

FINANCIAL IMPACT

Total financial impact on Part B - (over the entire programming period)

Figures in brackets are for operational costs for alphanumeric and photo

functionalities and costs for external assistance for project management, audit and

evaluation already covered by the financial statement annexed to Decision

2004/512/EC establishing the VIS.

The indicative global costs for the VIS for the period 2007-2013 amount to 153

Mio€, of which 97 Mio€ are covered by the present proposal and 56 Mio€ by

Decision 2004/512/EC.

Commitments (in € million to three decimal places)

Breakdown

2007

(7.000)

21.000

3.000

2008

(7.000)

18.000

5.000

2009

(7.000)

12.000

5.000

2010

(7.000)

7.000

5.000

2011

(7.000)

6.000

5.000

annual amounts in

2012 and subsequent

years

(7.000)

Operational cost for

alphanumeric and photo

Investment costs for

biometric processing

Exploitation costs for

biometric processing

SUBTOTAL

External assistance for

project

management,

audit and evaluation

TOTAL

5.000

24.000

(1.000)

23.000 17.000 12.000 11.000 5.000

(1.000)

24.000

23.000 17.000 12.000 11.000 5.000

An annual amount of seven million euros is already foreseen in the financial statement annexed to the

Decision 2004/512/EC establishing the VIS

Operating expenditure directly derived from the feasibility study.

An annual amount of one million euros is already foreseen in the financial statement annexed to the

Decision 2004/512/EC establishing the VIS.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

7.1.

IMPACT ON STAFF AND ADMINISTRATIVE EXPENDITURE

Impact on human resources

Figures in bracket are for human and administrative resources already covered by the

financial statement annexed to Decision 2004/512/EC establishing the VIS.

Staff to be assigned to management of the

action using existing resources

Types of post

Number of

permanent posts

(3 + ) 1

(2 + )

(1 + ) 1

(2)

(8 + ) 2

2 National Experts

Number of

temporary posts

Total

Description of tasks deriving from the

action

Officials

temporary staff

Other human resources

Total

The needs for human and administrative resources shall be covered within the

allocation granted to the managing DG in the framework of the annual allocation

procedure.

7.2.

Overall financial impact of human resources

Type of human resources

Officials

Amount (€)

216 000

Method of calculation

2 officials * 108 000

18010101

Other human resources

1801020103

Total

216 000

The amounts are total expenditure for twelve months.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

7.3.

Other administrative expenditure deriving from the action

Figures below are resources already covered by the financial statement annexed to

the Decision establishing the VIS and repeated for information only.

Budget line

(number and heading)

Overall allocation (Title A7)

1801021101 – Missions

1801021102 – Meetings

1801021103 – Compulsory committees

1801021102 – Conferences

1801021104 – Studies and consultations

Other expenditure (specify)

Information systems (A-5001/A-4300)

Other expenditure - Part A

(specify)

Total

Amount €

Method of calculation

(66 000)

(300 000)

(15 000)

(500 000)

30*1000+12*3000

10*30 000

2*7500

2-3 studies per year

(881 000)

II.

III.

8.1.

Annual total (7.2)

Duration of action

Total cost of action (I x II)

FOLLOW-UP AND EVALUATION

Follow-up arrangements

216 000 €

At least 7 years

1 512 000€

Deliverables are foreseen for the development envisaged in point 5.2. Each

deliverable produced will be submitted to an acceptance procedure, which will vary

depending on the type of deliverable.

8.2.

Arrangements and schedule for the planned evaluation

Council Decision 512/2004/EC establishing the VIS foresees that the Commission

presents to the Council and the European Parliament a yearly progress report

concerning the development of the VIS.

The current proposal provides the following arrangements for monitoring and

evaluation:

The Commission shall ensure that systems are in place to monitor the functioning of

the VIS against objectives in terms of outputs, cost-effectiveness and quality of

service.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Two years after the VIS starts operations and every two years thereafter, the

Commission shall submit to the European Parliament and the Council a report on the

technical functioning of the VIS. This report shall include information on the

performance of the VIS against quantitative indicators predefined by the

Commission.

Four years after the VIS starts operations and every four years thereafter, the

Commission shall produce an overall evaluation of the VIS, including examining

results achieved against objectives and assessing the continuing validity of the

underlying rationale and any implications for future operations. The Commission

shall submit the reports on the evaluations to the European Parliament and the

Council.

ANTI-FRAUD MEASURES

The Commission procedures for the award of contracts will be applied, ensuring

compliance with Community law on public contracts.