Europaudvalget 2006-07
KOM (2006) 0358
Offentligt
1446518_0001.png
KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER
Bruxelles, den 04.07.2006
KOM(2006) 358 endelig
MEDDELELSE FRA KOMMISSIONEN
STATUSRAPPORT AF 31. MARTS 2006 OM MODERNISERING AF
EUROPA-KOMMISSIONENS REGNSKABSSYSTEM
DA
DA
PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
INDHOLDSFORTEGNELSE
MEDDELELSE FRA KOMMISSIONEN
STATUSRAPPORT AF 31. MARTS 2006 OM MODERNISERING AF EUROPA-
KOMMISSIONENS REGNSKABSSYSTEM .......................................................................... 1
1.
2.
3.
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
4.
4.1
4.2
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Indledning .................................................................................................................... 3
Oversigt over indførelsen indtil 31. marts 2006........................................................... 4
Gennemførelsen af moderniseret regnskabsførelse i Kommissionen .......................... 5
Udarbejdelse af regnskaberne og åbningsbalancerne for regnskabsåret 2005............. 5
Långivning og lånoptagelse ......................................................................................... 6
Efteruddannelse............................................................................................................ 7
Konsolidering............................................................................................................... 7
Overgang til nyt regnskabsår ....................................................................................... 7
Kontrolmiljø og validering af lokale systemer............................................................. 8
Kommunikation og regnskabskvalitet ......................................................................... 8
Validering af lokale systemer....................................................................................... 9
IT-udviklinger for det almindelige budget................................................................... 9
Indførelse af ABAC i de andre institutioner og agenturer ......................................... 10
ABAC-Delegations .................................................................................................... 10
Den Europæiske Udviklingsfond ............................................................................... 10
Fremtidige udviklinger............................................................................................... 11
Konklusion ................................................................................................................. 11
BILAG I: Integreret programplan 31. marts 2006
BILAG II: Systemsikkerhed og synkronisering …...................................................................13
DA
2
DA
PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
1446518_0003.png
1.
I
NDLEDNING
Den Europæiske Revisionsret fik den 31. marts 2006 fra Kommissionens regnskabsfører
fremsendt det første foreløbige årsregnskab for De Europæiske Fællesskaber udarbejdet i
overensstemmelse med internationalt accepterede regnskabsstandarder. Ud over således at
tage føringen på området blandt offentlige organer gav Kommissionen ligeledes over for sine
dechargemyndigheder udtryk for et ønske om at være fuldt ansvarlig for forvaltningen af de
midler, som skatteborgerne har overdraget den.
Regnskaberne er frugten af tre års intensivt arbejde i samtlige Kommissionens tjenestegrene
samt andre institutioner og agenturer:
der blev udarbejdet regnskabsregler, som er hensigtsmæssige for Fællesskabernes
aktiviteter og samtidigt opfylder internationale standarder, ledsaget af hensigtsmæssige
regnskabsmanualer
der blev udviklet IT-systemer til støtte for de nye regnskabskrav
for at muliggøre opstilling af regnskaberne efter periodiseringsprincippet foretog hver af
Kommissionens tjenestegrene en tilpasning af sine administrative og finansielle procedurer
til postering af regnskabsmæssige begivenheder, når de indtræffer, og ikke kun når der
modtages eller udbetales kontanter eller ved årets udgang
de nødvendige balancer for at åbne de første periodeafgrænsningskonti blev fastsat.
Arbejdet var tilendebragt i januar 2005, i tide til at regnskabsåret 2005 kunne påbegyndes på
det rette grundlag. Siden januar 2005:
er åbningsbalancerne blevet kontrolleret og valideret af de anvisningsberettigede
har de enkelte tjenestegrene ansat værdien af udgifter på periodeafgrænsningsposter ved
hvert års begyndelse og slutning
er samtlige systemer blevet undersøgt af Kommissionens regnskabsfører for at sikre, at de
kan registrere og kommunikere de nødvendige regnskabsoplysninger
er Kommissionens regnskaber udarbejdet og konsolideret med regnskaberne for X andre
institutioner og Y agenturer.
Kommissionen har således overholdt de frister, der er fastsat i finansforordningen, for
udarbejdelsen af årsregnskaber, der i al væsentlighed efterlever internationale standarder, og
opfyldt sin forpligtelse over for Europa-Parlamentet og Rådet til at aflægge statusrapporter
om fremskridt i retning af dette mål
1
, der blev anset for særdeles ambitiøst.
Arbejdet er imidlertid endnu ikke afsluttet. At nå til en fuldstændig overholdelse af samtlige
regnskabsstandarder er en proces, der vil tage tid. Forskudskontiene i Kommissionens
1
Kommissionen har fremlagt halvårlige statusrapporter til og med 31. maj 2005.
DA
3
DA
PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
eksterne delegationer bør inkorporeres i det centrale regnskabssystem, og Den Europæiske
Udviklingsfond bør overgå til et moderniseret IT-system. Forsinkelser i disse opgaver skyldes
vanskeligheder ved at indføre nye systemer og dertil knyttet efteruddannelse på geografisk
spredte tjenestesteder og har ikke nogen materiel indvirkning på regnskaberne.
To generaldirektoraters systemer bør forbedres, før de kan valideres. Der er fundet materielle
fejl i tallene fra mindst et generaldirektorat, som er blevet anmodet om at fremlægge
korrigerede tal. På trods af Kommissionens tjenestegrenes bestræbelser på igen og igen at
kontrollere åbningsbalancerne og de påløbne udgifter, vil Revisionsretten sandsynligvis finde
yderligere fejl, som om muligt bør korrigeres i det endelige regnskab, der skal udarbejdes
inden den 31. juli 2006. Risikoen for fejl forværres af det utilstrækkelige antal kvalificerede
regnskabsmedarbejdere i Kommissionen til hurtigt at absorbere så omfattende en reform af
forsinkelserne i visse tjenestegrene, hvilket fører til forhastet arbejde, og af forsinkelser i
udviklingen af visse bogførings-og rapporteringsværktøjer i IT-systemet og i ajourføringen af
dokumentation og uddannelseskurser.
2.
O
VERSIGT OVER INDFØRELSEN INDTIL
31.
MARTS
2006
Overgangen til et nyt regnskabssystem i Europa-Kommissionen har hidtil været vellykket.
Kommissionen overgik den 1. januar 2005 for de almindelige EU-regnskaber fra
kasseregnskabsprincippet til det periodiserede regnskab, et system som allerede har givet
Europa-Kommissionen større kontrol i hverdagen over sine finanser og bedre
regnskabsoplysninger. Regnskabssystemet efter periodiseringsprincippet blev yderligere
udviklet gennem 2005, og vil fortsat blive yderligere udviklet og forbedret i 2006 og 2007, så
det gradvis udvides til også at omfatte Den Europæiske Udviklingsfond, delegationerne,
agenturerne og en samlet dataopbevaringsbase.
Der er opstillet en detaljeret handlingsplan for de to år 2005 og 2006, og denne er tilpasset og
udvidet i lyset af erfaringerne. Bilaget indeholder en grafisk præsentation af planerne for 2006
og 2007. Den oprindelige plan undervurderede det arbejde, der var forbundet med at
færdiggøre mange IT-udviklinger, hvorfor tidsplanerne for visse opgaver måtte lægges om.
De vigtigste stadigt igangværende regnskabsprojekter er ABAC-EDF og ABAC-Delegations,
som efter planen nu vil være fuldt operationelle i begyndelsen af regnskabsåret 2007 (ABAC-
Delegations) og 2008 (ABAC-EDF). Denne rapport beskriver de vigtigste resultater, der blev
nået i 2005.
Kommissionens regnskabsfører har for Den Europæiske Revisionsret fremlagt det foreløbige
årsregnskab for 2005, det første der fuldt ud er udarbejdet efter periodiseringsprincippet. Det
endelige regnskab forventes godkendt af Kommissionen inden den 31. juli 2006. Samtlige
generaldirektorater og tjenester har gjort sig store anstrengelser for at opstille
åbningsbalancerne for dette første år, kontrollere dem og foretage de nødvendige korrektioner
samt på sammenhængende og konsekvent vis at værdiansætte udgifter på
periodeafgrænsningsposter ved regnskabsårets begyndelse og slutning. En del datakontrol vil
fortsætte indtil afslutningen af de endelige regnskaber, en del konti skal stadig afstemmes i det
almindelige regnskab, og et generaldirektorat er blevet anmodet om at foretage estimaterne på
ny. På trods af disse anstrengelser er der, på grund af opgavens omfang og tjenestegrenenes
manglende erfaring med de nye regnskabsprocedurer og det begrænsede antal kvalificerede
og uddannede medarbejdere, risiko for, at de endelige regnskaber vil indeholde uopdagede
materielle fejl og mangler.
DA
4
DA
PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
Revisionsretten er blevet gjort opmærksom på en del spørgsmål, navnlig vedrørende de
enheder, der skulle inddrages i Fællesskabets konsoliderede årsregnskab, men som endnu ikke
har givet tilsagn om inddragelsen, og hvordan der kan gives meddelelse om oplysninger om
beløb, der skal inddrives fra medlemsstaterne til betaling af Fællesskabets eksisterende
gældsforpligtelser.
3.
3.1.
G
ENNEMFØRELSEN AF MODERNISERET REGNSKABSFØRELSE I
K
OMMISSIONEN
Udarbejdelse af regnskaberne og åbningsbalancerne for regnskabsåret 2005
Der blev opstillet nye regnskabskrav for
årsregnskaberne
for 2005 og udformet
regnskabsprocedurer for afslutningen af regnskaberne for 2005 og udarbejdelse af
årsregnskabet for 2005. De foreløbige regnskaber blev afleveret den 31. marts 2006, som er
den frist, der er fastsat i finansforordningen.
For at opstille
åbningsbalancerne for driftsaktiviteter
blev samtlige nødvendige oplysninger
for bogføringen af periodeafgrænsningsposter i al væsentlighed registreret i det centrale
regnskabssystem i januar 2005. Dette omfattede over 7 000 fakturaer eller krav om dækning
af udgifter, 30 000 forfinansieringsposteringer, 92 000 aktiver og 3 000 garantier. Hver
tjenestegren blev bedt om at efterprøve korrektheden af disse registreringer inden den 1. maj
2005, og i juli 2005 blev hver Generaldirektør og Chef for en tjeneste anmodet om formelt at
validere deres åbningsbalancer for driftsaktiviteter. Efter efterprøvninger og kontrol
validerede hvert generaldirektorat tallene, men anmodede om en del korrektioner for at sikre
tallenes kvalitet. Den sidste validering blev modtaget i januar 2006.
Revisionsretten fik tilsendt nærmere oplysninger om posteringen af fakturaer og
forfinansiering i februar 2005 samt balancen for hvert generaldirektorat, efter at de var sendt
til validering i juli 2005. Revisionsretten har også haft adgang til alle bogførte data i
regnskabssystemet efter første registrering.
Det største arbejde i 2005 i forbindelse med overgangen var færdiggørelsen af
åbningsbalancerne for periodeafgrænsningsposterne
pr. 1. januar 2005, som viste sig at
være en omfattende opgave for såvel GD BUDG som for samtlige tjenestegrene.
Generaldirektørerne fik den 16. august 2005 tilsendt retningslinjer for værdiansættelse af
endnu ikke-fremlagte fordringer om fællesskabsfinansiering (”cut-off”), efter at de var blevet
hørt om det mest velegnede grundlag for værdiansættelsen. Det sidste generaldirektorat havde
den 31. januar 2006 opstillet sin egen metodologi og
cut-off-bogføringer
for åbningsbalancen,
og den 17. marts fremlagde det sidste generaldirektorat de nødvendige oplysninger for ultimo-
postering af cut-off. GD BUDG reviderede og kontrollerede sammenhængen for at sikre
datakvaliteten. En del korrektioner bliver nødvendige inden de endelige regnskaber kan
godkendes den 31. juli 2006, navnlig for ét generaldirektorat, der vil blive anmodet om at
genvurdere sin værdiansættelse for cut-off.
Selv om samtlige generaldirektorater udførte det arbejde, de var blevet pålagt, blev
finaliseringen af oplysningerne betydeligt forsinket, som det fremgår i tabel 1. Forsinkelserne
afspejler vanskelighederne ved at overgå til regnskaber efter periodiseringsprincippet inden
for en kort tidsfrist og ved at udvikle IT-værktøjer og uddannelse til samtlige tjenestegrene i
god tid.
DA
5
DA
PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
1446518_0006.png
Tabel
Regnskabsoplysninger
Dato
for
anmodning
om data
Svarfrist
GD-
svar
inden
fristen
Indtil
1
måneds
forsinkelse
Mere end
1 måneds
forsinkelse
Seneste
svar
Seneste
anmodning
om
yderligere
registreringer
Oprindeligt bidrag
Endelig
version
Kontrol
af
åbningsbalancer
Validering
af
åbningsbalancer
Cut-off
åbningsbalancen
1.1.2005
Cut-off
31.12.2005
24.1.2005
31.3.2005*
29.7.2005
15.9.2005
23
12
6
24.1.2006
10.3.2006**
16.8.2005
14.10.2005
6
15
19
23.2.2006
17.3.2006
4.10.2005
31.1.2006
18
21
1
13.3.2006
17.3.2006
* Fristen angiver den automatiske korrektionsperiode for registrerede
forhåndsfinansiering. Der var ikke behov for nogen formel validering på denne dato.
fakturaer
og
** Selv efter modtagelsen af valideringen indgav en række generaldirektorater anmodninger om
yderligere korrektioner af åbningsbalancen.
For så vidt angår de konsoliderede regnskaber, tilvejebragte de øvrige institutioner og
agenturer i det store og hele de nødvendige oplysninger inden for fristerne. En undtagelse var
to institutioner, som ikke fremlagde deres pengestrømsopgørelse, og tre enheder, som mente,
at de ikke skulle inddrages i de konsoliderede regnskaber, da finansforordningen tillader
udeladelse (to agenturer), eller fordi de ikke kontrolleres af Det Europæiske Fællesskab (Den
fælles sygeforsikringsordning). Der bør findes en løsning på disse spørgsmål inden
godkendelsen af de endelige regnskaber.
De foreløbige regnskaber viser, at Fællesskabets passiver overstiger dets aktiver med ca. 62
mia. EUR. Dette skyldes, at indtægterne først inddrives, når fordringer forfalder. De største
gældsforpligtelser udgøres af pensionsudbetalinger (32 mia. EUR) og fordringer på EUGFL,
Garantisektionen (47 mia. EUR). Da der ikke findes internationale standarder for opstilling af
medlemsstaternes gældsforpligtelser i denne henseende, finaliseres regnskaberne i lyset af
Revisionsrettens bemærkninger.
3.2.
Långivning og lånoptagelse
Transaktioner i forbindelse med långivning og lånoptagelse, som ligger uden for
Kommissionens budget, bogførtes tidligere i GD ECFIN’s IT-system, Globus. Disse data blev
i løbet af 2005 overført til Kommissionens centrale system (SAP/CFM og FM). Visse
finansielle instrumenter overførtes til det nye system i juli, resten i november 2005. Visse
regnskabsfunktioner er stadig under færdiggørelse. Det vil blive nødvendigt centralt at
DA
6
DA
PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
opgradere IT-systemet, før det kan opstille regnskaber, der fuldt overholder de internationale
standarder. Denne opgradering er planlagt til andet kvartal 2006.
3.3.
Efteruddannelse
På efteruddannelsesområdet blev især følgende resultater nået i 2005:
– færdiggørelse af den intensive ABAC-efteruddannelse med udbud af over 7 000
kursuspladser fra oktober 2004 til juni 2005
– gradvis tilpasning af kurserne om brug af ABAC, dels i forhold til systemets udvikling,
dels for at forbedre kursernes kvalitet. Tilfredshedsgraden med ABAC-kurserne steg fra
79% i 2004 til 90% i 2005. På anmodning fra generaldirektoraterne blev der iværksat et nyt
integreret kursus, der dækker samtlige grundelementer for transaktionsforvalning i såvel
SI2 (der gradvis udfases) som ABAC. Specifikke briefing-sessioner blev i årets første
kvartal tilbudt de anvisningsberettigede
– fortsat udbud af ABAC-og SI2-kurser efter den første intensive indledende fase samt af
kurser om regnskabsføring i den private og den offentlige sektor, selv om
uddannelsesmateriale og dokumentation til tider ikke kunne følge med udviklingen i
systemændringerne.
I 2006 bliver de vigtigste opgaver:
– fortsat udbud og tilpasning af kurser med et stærkere budskab om, hvor vigtigt det er at
vælge korrekt kontokode, da dette synes at være et problem i nogle generaldirektorater
– iværksættelse af kursustilbud for medarbejdere i delegationer og repræsentationer
– forberedelse af kursustilbud til medarbejdere i agenturerne og i andre institutioner, som
måtte vælge ABAC.
3.4.
Konsolidering
Der er udarbejdet en håndbog for konsolidering og et regelsæt for regnskabsopstillingen, og
disse er sendt til samtlige institutioner og agenturer. Et nyt IT-konsolideringsværktøj (SAP
ECCS) er blevet udviklet, og det blev testet i november på grundlag af prøveregnskaber fra
femten deltagende institutioner og agenturer. Institutionerne og agenturerne har opstillet og
fremsendt egne åbningsbalancer til Kommissionens anvisningsberettigede med henblik på
konsekvenskontrol og konsolidering. Konsolideringen af institutionernes og agenturernes
foreløbige regnskaber med det nye værktøj forløb uden problemer.
3.5.
Overgang til nyt regnskabsår
Fra og med juli 2005 samarbejdede alle generaldirektorater og tjenester med GD BUDG for at
reducere afbrydelsen af regnskabstransaktionerne til kun et par dage, mens det nye
regnskabsår blev åbnet. Det lykkedes at reducere denne periode med mere end tre uger
sammenholdt med den sædvanlige tidsplan (tabel 2). Dette vellykkede resultat er strengt taget
ikke en del af ABAC-projektet, men skyldes dels bedre koordinering mellem tretten kontorer
under GD BUDG’s fem direktorater, dels anvendelse af data fra det foreløbige budgetforslag
som grundlag for den første høring af tjenestegrenene om de interne regler for 2006 fra og
med september 2005. De foreløbige tal blev derefter opdateret efter budgettets vedtagelse.
DA
7
DA
PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
1446518_0008.png
TABEL 2: SAMMENLIGNING MELLEM ÅBNINGEN AF REGNSKABSÅRENE
2006 OG 2005
Begivenhed
Åbning af konti for forhåndsforpligtelser(*)
Postering af vedtagne bevillinger, der muliggør nye
forpligtelser og dertil knyttede betalinger
Fremførsel af udestående (forhånds)forpligtelser, så de
kan betales
-kørsel 1
-kørsel 2 (***)
-kørsel 2a (***)
-kørsel 3 (***)
Restbevillinger, hovedkørsel
Indtægtskørsel
2005/2006
15.11
21.12 (**)
2004/2005
19.11
10.1
5.1--9.1
20.1--22.1
24.1
3.2
6.1--9.1
16.1--17.1
31.1--1.2
18.2
n/a
28.2
3.2
15.2
(*) Datoen 15/11 er fastlagt i finansforordningens artikel 178, stk. 1, og artikel 150, stk. 3
(**) Betalinger, bortset fra betalinger opregnet i finansforordningens artikel 178, stk. 2, er ikke tilladt
inden den 1.1.
(***) Yderligere kørsler vedrører generaldirektorater, der ikke havde udført det forberedende arbejde i
tide inden første kørsel
4.
4.1.
K
ONTROLMILJØ OG VALIDERING AF LOKALE SYSTEMER
Kommunikation og regnskabskvalitet
Inddragelsen af generaldirektoraterne og kommunikationen med dem om regnskabsspørgsmål
fortsatte gennem hele 2005 i form af møder med netværkene for regnskabs-og
finansstyringskorrespondenter. For at øge regnskabernes pålidelighed udførte den
anvisningsberettigedes medarbejdere i løbet af 2005 kontrol af kvaliteten af de nye
regnskabsdata. Alle fejl og tilfælde af inkonsekvens blev meddelt de relevante tjenestegrene.
De enkelte generaldirektoraters regnskabsaflæggelse blev udviklet, og der blev afholdt flere
møder med regnskabskorrespondenterne.
Forbedringen af regnskabskontrollen og præciseringen af funktion og ansvar fortsætter, så
kvaliteten af regnskabsoplysningerne kan forbedres.
DA
8
DA
PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
4.2.
Validering af lokale systemer
For så vidt angår
datakvaliteten,
afhænger det moderniserede regnskabssystem af et nøjagtigt
og fuldstændigt datainput fra de mange brugere af det centrale IT-system (der forventes i alt
omkring 7 000). De skærmbilleder, der udvikles til brugerne, yder efterhånden assistance i en
grad, der minimerer risikoen for fejl, men kvaliteten af de indtastede data afhænger af det
kontrolmiljø, som den enkelte anvisningsberettigede opretter ved delegation. GD BUDG’s
valideringshold på otte personer har påbegyndt et program med dyberegående kontrol af de
systemer, som den anvisningsberettigede har udformet for at levere eller dokumentere
regnskabsoplysninger som fastlagt i finansforordningens artikel 61, stk. 1, litra e), og de
systemer, der vurderes at udgøre den største risiko, undersøges først.
Generaldirektoraternes systemvalideringshold tilendebragte alt planlagt arbejde for 2005.
Statusrapporten fra juli 2005 omtaler den alt i alt tilfredsstillende situation i 27
generaldirektorater. Den endelige rapport vedtaget den 28. februar 2006 beskriver resultaterne
i samtlige generaldirektorater, men der er fortsat store problemer med systemerne i to
generaldirektorater (AIDCO og EAC), hvorfor den anvisningsberettigede udsatte valideringen
af deres systemer, indtil der var foretaget forbedringer. Endvidere kan systemerne til
registrering af forskudskonti ikke valideres, før IT-projektet ABAC-Delegations er ført til
ende (se punkt 7 nedenfor).
5.
IT-
UDVIKLINGER FOR DET ALMINDELIGE BUDGET
ABAC-modulerne undergik gradvis forbedring med nye versioner i april, juni og november
2005 og igen i marts 2006. Fakturaer, betalinger og filer om juridiske enheder kan nu
bogføres gennem webbaserede applikationer. Sikkerheden i forbindelse med adgangen til det
centrale regnskabssystem (SAP) forbedredes løbende, og i februar 2006 blev der indført nye
begrænsede adgangstilladelser for IT-personale. ABAC-systemet virkede generelt
tilfredsstillende, men der var nogen forsinkelser i gennemførelsen af IT-
udviklingsprogrammet, hvorfor en række tjenestegrene ikke var i stand til at foretage visse
bogføringskorrektioner før marts 2006.
Første fase i forbedringen af
rykkerproceduren
afsluttedes medio december. Anden fase
forventes afsluttet ved udgangen af september 2006.
Arbejdet med
JRC’s projekt
om at bruge SAP-PS og CATS funktionerne (tidsark) som støtte
for JRC’s behov for detaljeret budgettering og regnskabsopstilling for forskningsprojekter
skred tilfredsstillende frem. Projektet blev gennemført i tide for budgetåret 2006.
En gennemførlighedsundersøgelse fra 2005 viste, at den nye version af SAP FM-modulet
BCS (Budget Control System)
kan anvendes i stedet for den version, der p.t. anvendes i den
centrale budgetstyring, og at det var muligt at inkorporere de lokale budgetposter, som er
nødvendige for at give afdelingerne et mere detaljeret system til deres budgetstyring. Disse
lokale poster forvaltes for indeværende i Si2. BCS forventes nu indført ved udgangen af 2006.
Med hensyn til udviklingen af en ny
samlet opbevaringsbase for finansielle data,
som er
nødvendig for at fuldstændiggøre integrationen af IT-filer og regnskabsposteringer, blev der
kun arbejdet med konceptudviklingen.
Med hensyn til
ABAC-Contracts
koncentreredes arbejdet i 2005 om udvikling af de
funktioner, som brugergruppen havde bedt om, og om tilendebringelsen af systemets
DA
9
DA
PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
installering i samtlige generaldirektorater. Alle kontrakter på beløb over 13 800 EUR
undertegnet siden januar 2005 skulle bogføres i ABAC-Contracts. Ved udgangen af marts
2006 var ca. 57 000 kontrakter til en samlet værdi af mere end 7,7 mia. EUR bogført i
applikationen.
De vigtigste aktiviteter for
ABAC-Assets
koncentreredes i 2005 på følgende områder:
– tilendebringelse af udviklingsarbejdet for periodeafgrænsningsposter samt forbedring af
integrationen og sammenhængen med de øvrige ABAC-applikationer for således at skabe
større datasammenhæng i hele ABAC-systemet
– færdiggørelse af udskiftningen af de tidligere systemer
– pilotfase i udviklingen af applikationer for delegationer og repræsentationer.
Kommissionen fortsatte arbejdet med at forbedre sikkerheden i systemadgangen og sikre
synkroniseringen
af regnskabsdata i systemet (bilag
II).
6.
I
NDFØRELSE AF
ABAC
I DE ANDRE INSTITUTIONER OG AGENTURER
Adskillige agenturer og mindre institutioner anvender en version af Kommissionens Si2-
system til deres bevillingsregnskab. Kommissionen har givet tilsagn om fortsat at understøtte
Si2 i 2006 og stille samtlige ABAC-moduler til rådighed for dem, der måtte ønske at bruge
dem.
En række agenturer (to forvaltningsorganer og ni traditionelle agenturer) samt to udvalg (Det
Økonomiske og Sociale Udvalg og Regionsudvalget) har officielt anmodet om at kunne
benytte ABAC. Fem agenturer indleder brug af ABAC i 2006 på pilotprojektbasis, resten i
2007 og 2008.
For hvert agentur indføres i ABAC et specifikt finansstyrings-og regnskabsmiljø. De enkelte
regnskabsførere forbliver ansvarlige for deres regnskaber og udførelsen af deres
betalingskørsler.
7.
ABAC-D
ELEGATIONS
GD BUDG, GD RELEX og GD DIGIT fastlagde metoderne for inkorporering af
delegationernes transaktioner i ABAC, dvs. de transaktioner, der for øjeblikket udføres via
forskudskonti og bogføres i et uafhængigt system, RAI-web. Deres registre for anlægsaktiver
vil skulle forvaltes i ABAC-Assets. Projektet kræver tilpasning af de pågældende ABAC-
moduler samt udvikling og finalisering af webbaserede applikationer. Installeringen i
delegationerne er planlagt til 2006, selv om forbindelsen til SAP først vil gå i produktion ved
åbningen af regnskabsåret 2007. Så vidt muligt foretages installeringen i delegationerne
sideløbende med installeringen af ABAC-EDF.
8.
D
EN
E
UROPÆISKE
U
DVIKLINGSFOND
Den Europæiske Udviklingsfonds (EUF) regnskab, som føres uden for det almindelige
budget, skal også moderniseres, og dette vil foregå særskilt.
DA
10
DA
PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
Moderniseringen af EUF omfatter forberedelse af en opdateret kontoplan og formulering af
nye regnskabsregler i overensstemmelse med de krav, der stilles til aflæggelse af regnskaber
efter periodiseringsprincippet. Moderniseringsprojektet vil også omfatte udskiftning af OLAS,
EUF’s eksisterende IT-system. OLAS bliver erstattet af en kombination af ABAC og GD
AIDCO’s lokale IT-system, CRIS. Såvel ABAC som CRIS anvendes allerede i produktionen
af det almindelige regnskab, og de undergår p.t. en tilpasning til de specifikke forhold, der gør
sig gældende for EUF.
Der skete betydelige fremskridt med ABAC-EDF-projektet i løbet af 2005. En ny kontoplan
og nye bogføringsmetoder blev opstillet og godkendt af regnskabsføreren. I samarbejde med
GD AIDCO blev der ligeledes foretaget en mangelanalyse for at se, hvilke udviklinger der
fortsat er nødvendige i ABAC og CRIS. De IT-udviklinger er undervejs og planlægges nu
iværksat i januar 2008. Efteruddannelse af fremtidige brugere i de 46 AVS-delegationer bliver
en udfordring.
Det er vigtigt at understrege, at selv om de nye IT-supportværktøjer kun er under udvikling,
blev EUF’s årsregnskaber for 2005 faktisk opstillet efter periodiseringsprincippet. For at sikre
årsregnskabsoplysningernes sammenlignelighed har EUF’s regnskabsfører endvidere på ny
fastslået
åbningsbalancerne
for
regnskabsåret
2005
fuldstændigt
efter
periodiseringsprincippet. Regnskabsoplysningerne i de nuværende IT-regnskabssystemer
(OLAS) er tilpasset, når dette har været nødvendigt for at fremstille data i overensstemmelse
med periodiseringsprincippet. EUF-regnskabsføreren har også foretaget de nødvendige
korrektioner af kasseregnskabsoplysningerne på grundlag af yderligere oplysninger fra den
anvisningsberettigede.
9.
F
REMTIDIGE UDVIKLINGER
Handlingsplanen er ajourført for 2006 og forlænges til 2007 (se bilag). Ved udgangen af 2006
skulle hele ABAC IT-arkitekturen være på plads. Yderligere IT-udvikling vil hovedsageligt
dreje sig om forbedring af brugervenligheden og regnskabsaflæggelsesfunktionerne samt
arbejde hen imod det noget mere langsigtede mål om tættere integration af lokale systemer og
udvikling af yderligere værktøjer til brugersupport og finansstyring. Med hensyn til
regnskabsrammerne vil arbejdet fokusere på definition af roller og ansvar for aktørerne i
finansprocedurerne,
forbedring
af
kvaliteten
af
oplysningerne
periodeafgrænsningsposter og ledelsesrapportering, samt på kontrol med overholdelse af
valideringskriterier for lokale systemer af anvisningsberettigede ved delegation.
10.
K
ONKLUSION
Overgangen til et nyt regnskabssystem i Europa-Kommissionen fuldførtes inden for den
lovbestemte frist, og den 1. januar 2005 overgik Kommissionen for EU’s almindelige
regnskab fra kasseregnskabsprincippet til det periodiserede regnskab og er nu i stand til i al
væsentlighed at overholde internationalt accepterede regnskabsstandarder. De første endelige
resultater af det indførte system blev afprøvet og dokumenteret, da Kommissionens
regnskabsfører udarbejdede de foreløbige regnskaber inden fristen den 31. marts 2006.
Kommissionen
har
således
opfyldt
målsætningen
om
at
overgå
til
periodeafgrænsningsprincippet inden for en meget ambitiøs tidsramme. Målet havde ikke
kunnet nås uden det store engagement og den konstruktive medvirken fra samtlige
tjenestegrenes side.
DA
11
DA
PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
Selv om forvaltningen af overgangen hidtil har været vellykket, og der er foretaget
omfattende afprøvninger, viste verificeringsarbejdet for de lokale systemer imidlertid ved
udgangen af 2005, at der er grund til bekymring for tre systemer, hvor valideringen ikke var
mulig. Rapporten om generaldirektoraternes lokale systemer indeholder også anbefalinger
med hensyn til forbedring af kontrollen med regnskabsoplysningerne, bedre forståelse af valg
af bogføringskode, bedre efteruddannelse i regnskabsspørgsmål og de dertil knyttede
kulturforandringer. Kommissionens tjenestegrene var endvidere under betydeligt pres i 2005
for at færdiggøre de nye komplicerede processer inden for den ambitiøse tidsfrist. Arbejdet
med at forbedre kontrol af datasammenhængen inden for regnskabssystemet vil utvivlsomt
fortsætte mindst indtil godkendelsen af de endelige konsoliderede regnskaber den 31. juli
2006.
For så vidt angår de tre lokale systemer, der ikke kunne valideres, vil to efter planerne blive
bragt i overensstemmelse inden udgangen af 2006 (AIDCO og RELEX). Der har været
forsinkelser i udviklingen af en erstatning for det tredje system (EAC), så vedkommende
generaldirektorat må sikre, at det nuværende system kan forbedres i tide inden udløbet af
regnskabsåret 2006.
Kommissionen søger at løse problemet med manglende kvalificeret regnskabspersonale
gennem specialiserede eksterne udvælgelsesprøver for at tiltrække ansøgere med
hensigtsmæssig uddannelse og erfaringsbaggrund. Kommissionen agter også at øge antallet af
efteruddannelseskurser til eksisterende personale.
De nødvendige IT-udviklinger for at inkorporere Den Europæiske Udviklingsfond,
delegationernes forskudskonti og agenturerne i ABAC-systemet skulle være tilendebragt
medio 2006, og Kommissionen vil derefter koncentrere sig om at færdiggøre integreringen af
de centrale IT-systemer og forbedre sikkerhedskontrollen.
Det er planen, at projektet skal give ledelsen i de enkelte tjenestegrene mere pålidelige og
fuldstændige oplysninger om de aktiver og passiver, som den har ansvar for, og om de
finansielle forbindelser med hver enkelt leverandør (på længere sigt) og på mellemlang sigt
om de finansielle aspekter ved gennemførelse af flerårige programmer og projekter.
På baggrund af de indhøstede erfaringer fra de problemer og forsinkelser, der opstod i løbet af
dette første år med regnskabsføring efter periodiseringsprincippet, vil Kommissionen kunne
forbedre kvaliteten af regnskabsoplysningerne og overholdelsen af frister i efterfølgende års
regnskaber.
DA
12
DA
PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
1446518_0013.png
Annex 1
Q1 06
Q2 06
Q3 06
Q4 06
Q1 07
Q2 07
Q3 07
Q4 07
ABAC Agencies Pilot & Data
Migration
M
o
d
T
es
ts
ABAC Agencies Migration
ABAC FED Developments
Training
& Int.
tests
Post-Impl.
Support
ABAC Delegations Migration
ABAC Delegations
Developments
Ro
ll-
out
wit
ho
ut
SA
P
lin
k
Deleg
Post
Impl
support
Data
upload
in SAP
T
es
ts
Correctio
ns
Complete Roll-
Out
ABAC Assets for delegations development & PRESS
Migration &
Roll-Out
Post
Impleme
ntat.
Tra
inin
g
Training
Integrat. ABAC
Assets / Invoice
ABAC Assets vs
SAP gap analysis
Assets to SAP migration?
DA
13
DA
PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
1446518_0014.png
ABAC
Guaranties
Sp
ec
s
D
e
v.
T
es
t
&
Pr
od
.
Web Commitments
Systems Screen
Coherence
v
Integrat. ABAC Contract and Workflow?
Income BPR
Ongoing review of Security and
Workflow specifications
ABAC
Corrections
Developments
Web Income Development
Development of enhanced Security and Workflows as
specified in the previous phase
C
In
bo
x
Systems Db
Coherence
DA
14
DA
PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
1446518_0015.png
Sp
ecs
FEL
Split/Me
rge
C
Exp
ert
Scre
ens:
SAP
/De
v?
DG Expert Screens
Development
Si2
im
pac
t
ana
lysi
s
BCS Implementation
PS
re-
asse
ssm
ent
Dunning Phase 2
Technical BP
Support R3 for
Close &
Consolidation
Dunning Phase 2
Implementation
ABAC PS post-Implementation
ABAC ECFIN Follow UP R3 & C2
SAP and SAP CFM Upgrade + Test
DA
15
DA
PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
1446518_0016.png
Weblogic Upgrade
Oracle Upgrade
Archiving FM
A
rc
h.
F
I
ABAC Performance Improvement
D
R
P
Data Dictionary and Model
A
rc
h.
FI
Archiving ABAC Workflow
Performance Improvement based on the Data Model
Single Data Warehouse
Budget Reporting Review
Internal Accounting Control
Acc.
Corresponda
nt R&R
Ac
c.
Bu
Procedures Documentation
DA
16
DA
PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
1446518_0017.png
dg
R&
R
Consolidation: Intragroup Procedure /
Reconciliation
Accounting Reporting BUDG C / DGs
Company Codes, CoA & Object Codes: HB Accounting,
Security, Accounting Impact Analysis and Maintenance
Accounting Follow up, DGs awareness & Training
Acc. Manual
new Web Site
solution
Provisional
Closing
Final
Closing
Accounting is the main
impact
USM and
DwH
Performance
impacted
ABAC
impacted
ABAC-Assets
impacted
FED
Function
al
DA
17
DA
PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
1446518_0018.png
ANNEX II S
YSTEM SECURITY AND SYNCHRONISATION
1.
System Security.
Following the formalisation of the Security Policy for SINCOM2 in 2003 and taking account
of the recommendations of various audits, an action plan was established the same year to
reinforce security within the central accounting system.
The implementation of this action plan was continued in 2005, in particular regarding the
revision of access in the accounting system, SAP, aiming to guarantee the segregation of
functions, concerning in particular the management of the Treasury banking reconciliations,
and to control the IT experts' accesses. Due to new emerging priorities (accesses to new
modules of SAP and new users of other modules, including the more extensive use of SAP by
other DGs), the revisions were not effective until February 2006.
In order to investigate and resolve dysfunctions in the system with the greatest effectiveness, a
broad access (emergency profile) was kept in the system but will be activated only for a
limited period necessary for the resolution of the problem. In these cases, the procedure of
approval, monitoring and reporting of the interventions will ensure an effective control of the
actions taken by the user of this "broad" access. A rigorous monitoring of system security was
in place in 2005 and no major errors were found.
During 2005, an analysis was also launched for the complete recasting of security in ABAC
Workflow, including the setting up of a workflow for subdelegations. A new, integrated
ABAC disaster recovery plan was successfully tested in March 2006.
There remain two actions to be completed in 2006 concerning security:
completion of the revision of the SAP accesses in DG Budget (e.g. by budgetary
rapporteurs)
the revision of the security module in ABAC Workflow, including the creation of an
electronic workflow for subdelegations.
2.
Quality of the system.
An important activity in 2005 concerned the identification of errors in the system and their
correction. Checks on the datawarehouse, on a daily basis and at the end of the year, ensured
the consistency of the budgetary data between Si2 and SAP at the level of each individual
transaction. Changes in the system improved this consistency (for example in the treatment of
the exchange rates). Three "system change requests" implemented in 2005 had a significant
impact in the daily consistency of the system. Reconciliation reports for 2004 were presented
to the Directorates-General to check the consistency of the budgetary data in the accounting
annexes of the RAA with those encoded in Si2. In 2005, a major project was launched
concerning the creation of a data model and its data dictionary for ABAC.
DA
18
DA