Spørgsmål nr. 81 fra Folketingets Retsudvalg vedrørende forslag til

lov om offentlighed i forvaltningen (L 90):

”Hvilke af de dokumenter, der er nævnt i sagen omtalt i L 90– bilag 10, vil skulle journaliseres ifølge lovforslagets § 15henholdsvis principperne om god forvaltningsskik, der er an-vendt af Folketingets Ombudsmand? I sammenhæng hermedønskes oplyst, hvilke dokumenter, der vil fremgå af sagensaktliste, hvis der anmodes om aktindsigt få dage efter rege-ringens præsentation af den nye politik for alternative bofor-mer?”

Svar:

Om indholdet af det dokument, der henvises til i spørgsmålet (som L 90– bilag 10), henvises til pkt. 1 i besvarelsen af spørgsmål nr. 72 vedrø-rende lovforslaget.For god ordens skyld bemærkes, at journaliseringspligten hverken eftergældende ret eller efter lovforslaget har betydning for omfanget af rettentil aktindsigt. Forvaltningsmyndighederne har således ved behandlingenaf anmodninger om aktindsigt f.eks. pligt til også at inddrage dokumen-ter, som ikke er journaliseret på sagen.For så vidt angår spørgsmålet om, hvilke dokumenter i det omhandledenotat der er journaliseringspligtige efter gældende ret, kan det oplyses, atdet fremgår af Offentlighedskommissionens betænkning nr. 1510/2009,kapitel 25, pkt. 1-2 (side 859 ff.), at der ikke i lovgivningen er fastsat reg-ler om, at forvaltningsmyndighederne har pligt til at foretage journalise-ring af forvaltningsmyndighedernes dokumenter, men at det følger af godforvaltningsskik, at en myndighed bør journalisere ind- og udgående post(dvs. dokumenter, der er modtaget eller afsendt af en forvaltningsmyn-dighed). Det anførte indebærer således, at samtlige de dokumenter i detpågældende notat, der efter gældende ret ikke har karakter af interne do-kumenter, ifølge god forvaltningsskik vil skulle journaliseres.For så vidt angår spørgsmålet om, hvilke dokumenter i det omhandledenotat der er journaliseringspligtige efter lovforslaget, kan det oplyses, atder med lovforslagets § 15 lægges op til, at dokumenter, der er modtageteller afsendt af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sags-behandling i forbindelse med dens virksomhed, skal journaliseres, i detomfang dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen iøvrigt.2

Endvidere lægges der med lovforslagets § 15 op til, at interne dokumen-ter, der foreligger i endelig form – i modsætning til efter gældende ret –også skal journaliseres, hvis dokumentet er oprettet af en forvaltnings-myndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse meddens virksomhed, i det omfang det pågældende dokument har betydningfor en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt.Det anførte indebærer således, at der efter lovforslagets § 15, stk. 1, vilskulle foretages en journalisering af samtlige de dokumenter i det om-handlede notat, der er modtaget eller afsendt, i det omfang dokumenternehar betydning for sagen eller sagsbehandlingen i øvrigt. Også de internedokumenter, der foreligger i endelig form, vil skulle journaliseres, i detomfang dokumenterne har betydning for sagen eller sagsbehandlingen iøvrigt.Det følger af lovforslagets § 15, stk. 2, at journaliseringspligtige doku-menter, som en forvaltningsmyndighed har modtaget eller afsendt, skaljournaliseres snarest muligt efter dokumentets modtagelse eller afsendel-se. Af bemærkningerne til bestemmelsen fremgår det, at ”sædvanlige”papirbaserede dokumenter i almindelighed bør være journaliseret 3-4 ar-bejdsdage efter modtagelsen eller afsendelsen, mens e-mails – i det om-fang de er omfattet af journaliseringspligten – i almindelighed bør værejournaliseret senest 7 arbejdsdage efter modtagelsen eller afsendelsen, jf.herved også Offentlighedskommissionens betænkning nr. 1510/2009,side 878 f. og side 948 f.I lovforslaget er der imidlertid ikke fastsat nogen frist for, hvornår internedokumenter i endelig form skal journaliseres, hvilket bl.a. – som det ogsåfremgår af bemærkningerne til lovforslagets § 15, stk. 2 – skyldes, at så-danne dokumenter kun skal journaliseres, hvis de foreligger i ”endeligform”, og at dette kriterium ikke har samme objektive og let anvendeligekarakter som ”afsendt” eller ”modtaget”. Det anførte svarer til det, somOffentlighedskommissionen fremhævede som begrundelse for, at kom-missionen i sit lovudkast undlod at fastsatte et tidspunkt for, hvornår in-terne dokumenter (i endelig form) skulle journaliseres, jf. betænkning nr.1510/2009 om offentlighedsloven, side 879 f.Dokumenter, der er journaliseret på en sag, vil både efter gældende ret ogefter lovforslaget, i sagens natur fremgå af aktlisten (journalindførslen).