Europaudvalget 2012
KOM (2012) 0513
Offentligt
1451438_0001.png
EUROPA-KOMMISSIONEN
Bruxelles, den 21.9.2012
COM(2012) 513 final
RAPPORT FRA KOMMISSIONEN TIL RÅDET
REFERAT
DEN EUROPÆISKE ARKIVGRUPPE
ARKIVER I EUROPA
DEN DIGITALE ÆRAS UDFORDRINGER
Anden situationsrapport til Rådet
{SWD(2012) 263 final}
DA
DA
 PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
1451438_0002.png
RAPPORT FRA KOMMISSIONEN TIL RÅDET
REFERAT
DEN EUROPÆISKE ARKIVGRUPPE
ARKIVER I EUROPA
DEN DIGITALE ÆRAS UDFORDRINGER
Anden situationsrapport til Rådet
Baggrund
I november 2005 vedtog Ministerrådet en henstilling om fremme af samarbejdet på
arkivområdet i Europa
1
. Henstillingen opfordrer til, at der oprettes en europæisk arkivgruppe
(EAG) bestående af eksperter, som er udpeget af medlemsstaterne og EU's institutioner for at
sikre samarbejde og koordinering af generelle emner vedrørende arkiver. Rådet anbefaler
endvidere en række prioriterede foranstaltninger, som EAG skulle følge op på.
I 2008 fremlagde EAG en situationsrapport for Rådet om gennemførelsen af henstillingen fra
2005
2
. I rapporten bemærker EAG, at digital arkivering er ved at ændre forholdet mellem
arkivtjenesterne og dem, som skaber dokumenterne, såvel som den rolle, som arkiver og
arkivarerne spiller inden for de offentlige myndigheder og samfundet. Rapporten
konkluderede, at arkivtjenesterne skulle foretage en mere detaljeret undersøgelse af deres
rolle og vurdere betydningen af eksisterende arkivbegreber, -procedurer og -processer.
Fire år efter dens første rapport fremlægger EAG en opfølgningsrapport. Rapporten blev
vedtaget af den europæiske arkivgruppe på mødet i København den 30. maj 2012.
Samarbejde på arkivområdet i Europa
Den europæiske arkivgruppe, som blev oprettet i starten af 2006, har fortsat befordret og
koordineret samarbejdet mellem arkiver på europæisk niveau, i særdeleshed hvor det kan give
reel merværdi. EAG mødes to gange årligt. Siden andet halvår af 2009 har møderne været
arrangeret sammen med møderne mellem EU's rigsarkivarer (EBNA), og EU-formandskabet
har afholdt dem.
EAG har fortsat med at udstikke generelle retningslinjer og vejledning om, hvordan
henstillingens prioriterede tiltag gennemføres, herunder især:
Bevarelse og forebyggelse af katastrofer
Europæisk tværfagligt samarbejde om elektroniske dokumenter og arkiver
Oprettelse og vedligeholdelse af en internetportal for arkiver i Europa
1
2
EUT L 312 af 29.11.2005, s. 55.
Situationsrapport til Rådet SEK(2008) 2364; KOM(2008) 500.
DA
2
DA
 PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
EAG har endvidere undersøgt de udfordringer, som blev identificeret for arkiver i den digitale
æra i rapporten fra 2008. Gruppens konklusioner og henstillinger fremlægges i vedlagte
rapport og er resumeret nedenfor.
DA
3
DA
 PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
1451438_0004.png
Arkiver i den digitale æra
Den udbredte brug af informations- og kommunikationsteknologi er ved at ændre den rolle,
arkiver spiller i samfundet. Den europæiske arkivgruppe har undersøgt de udfordringer, som
disse ændringer udgør for arkiver, især inden for følgende områder:
•
Arkivernes ændrede rolle
De nationale arkiver ser aktivt på deres nuværende og fremtidige ansvar i den digitale verden.
De nationale arkiver vil arbejde for at afbalancere deres mandat og ansvar med andre
interesser. For at opnå dette vil de forsøge at arbejde tættere sammen med andre
informationsstyringsnetværk og -organer, herunder e-forvaltningsagenturer.
•
Adgang til arkiver online eller på stedet
Adgang til arkiver er ved at ændre sig over hele Europa i takt med, at internettet bliver mere
udbredt og arkiverne gør mere materiale tilgængeligt online. Spørgsmålet er, hvilken prioritet
nationale arkiver skal give de forskellige typer adgang. Arkiverne skal identificere deres
brugeres behov for at finde balancen mellem adgang på stedet og online, og de skal beslutte,
hvilke tjenester der bør udvikles.
•
Arkiver og direktivet om videreanvendelse af den offentlige sektors informationer
3
En del af de nationale arkivinstitutioners opgave er at opfordre til offentlig brug af arkivernes
oplysninger. Dog giver den private sektors videreanvendelse af arkiver
4
anledning til en
række spørgsmål vedrørende ægthed, beskyttelsen af intellektuelle ejendomsrettigheder,
databeskyttelse, gebyrpolitik og balancen mellem offentlige og private tjenesteydelser.
•
Digitalisering
Digitalisering og onlinepublikation giver arkiver mulighed for at gøre mere materiale
tilgængeligt for både den akademiske verden og den bredere offentlighed. De letter også
videreanvendelse af informationer fra arkiver. Dog er det ikke gratis at gøre information
tilgængelig online, og de nationale arkivers evne til at digitalisere deres samlinger kan delvis
være afhængig af finansieringsmulighederne.
•
Omkostninger og finansiering
Det er afgørende, at der findes metoder til at finansiere digitalisering, hvis der skal gives
onlineadgang til Europas arkiver. Arkivinstitutionerne mener derfor, at det er vigtigt at
udvikle en fælles europæisk finansieringsdagsorden, som supplerer et europæisk
digitaliseringsprogram.
3
4
EUT L 345 af 31.12.2003, s. 90.
I december 2011 foreslog Europa-Kommissionen en revision af direktivet om videreanvendelse af den
offentlige sektors informationer, som vil medføre, at arkiver, museer og biblioteker omfattes af
direktivet, selv om de krav, disse organer skal overholde, ikke er lige så omfattende som de krav, andre
organer i den offentlige sektor skal overholde.
DA
4
DA
 PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
1451438_0005.png
Konklusioner
Arkivernes rolle er ved at ændre sig på grund af deres involvering i det moderne
informationssamfund og den digitale informationskæde. Dette er ikke blot et teknisk problem,
men et forhold, der er tæt forbundet med arkivers involvering i e-forvaltning. Samtidig
bevarer arkiverne mange af deres traditionelle opgaver som tilsynsførende, leverandører af
information og garanter for ægthed.
Der stoles på arkiver, som ægte og troværdige kilder til at sikre retrospektiv ansvarlighed i
forvaltningen. For at kunne opfylde deres opgaver er det nødvendigt, at de nationale arkiver
involveres i udformningen af reglerne for forvaltning af digitale registreringer på et tidligt
tidspunkt i dokumenternes livscyklus. Arkiverne bør gøre mere for at være involveret i
håndteringen af forvaltningens forretningsprocesser ikke blot set ud fra et teknologisk
perspektiv, men også ved at skabe nye visioner for arkivinstitutionerne selv og deres
forbindelse med forvaltningen.
Digital bevaring og adgangshåndtering til digitalt originalmateriale er nationale arkivers
grundlæggende ansvarsområder. Overførslen af stigende mængder digitalt originalmateriale
øger behovet for at skabe en bæredygtig teknisk, organisatorisk og vidensmæssig
infrastruktur, som skal sikre, at digitalt materiale konstant er tilgængeligt og pålideligt. Det vil
kræve en anselig indsats fra arkivernes side, hvor erfaringsudveksling og udvikling af fælles
strategier er fundamentale ingredienser.
De nationale arkiver anerkender vigtigheden af, at borgere i EU har onlineadgang til Europas
righoldige arkiver. Bruxelleserklæringen om digital adgang til arkiver i 2010
5
understreger de
nationale arkivers hensigt om at gøre mest mulig brug af digital teknologi til at fremme
adgangen til Europas arkivbeholdninger. Det skal dog bemærkes, at dette stiller specifikke
kvalitative krav til den beskrivende information og arkivernes evne til at garantere digitale
registreringers ægthed.
Arkiverne i Europa samarbejder for at håndtere de udfordringer, som det moderne
informationssamfund medfører, samtidig med at de kæmper for at opfylde deres traditionelle
forpligtelser over for forvaltning og borgere. Arkiver i Europa har allerede samarbejdet i over
to årtier. De vil fortsat lære af hinanden og, hvor det er muligt, samarbejde om at udvikle nye
standarder, praksisser og løsninger for at tage det næste skridt mod at blive en fuldgyldig
partner i det moderne informationssamfund.
De nationale arkiver vil undersøge, hvordan de kan arbejde tættere sammen for at løse de
kommende udfordringer og skabe et nyt koncept for de kommende års samarbejde. De vil
koordinere deres indsats indbyrdes og med EU's institutioner gennem EU's rigsarkivarer og
den europæiske arkivgruppe. Ydermere vil de nationale arkiver søge at indgå i en tættere
dialog med andre organer, som er involveret i informationsstyring og e-forvaltning. De
nationale arkiver sigter mod at blive en fuldgyldig partner i EU's politikudvikling inden for
åben data- og onlineadgang til information.
5
DA
Bruxelleserklæringen blev vedtaget af EU's rigsarkivarer i Bruxelles den 19. november 2010.
5
DA
 PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
Afgørelser og henstillinger
Afgørelser
(1)
De nationale arkiver vil arbejde sammen om at skabe en
fælles digital dagsorden
for
arkiver, som forbinder europæiske mål med nationale ambitioner og anstrengelser.
De vil undersøge, hvordan arkiverne kan bidrage til en fond for en bæredygtig
europæisk arkivportal efter 2015. EAG vil søge at fremme en fælles politik for
arkiver inden for det voksende europæiske informationsområde og undersøge,
hvordan fundamentale arkivværdier kan finde deres plads i den nye digitale
udvikling. Der vil blive lagt særlig vægt på interoperabilitet, langsigtet adgang til
data, konstante indikatorer, åbne data og evaluering.
De nationale arkiver vil samarbejde for at få
følgende online i 2015:
–
De vigtigste kilder, der hjælper borgerne til bedre at forstå forholdene mellem
Europas, landenes og forvaltningers opbygning og historie, såvel som de
nationale kulturers, traditioners og identiteters mangfoldighed.
Hver medlemsstats arkivmæssige "mønstereksempler"
Samlinger vedrørende større historiske begivenheder og jubilæer.
(2)
–
–
(3)
De nationale museer vil arbejde tættere sammen med andre organer for at sikre, at
arkivinteresser, såsom bevarelse og adgang, er i balance med andre interesser, såsom
databeskyttelse. De påtager sig for eksempel opgaven med at udarbejde en
adfærdskodeks for arkiver inden for rammen af forslaget til EU's
databeskyttelsesregler, som vil blive drøftet med andre interesserede parter.
Henstillinger
(4)
Nationale arkiver bør være partnere for regeringer, når det drejer sig om at sætte
standarder for
forvaltningen af elektroniske registreringer.
De vil fortsat
samarbejde med andre offentlige og private organisationer i DLM Forum med
henblik på at fremme yderligere udvikling af retningslinjer og standarder, såsom
MoReq2010.
Fælles standarder og
onlinetjenester
bør deles. Sociale netværks nye rolle og deres
potentielle indflydelse på leveringen af arkivtjenester bør undersøges.
Arkivorganisationer bør samarbejde om at overvinde barrierer og opfordre til større
videreanvendelse af informationer fra arkiver.
Der er behov for at udvikle en
fælles model på baggrund af allerede eksisterende bedste praksis i Europa, der kan
bruges som en ramme for arkiver, som endnu ikke har en politik for
videreanvendelse. Modellen bør omfatte, hvordan man kan give tilladelse til
videreanvendelse af indhold og garantere ægthed, såvel som muligheder for at
opkræve gebyrer eller give gratis adgang. Arkiverne bør dele erfaringer med
biblioteker og museer og undersøge nærmere, hvad kunder og potentielle kunder har
brug for. EAG bør fremme bedste praksis inden for området og fungere som
(5)
(6)
DA
6
DA
 PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files
1451438_0007.png
sektorens fortaler, samtidig med den understreger, at arkiver har et righoldigt indhold
med potentiale for videreanvendelse.
(7)
Nationale arkiver bør dele deres viden og erfaringer og udveksle information om
tilgange til
digitalisering
af arkivmateriale. Udviklingen af en strategi for hele
Europa, inklusive modeller og fælles standarder for digitalisering, vil hjælpe de
enkelte arkiver med at iværksætte digitaliseringsprogrammer og bidrage til større
interoperabilitet mellem landene. Det er også nødvendigt at se på finansieringen af
digitaliseringsprogrammerne. Bør arkiver tage betaling for tillægsydelser såsom
onlineadgang, og hvis ja, i hvilke tilfælde bør det så ske? EAG bør komme med
henstillinger om digitalisering for at få onlineadgang og fremme udviklingen af
passende strategier.
Overførslen og bevarelsen af stadig større mængder
digitalt originalmateriale
kræver øget samarbejde og udveksling af bedste praksis og løsninger mellem de
nationale arkiver. De bør, når det er muligt, udvikle fælles koncepter og løsninger
under hensyntagen til eksisterende projekter inden for dette område
6
. Der er behov
for bedre at kunne kvantificere, hvad det koster at arkivere digitalt originalmateriale,
således at arkiverne har en bedre ide om, hvor meget det koster, og hvordan
begrænsede budgetter kan balancere mellem traditionelle og digitale medier.
Omkostningerne ved at bevare digitalt originalmateriale bør vurderes med større
præcision, f.eks. ved hjælp af forbedrede omkostningsmodeller, for at kunne give de
nationale arkiver nogle bedre instrumenter til at forudberegne det krævede
finansieringsbehov over tid.
(8)
6
F.eks. projekter som PLANETS, PRESTOSPACE og Digital Preservation Europe.
DA
7
DA