Aktstk. 33 - 2016-17 - Bilag 1: Anbefalinger til Grunddataprogrammet

Finansudvalget 2016-17
Aktstk. 33 § 7 Bilag 1
Offentligt

DIGITACISE RINGSSTYRELSEN

Direktør Lars Frelle-Petersen

Digitaliseringsstyrelsen

7.juli

2015

Anbefalinger til Grunddataprogrammet

Kære Lars Frelle-Petersen

It-projektrådet har på anmodning fra bestyrelsen for Grunddataprogrammet risi

kovurderet programmet med henblik på en samlet replanlægning i Rådets porte

folje.

Grunddataprogrammet vurderes som havende

høj

risiko. Programmet anbefales

at fortsætte sin praksis med årlige eksterne reviews af programmet med input fra

It-projektrådet, dog anbefaler Rådet, at reviews fokuseres på områder, hvor der er

udfordringer fx kodereview, interessenthåndtering, m.v.

Regeringen og KL

indgik

i oktober 201.2 aftale om at etablere Grunddatapro

grammet “Gode grzmc1data til alle en kilde tit vækst og effektivisering” med henblik på at

forbedre de offentlige gmnddataregistre og give private og offentlige aktorer

fri

—

adgang til udvalgte data. Danske Regioner tilsluttede sig aftalen i 2013.

Grunddataprogrammet er organiseret som et program med en samlet programbe

styrelse, en programkoordination, et programsekretariat, et antal fagfora samt otte

deiprogrammer. Hvert delprogram har

tilknyttet

et delprogramkontor. It

projektrådet har til replanlægningen af Grunddataprogrammet modtaget konsoli

deret materiale på det samlede programniveau, dog undtaget GD3 (vand), GD5

(CPR) og GD8 (arkitektur). I\Iaterialet og dialogmødet udgør grundlaget for risi

kovurderingen

og den følgende replanlægning.

Som ved risikovurderingen af deiprogrammerne GD7 (datafordeler), GD1 (ejen

domsdata), GD2 (adressedata) og den samlede

vurdering

af programmet i som

meren 2013 er der i It-projektrådet enighed om, at Grunddataprogrammet er et

ambitiøst

initiativ.

Gmnddataprogrammet har en vision med et stort potenuale,

der

skal

løfte kvalitet og

adgang til

offentlige data og bidrage til at skabe bedre it

projekter og processer og mere vækst på tværs af den offentlige og private sektor.

It-projektrådet anerkender, at Grunddataprogrammet

har

arbejdet med at efter

komme og implementere Rådets anbefalinger fra

juni

2013, samt de anbefalinger

som PA-Consulting ved de to gennemførte reviews er fremkommet med. Det

kræver

imidlertid

stærk løbende indsats at

sikre,

programmet

som helhed løfter

Aktstk. 33 - 2016-17 - Bilag 1: Anbefalinger til Grunddataprogrammet

Side 2 af 6

sin modenhed og får de ambitiøse gevinster i hus. Grunddataprogrammet mangler

dog stadig at håndtere en række af de risici, som It-projektrådet og PA-Consuffing

tidligere har påpeget, og har fortsat en udfordring i at fremme og dokumentere

fremdrift i forhold til anbefalingerne såsom eksekveringsevne hos bestyrelse, inte

ressenthåndtering og leverandørstyring. Rådet anerkender, at Grunddatapro

grammet gennem arbejdet med GD7 (datafordeler) har bidraget til at få løftet den

generelle sikkerhedsmodel for staten for distribution af data. Deiprogrammet for

GD7 har ligeledes modnet leverandørstyringen og samarbejdet med leverandøren

af datafordeleren.

Det er It-projektrådets vurdering, at Grunddataprogrammet, grundet den silo

opdelte styringsstruktur, er mere en portefølje af underliggende programmer og

projekter frem for et egentligt program. Dette giver store styringsmæssige udfor

dringer. Grunddataprogrammet bør derfor nøje overveje, hvilken værdi, de sty

ringsværktøjer, man inddrager fra den fællesstatslige programmodel giver til initia

tivet som helhed.

It-projektrådet noterer sig derfor positivt, at Grunddataprogrammet gennem det

sidste år har søgt at implementere en bedre styringsmodel og Rådet erkender de

vanskelige styringsforhold, som Grunddataprogrammet er underlagt. Programmet

er tværstatsligt, hvorved bevillinger, ressourcer og økonomi henføres til individu

elle ministerområder. Grunddataprogrammet har derfor ikke en samlet økonomi

for programmet. Denne silo-opdeling i de statslige programmer er efter Rådets er

faring en væsentlig risjko for succesfiild gennemførelse, da organiseringen driver

forsinkelser, manglende gevinstrealisering og ekstra omkostninger i udviklingsfor

løbet. Det er her godt, at bestyrelsen for Grunddataprogrammet har fået etableret

en programpulje på forventet 10 mio. 1cr. årligt, som bestyrelsen kan anvende dl

tværgående aktiviteter i programmet. Der er på programniveau også arbejdet ak

tivt på at få fastlagt strategier for fx risikostyring og planlægning samt koordinati

on på tværs af programmet ved nedsættelse af en gruppe for programkoordination

og bilaterale grupper på tværs af delprogramrnerne.

Overordnet ses Grunddataprogrammets komplekse organisatoriske rammer fort

sat at være den største udfordring for styring og fremdrift, og rådet ser som tidli

gere dette som en af de største risici for programmets succesfulde gennemførelse.

Det er rådets vurdering, at Grunddataprogrammet givet rammebetingelserne i

den statslige styringsmodel vil have svært ved at opnå den modenhed i pro

grammet som helhed, der er nødvendig for at sikre en effektiv styring og under

støttelse af fremdriften på tværs af delprogrammerne. En kritisk faktor for den

fremtidige styring bliver derfor Gmnddataprogrammets evne dl at imødekomme

den uddelegerede beslutningskraft i delprogrammerne, herunder at balancere vær

diskabelse mod øget ressourceforbrug i forbindelse med de rapporteringer, der

gennemføres på programniveau.

—

It-projektrådet har følgende anbefalinger dl Digitaliseringsstyrelsen i forbindelse

med replanlægning og risikovurdedng af Grunddataprogrammet:

Aktstk. 33 - 2016-17 - Bilag 1: Anbefalinger til Grunddataprogrammet

Side 3 af 6

1. h-projektrådet anbefaler, at programstyringen og ressourceforbrug i

for

bindelse med rapporteringer skal balanceres mod den værdi, der tilføres

deiprogrammeme. Rådet finder det positivt, at der er etableret et samlet Grund

datasekretariat med fokus på tværgående forbedringstiltag. Det er i It

projektrådets optik centralt, at indsatsen fokuseres der, hvor man på programni

veau kan tilføre værdi til delprogrammerne, dvs, at rapportering og detaljering

mindskes, og eksekveringskraften øges. Konkret anbefaler It-projektrådet, at

Gninddatasekretariatet på programniveau:

—

Anvender styringsværktojer fra den fællesstatslige programmodel som giver

værdi til initiativet som helhed.

Nedbringer mængden af dokumentation og rapportering til brug for program

koordination og bestyrelse. Materialet skal kort og klart indstille relevante

problemstiffinger til beslutning, og skabeloner skal anvendes i det omfang det

skaber værdi. En nedbringelse af dokumentations- og rapporteringsmængde

vil også lette presset på deiprogrammerne.

Sikrer dokumentation af beslutninger i referater og fremmer fremdrift ved at

dagsordenen primært består af punkter til beslutning, herunder med fokus på

strategiske beslutninger og opfølgning på eksekvering af disse beslutninger.

Skaber overblik over programmets økonomi, herunder det samlede billede af

omkostninger, bevillinger, fremdrift mv. som er nødvendigt for bestyrelsen

for at prioritere og realisere programmets gevinster.

Udarbejder relevante programstrategier, som kan understøtte arbejdet i del-

programmerne, herunder især implementeringsstrategi, gevinstrealiseringsstra

tegi og —plan, interessentstrategi, udbudsstrategi og kommunikationsstrategi.

Understøtter forankringen af strategier på delprogramniveau ved aktivt at råd

give og arbejde i delprogrammerne.

Understøtter en aktiv risikostyring ved at udarbejde en risikohandlingsplan,

herunder konsekvensanalyser afindtrufne risici (emner) og forskellige scenari

er for handlinger.

Understøtter en aktiv ændringshåndtering, både på programniveau samt bistår

delprogrammerne i relevant omfang.

Programstyrer via hovedmilepælsplan og kritisk vej. Grunddatasekretadatet

skal afstå fra detailstyring på leverancer og aktiviteter, men overlade styring på

dette niveau til delprogrammer og projekter. I forlængelse af dette, bør der

igangsættes et arbejde med klart at fastlægge tolerancer og eskaleringsproces

ser på tværs af programmet således, at overskridelser og tildeling af nye midler

håndteres for programmet som helhed.

For at løse ovenstående opgaver er det endvidere It-projektrådets anbefaling, at

Digitaliseringsstyrelsen sikrer, at Gmnddatasekretariatet bemandes med medar

bejdere med praktisk erfaring indenfor programafvikling og økonornistyring frem

for primært at anvende medarbejdere med kompetencer indenfor embedsmands

arbejdet.

Aktstk. 33 - 2016-17 - Bilag 1: Anbefalinger til Grunddataprogrammet

Side 4af6

2. It-projektrådet anbefaler, at programbestyrelsen øger sit fokus på frem

drift og risikostyring. Programbestyrelsen er hovedansvarlig for fremdriften af

programmet og den nuværende modefrekvens med moder hver 3. måned bor der

for øges. Hertil skal bestyrelsen sætte den strategiske retning for programmet ved

at eftersporge og fokusere på:

—

Behandling afprogrammets samlede fremdrift ved forelæggelse af udviklingen

i omkostninger, herunder færdiggorelsesgrad og cost-to-complete. PA

Consulting fremhæver en risiko for, at programmet yderligere forsinkes 9-12

måneder, hvilket med stor sandsynlighed også får negative konsekvenser for

omkostningerne, og det er centralt, at bestyrelsen allerede nu sikrer en aktiv ri

sikostyring og iværksættelse af mitigerende handlinger.

Prioritering afprogrammets udeståender indenfor den givne ramme og op

foigning på væsentligste milepæle i forhold til kritisk vej.

Sikring af en løbende opfølgning på programmets samlede gevinstrealisering,

herunder også definition af en gevinstejers mandat og ansvar, operationel op

følgning på gevinster samt kommunikadonsstrategi og —plan for fremtidige og

allerede opnåede gevinster.

Håndtering afindtrufne og kommende risici på bestyrelsesmoder, herunder

faktisk beslutningstagen på moder om mitigerende handlinger.

Håndtering af en “plan B” for kritiske leverancer, i særdeleshed i forhold til

levering af GD7 (datafordeler).

I tillæg til ovenstående konkrete anbefalinger, er det Rådets vurdering, at en min

dre bestyrelse og evt, brug af interessentfora vil gøre ledelsen afGrunddatapro

grammet mere handlekraftig samt at et styrket mandat til formanden for bestyrel

sen vil muliggøre en bedre krisestyring og hurtigere håndtering af presserende

problemstiuiinger.

It-projektrådet

anbefaler, at Grunddataprogrammet sikrer genbrug mel

lem delprogrammer og projekter. Grunddataprogrammet skal på programni

sikre, at gode erfaringer fra de enkelte delprogrammer bringes til anvendelse

generelt i programmet. Et eksempel er den aktive leverandørstyring, som Geoda

tastyrelsen anvender overfor leverandøren af datafordeleren, som bør kunne gen-

bruges i andre programmer, og som PA-Consulting netop fremhæver som et af de

områder, der skal styrkes i forhold til fremdrift, scopeafidaringer og ændrings

håndteringer. Andre mulige områder, der kan være genstand for genbrug er de er

faringer, programmet allerede har høstet indenfor udbud og kontraktudarbejdelse.

Aktstk. 33 - 2016-17 - Bilag 1: Anbefalinger til Grunddataprogrammet

Side 5 af 6

4. It-projektrâdet anbefaler, at der arbejdes aktivt med vision, succeskriteri

er og kommunikation i og udenfor programmet. Grunddataprogrammet er

ambitiost med et forventet stort økonomisk og kvalitativt potentiale. Det er ft.

projektrådets forståelse, at der allerede er fokus på fremtidsbifiedet for program

met, men at dette skal justeres i forhold til de resultater, som faktisk leveres af

programmet. Hertil anbefaler It-projektrådet, at programmet aktivt udarbejder en

kommunikationsstrategi og prioriterer kommunikationsaktiviteterne, så der sikrer

en fælles forståelse af, hvad formålet med programmet er blandt alle parter og in

teressenter. Det er rådets erfaring, at en kort enkelt side med vision og væsentlige

succeskriteder kan være et centralt værktøj i denne kommunikation. Det anbefales

i tillæg hertil, at programmets økonomi afstemmes, således at alle udgifter, der er

relevante for at opnå fremtidsbifiedet, herunder f.eks. udgifter til gevinsthøst og

tværgående kommunikation mv. er repræsenteret i programmets businesscase.

Dette gælder ligeledes for de kommunale aktiviteter, hvor gevinster hos kommu

ner er medtaget i business casen, men hvor kommunernes omkostninger til sy

stemtilpasning og implementering ikke på samme måde fremgår.

5. It-projektrådet anbefaler, at distribution for GD5 (CPR) afklares snarest.

CPR data vurderes i programmet centralt for GDI (ejendomsdata) og GD2

(adressedata). Det er It-projektrådets forståelse, at der er store omkostninger for

bundet med at drive dobbekdistribution via CPRs nuværende distributionskanaler

og datafordeleren, samt at distribution via datafordeleren potentielt forringer ud

stillingen af CPR data. Der tages først beslutning om den fremtidige losning af

dette i 2017. It-projektrådet anbefaler, at der allerede nu iværksættes et analvsear

bejde, der kan fremskynde beslutningen, således at omkostninger til distribution

kan nedbringes og den bedste løsning vælges.

6. It-projektrådet anbefaler, at Grunddataprogrammet snarest iværksætter

arbejdet med at planlægge og designe transitionsaktiviteter og den kom

mende driftsorganisation. Grunddataprogrammets business case bygger i særde

leshed på udfasning af eksisterende systemer og registre, fx ESR. Disse transitio

ner fra eksisterende systemer til den kommende datafordeler bør allerede nu plan

lægges, og det bør fastlægges, hvordan programmet bedst muligt understotter

denne transition både i de statslige, de regionale og de kommunale myndigheder.

Der bør med udgangspunkt i dette arbejde ske en kvalificering af den nuværende

tidsplan i forhold til, om disse aktiviteter kan inkluderes. En anden væsentlig del af

dette arbejde er også at få designet den kommende driftsorganisation og planlagt

sikring af de ressourcer og kompetencer, som denne organisation skal indeholde.

It-projektrådet vil gerne imødekomme Grunddataprogrammet og replanlægger på

baggrund

af den gennemførte risikovurdering Gmnddataprogrammet som pro

gram i Rådets portefølje. It-projektrådet foreslår, at

programmet

fremover rappor

terer på notatform til Rådet ved de halvårlige statusrapporteringer. Notatets form

og indhold aftales med sekretariatet for It-projektrådet.

Aktstk. 33 - 2016-17 - Bilag 1: Anbefalinger til Grunddataprogrammet

Side 6 af 6

Hertil ønskes i lyset af programmets porteføljelignende natur, at deiprogrammerne

inkluderes særskilt i It-projektrådets portefølje og rapporterer halvårligt. Rappor

teringen på deiprogrammer skal til It-projektrådet ske ved den statusinformation,

som deiprogrammerne også anvender til programbestyrelsen.

Gmnddataprogrammet bedes hertil fremsende en opdateret business case, som

også indeholder GD3, GD5 og GD8 samt indregning af omkostninger og gevin

ster på det kommunale niveau til It-projektrådet før kommende statusrapporte

ring. It-projektrådet vil på baggrund af det kommende notat til statusrapporterin

gen og fremsendt business case fastsætte programmets trafildys.

Ved spørgsmål til risikovurderingen, kan I kontakte undertegnede eller Sarah Kir

keby Danneskiold-Samsoe på [email protected] eller 3392 6073. Dette brev er også

sendt til Søren Hartmann Hede i Finansministeriet.

Med venlig

hilsen

Birgit Nørgaard

Næstformand for It-projektrådet